• بروزرسانی ۱۴۰۰/۱۱/۲۴
  • 0k نظر «نمایش»

معرفی شغل منشی

معرفی شغل منشی

  • بروزرسانی:
اطلاعات بیشتر

معرفی شغل منشی

فهرست مطالب مهم

جهت مشاهده مطالب روی لینک های زیر کلیک کنید

مقدمه

این روزها تمامی کسب و کارها اعم از شرکتهای کوچک تا سازمانهای بزرگ نیاز به فردی به عنوان منشی دارند تا بتواند هماهنگی های لازم را انجام داده و درحقیقت به کارهای پاسخگویی به ارباب رجوع، تنظیم زمانبندی جلسات، دریافت و ارسال نامه ها و کارهایی از این قبیل نظم دهد.
استخدام منشی مانند سایر شغل ها شرایط و نیازمندیهای خاص خود را دارد که قصد داریم در این مقاله به بررسی تمام آنها بپردازیم.

تعریف دقیق منشی گری

منشی در لغت به معنای شروع و آغاز کننده است. درحقیقت منشی ها باتوجه به برخورد اولیه ای که با ارباب رجوع دارند میتوانند یک برداشت و ذهنیت کلی در ذهن مشتری ایجاد کنند. بنابراین بسیار مهم است که رفتار آنها طوری باشد که ذهنیت اولیه فرد نسبت به آن کسب و کار خوب شکل گیرد. اما در حالت کلی تعریف منشی و وظایف آن نسبت به مجموعه های که در آن کار می کند میتواند متفاوت باشد. فقط میتوان گفت درحالت کلی منشی ها مسئول پاسخگویی اولیه به مشتریان حضوری و تلفنی بوده و کارهای دفتری را مدیریت و تنظیم میکنند. 

وظایف منشی چیست؟

شغل منشی با اینکه یک شغل مدیریتی نیست اما درحقیقت مدیریت کننده بسیاری از کارها در داخل شرکت است. از وظایف عمومی یک منشی شرکت میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

  • درک اهداف شرکت و هماهنگ کردن برنامه های جاری با این اهداف
  • رعایت دستورالعمل ها و قوانین موجود در شرکت
  • برنامه ریز و هماهنگ کننده جلسات ماهانه یا هفتگی، باتوجه به نیاز مجموعه
  • آماده کردن دستور جلسات با هماهنگی مدیر مربوطه و ارائه آن به اعضای جلسه
  • ثبت و مستند کردن جلسات در صورت جلسه
  • ارائه گزارش های مورد نیاز به مدیریت
  • نگهداری و بایگانی مرتب تمامی مستندات الکترونیکی و کاغذی اعم از دریافتی و ارسالی
  • مدیریت و هماهنگی قرارهای ملاقات بین مدیران، کارمندان و ارباب رجوع
  • هماهنگی برنامه کاری کارکنان
  • برقراری ارتباط های تلفنی
  • دریافت نامه های رسیده به مدیریت و پیگیری برای پاسخ به آن ها
  • پیگیری کارهای محوله تا زمان رسیدن به نتیجه
  • انجام هماهنگی های لازم جهت انجام ماموریت و سفر کارکنان
  • تنخواه گردانی بر اساس تعیین مافوق و ارائه گزارش های تنخواه به او
  • انجام سایر وظایف محوله توسط مدیریت باتوجه به نیاز شرکت

البته این وظایف ذکر شده تنها بخشی از وظایف هر منشی در هر شرکتی است که باتوجه به نوع کسب و کار میتواند متفاوت تر و بیشتر یا کمتر نیز شود.

تحصیلات مورد نیاز برای شغل منشی

این مورد ارتباط زیادی با شرکت استخدام کننده دارد. اما در حالت کلی قبل ترها نیاز به تحصیلات آکادمیک بالایی برای شغل منشی گری حس نمیشد و معمولا افراد با مدرک دیپلم دبیرستان نیز میتوانستند برای این شغل درخواست دهند. اما این روزها که اکثر شرکتها برای جلوگیری از افزایش هزینه ها قصد ادغام شغل ها را دارند، برخی از آنها از سمت منشی کارهایی مثل حسابداری را نیز انتظار دارند و به همین دلیل ترجیح آنها استخدام فردی با مدرک مرتبط با این کارهاست. برخی از شرکت های فنی و مهندسی میخواهند فردی را که به عنوان منشی استخدام میکنند دارای مدرک کارشناسی باشد که در این صورت میتوان گفت تخصصی تر به این شغل نگاه کرده و انتظارات بیشتر از کارهای معمول منشی گری را خواهند داشت.
البته شایان ذکر هست که هنوز هم در بسیاری از شرکت ها داشتن مهارتهای خاص که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت بسیار بیشتر از تحصیلات آکادمیک اهمیت دارد. هرچند که داشتن همین مهارتها نیز سطح تحصیلات مشخصی را طلب میکند و برای یادگیری آنها نیاز به تحصیلات نیز هست.

مهارتهای عمومی لازم برای منشی گری

امروزه و با گسترش استفاده از نرم افزارها و فناوری اطلاعات در کسب و کارها، یکی از اصلی ترین مهارتهایی که اکثر شرکت ها از سمت منشی انتظار دارند، مهارتهای کار با کامپیوتر و نرم افزارهای مختلف می باشد. یادگیری مهارتهای عمومی که در ادامه به آنها اشاره میکنیم برای بدست آوردن و موفق شدن در این شغل بسیار ضروری است:

  • تسلط به تایپ و کار با نرم افزار word
  • تسلط لازم به Excel و توانایی رسم جداول و نمودار در آن
  • آشنایی با نرم افزارهای ویرایش عکس مانند photoshop
  • تسلط بر قوانین جست و جو در اینترنت و گوگل
  • توانایی کار با نرم افزارهای مدیریتی آنالین مانند ترللو
  • آشنایی با شبکه های اجتماعی و پیام رسانهای آنالین از جمله اینستاگرام، واتساپ و تلگرام که کاربرد بیشتری دارند.
  • توانایی برنامه ریزی درست
  • تسلط بر نامه نگاری
  • قدرت مدیریت برنامه ها
  • توانایی برقراری ارتباط با سایرین
  • پشتکار زیاد
  • پیگیر بودن
  • آشنایی با آداب رفتاری و گفتاری
  • یادگیری کار با دستگاه هایی مانند دستگاه کپی، پرینتر و فکس و...

البته پیدا کردن تمام تواناییهای گفته شده در یک فرد کار آسانی نیست و به همین جهت شرکتها با توجه به نیازهای خود باید این تواناییها را اولویت بندی کنند تا در زمان بررسی رزومه های افراد درخواست کننده برای شغل منشی بتوانند بهترین فرد را که بیشتری توانایی را باتوجه به نیاز آنها دارد را انتخاب کنند. برای ساخت رزومه آنلاین اینجا کلیک کنید.

مهارتهای تخصصی مورد نیاز برای شغل منشی گری

علاوه بر تمامی تخصص های عمومی که در بالا به آنها اشاره کردیم. هر شرکت باتوجه به نوع فعالیت و نیازهای خود، بجز کارهای معمول منشی گری انتظار برخی کارهای تخصصی را نیز از فرد منشی دارد که در این صورت فرد باید تخصص مورد نیاز آنها را بلد باشد. به عنوان مثال:

  • یک شرکت حسابداری ممکن است برای شغل منشی گری نیاز به فردی داشته باشد که توانایی حسابداری و کار با نرم افزارهای حسابداری را نیز داشته باشد.
  • یک شرکت نرم افزاری ممکن است ترجیح دهد فردی را به عنوان منشی استخدام کند که آشنایی اولیه و توانایی کار با نرم افزارهای مختلف را داشته باشد.
  • برخی از شرکتهای بازرگانی که مرتبا با مشتریان خود در کشورهای دیگر در ارتباط هستند به دنبال فردی میگردند که علاوه بر توانایی منشی گری مهارت صحبت به زبانهای دیگر مانند انگلیسی، ترکی استانبولی یا عربی را نیز داشته باشد.

شرایط استخدام منشی

معمولا آگهی های استخدام منشی میتوانند دسته بندی های متفاوتی داشته باشند که ممکن است شامل موارد زیر باشد:

هرکدام از این موارد نیازهای عمومی و تخصصی متفاوتی را طلب می کنند. شما میتوانید برای آشنایی بیشتر با این نیازها به
آگهی های استخدام منشی در ایران استخدام مراجعه کرده و با تواناییها و تخصصهای مورد نیاز برای هرکدام از انواع آگهی های استخدام منشی بیشتر آشنا شوید.
توجه داشته باشید که در زمان عقد قرارداد در متن قرارداد شما به تمامی کارهای مورد انتظار از شما بطور دقیق اشاره شود تا بعدها مشکلی در این رابطه ایجاد نشود. چراکه بطور مثال "پذیرایی از مهمان ها" از نظر برخی کارفرماها برعهده منشی است در حالیکه این کار جز وظایف منشی نیست مگر اینکه در زمان قرارداد با او در این رابطه توافق شده باشد.

درآمد منشی

یکی از چالش هایی که افراد متقاضی این شغل همواره با آن روبرو هستند حقوق آنها است. چرا که میزان ثابت و مشخصی برای حقوق آنها تعیین نشده و باتوجه به دامنه مسئولیتهایی که برعهده او قرار میگیرد این میزان تعیین میشود که گاهی ممکن است حتی بیشتر از درآمد یک فرد متخصص در همان شرکت باشد. اما برخی موارد از جمله بزرگی شرکت، تجربه کاری فرد متقاضی،
دامنه مسئولیتهای منشی، تخصصهای مورد نیاز برای اخذ این شغل و مواردی از این قبیل بر میزان درآمد متقاضیان شغل منشی
تاثیرگذار خواهد بود. (برای دیدن آگهی های استخدام منشی در تهران و سایر استانها کلیک کنید)

شغل منشی برای چه افرادی مناسب تر است؟

واقعیت این است که انجام هرچه بهتر تمامی شغل ها نیاز به علاقه فرد به زمینه اشتغال موردنظر دارد و در کنار تخصص و توانایی های موردنیاز این علاقه است که باعث پیشرفت و موفقیت بیشتر در کار خواهد شد. اما در حالت کلی افرادی که دارای قدرت برقراری ارتباط بالا، توانایی سخنوری، توانایی برنامه ریزی و مدیریت، خوش برخورد و پر تالش هستند میتوانند در این کار موفق تر عمل کنند. شغل منشی گری نیز مانند بسیاری از شغل ها برای پیشرفت و افزایش درآمد نیاز به آموزش هایی دارد. برخی از این آموزش ها با گذراندن دوره های کارآموزی در شرکتها قابل یادگیری هستند که در این صورت باید قرارداد کارآموزی بسته شود که این روش یکی از بهترین روشهای یادگیری است. چون فرد درکنار آموزش های عملی تجربه های زیادی نیز کسب کرده و بصورت عینی با چالشهای این شغل و روش های حل آنها آشنا میشود. او میتواند با اطلاع از آگهی های استخدام کارآموز به عنوان کارآموز استخدام شده و آموزش های لازم در این زمینه بهره مند گردد.
اما برخی دیگر از آموزشها نیز هستند که نیاز به گذراندن دوره های خاص خود و دریافت مدرک مربوطه را دارند. این آموزش ها نیز میتواند باتوجه به همان نیازهای شرکت که قبل تر نیز به آن اشاره کردیم متفاوت باشد. اما در زیر به برخی از رایج ترین آنها اشاره میکنیم:

  • گذراندن دوره های ICDL و کسب مهارت های فنی مرتبط با کامپیوتر
  • کسب مهارت های گفتاری با شرکت در کلاس های آموزشی فن بیان
  • یادگیری کار با شبکه های اجتماعی و مدیریت آنها در سطح حرفه ای
  • کسب توانایی کار با نرم افزارهای گرافیکی در حد مورد نیاز مجموعه
  • کسب مهارت های برقراری ارتباط جمعی

سخن پایانی

در این مطلب سعی کردیم تمامی اطلاعات مورد نیاز برای استخدام منشی و آشنایی هرچه بیشتر با این شغل را در اختیار شما قرار
دهیم. توجه داشته باشید که سطح مسئولیت ها و وظایف این شغل با توجه به شرکت مربوطه میتواند متفاوت باشد و شما باید قبل از تنظیم هرگونه قراردادی از مسئولیت های خود تعریفی دقیق بدست آورید تا بعدها مشکلی در این رابطه گریبان گیرتان نشود.

سوالات متداول

توجه داشته باشید که حقوق منشی میزان ثابتی ندارد و طبق مسئولیت هایی که برعهده او گذاشته میشود تعیین می گردد. برخی موارد مانند موقعیت و بزرگی شرکت و تجربه و تخصص های فرد می تواند در تعیین میزان درآمد و حقوق تاثیرگذار باشد.

منشی مطب، منشی آموزشگاه، منشی شرکت، منشی آشنا به امور دفتری و حسابداری و ....

وظایفی که میتوان برای منشی شمرد شامل موارد زیر است: هماهنگی برنامه کاری کارکنان- برقراری ارتباط تلفنی- رعایت دستورالعمل ها و قوانین موجود در شرکت- پیگیری نامه های رسیده برای مدیریت و .....

منبع: مجله ایران استخدام
دسته‌بندی آگهی‌های استخدام

اگر دیدگاهی درباره این آگهی دارید میتوانید از طریق فرم زیر دیدگاه خود را در سایت درج کنید.

🙂
  • امکان تأیید نظرات سیاسی وجود ندارد.
  • امکان تایید نظراتی که حاوی اخبار غیر قابل تأیید از طریق خبرگزاری های معتبر می باشند، وجود ندارد.
  • امکان تأیید نظراتی که حاوی اطلاعات تماس شخصی افراد و یا ID شبکه های مجازی ارتباطی می باشند وجود ندارد.
  • امکان تأیید نظرات کاربرانی که به هر طریقی قصد مأیوس کردن سایرین را دارند وجود ندارد.
  • هرگونه تحریک، تحقیر و کنایه به سایر افراد (مسئول و غیر مسئول) غیر مجاز می باشد.
  • امکان هماهنگی برای هرگونه ملاقات حضوری چه به صورت دسته جمعی و چه فردی توسط کاربران سایت وجود ندارد.

ابتدای صفحه
مختصری درباره ایران استخدام

سایت ایران استخدام در تاریخ ۱۳۹۱/۱/۱۰ راه اندازی شد و با تلاش گروهی و روزانه مدیران و نویسندگان خود در جهت تبدیل شدن به مرجع بروز آگهی های استخدامی گام برداشت. سعی همیشگی همکاران ما ارائه مطلوب و با کیفیت آگهی های استخدامی خدمت بازدیدکنندگان محترم این سایت بوده است. ایران استخدام به صورت مستقل و خصوصی اداره می شود و وابسته به هیچ نهاد و یا سازمان دولتی نمی باشد، این سایت تنها منتشر کننده ی آگهی های استخدامی بوده و بنابراین لازم است که بازدید کنندگان محترم سایت خود نسبت به صحت و سقم اخبار منتشر شده در آن هوشیار باشند.

نماد اعتماد الکترونیکی