آشنایی با مراحل فرایند جذب و استخدام
جذب و استخدام نیروهای جدید یکی از مهمترین برنامه‌های مدیریتی هر سازمان است. استخدام درست (جذب افرادی که هم با نیازهای شغلی و هم با فرهنگ سازمان هماهنگ باشند) نه تنها موجب تامین نیروهای انسانی متخصص و کارآمد می‌شود، بلکه نقش مهمی در ارتقای بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان نیز دارد. پس طراحی یک فرآیند ساختارمند و شفاف برای استخدام افراد، برای تمامی سازمان‌ها یک ضرورت است.
فهرست مطالب
مراحل فرایند جذب و استخدام
معمولا فرآیند جذب و استخدام برعهده مدیریت منابع انسانی سازمان‌هاست. در برخی سازمان‌های کوچک‌تر مدیریت مجموعه این مسئولیت را برعهده دارد. برای اینکه مدیریت یا واحد منابع انسانی یک سازمان بتواند افراد شایسته موردنیاز سازمان را جذب کند، باید مسیر راه را براساس نیازها و سیاست‌های سازمان پیش ببرد. ایجاد یک فلوچارت فرایند جذب و استخدام، مسیر این هدف را هموار می‌کند. در ادامه با مراحل و فرآیند جذب و استخدام آشنا خواهیم شد:
1- بررسی نیازهای سازمان
فرآیند جذب و استخدام با شناسایی یک نیاز در سازمان‌ها آغاز می‌شود. جذب و استخدام یک سازمان می‌تواند برای پرکردن یک موقعیت شغلی خالی، مدیریت بهتر کارها یا در جهت رشد سازمان باشد.
مراحل استخدام باید با شناسایی موقعیت‌های شغلی خالی و ارزیابی دانش، مهارت و تجربه مورد نیاز آن موقعیت خالی آغاز شود.
2- تدوین یک طرح استخدام
پس از شناسایی نیازها نوبت تدوین طرح استخدام است. سازمان‌ها باید مشخص کنند که جذب نیروی جدید برای رسیدن به چه هدفی است؟ تمامی افراد و واحدهایی که در تصمیم گیری جذب و استخدام افراد نقش دارند، باید در فرایند استخدام، مراحل جذب و معیارهای انتخاب و… اتفاق نظر داشته باشند.
3- تهیه شرح وظایف سازمانی
پس از مشخص شدن اهداف و نیازهای مجموعه، تیم منابع انسانی باید شرحی از الزامات و شرایط احراز شغلی، مهارت‌ها، تجربه لازم و ویژگی‌های مورد نیاز را تهیه نمایند. سپس بر اساس الزامات شغلی به جستجوی موقعیت‌های شغلی بپردازند.
4- جستجو و جذب افراد
انتخاب افراد مورد نیاز برای موقعیت‌های جدید شغلی می‌تواند به دو روش انجام شود:
روش اول:
اولین انتخاب برای جذب نیرو در موقعیت‌های شغلی جدید به‌وجودآمده از میان کارکنان فعلی و از داخل مجموعه است. (نقل و انتقال، ترفیع و…). زمانی که از منابع داخلی سازمان برای پر کردن موقعیت‌های شغلی جدید استفاده می‌کنید، موجب ایجاد انگیزه در کارمندان و افزایش بهره‌وری آن‌ها می‌شوید. این کار احساس رضایت شغلی افراد و امنیت کارکنان را افزایش می‌دهد. از دیگر مزایای این روش، کاهش نرخ هزینه‌های سازمان می‌باشد.
روش دوم:
روش دوم، جذب افراد جدید در سازمان است. در این روش مجموعه با دامنه وسیعی از افراد برای انتخاب مواجه خواهد بود. یکی از مزایای این روش این است که احتمال جانبداری و سوگیری‌ها کاهش می‌یابد. جذب و استخدام افراد جدید در سازمان می‌تواند از طریق برگزاری نمایشگاه‌های کار، درج آگهی استخدام، اعلام فرصت‌های شغلی در سایت سازمان، شبکه‌های اجتماعی و … باشد.
5- غربالگری و انتخاب گزینه‌ها
یکی از دشوارترین مراحل در فرآیند استخدام، بررسی رزومه‌ها و فرم‌های درخواست کاری است که از سمت شمار زیادی کارجو ارسال شده‌اند. مسئولان استخدام باید به بررسی تمامی درخواست‌ها و رزومه‌های ارسالی پرداخته و افراد شایسته را برای مصاحبه انتخاب نمایند.
امروزه سیستم جذب و استخدام ATS و سایر هوش‌های مصنوعی به عنوان یک دستیار حرفه‌ای در کنار مسئولین استخدام و مدیران منابع انسانی قرار گرفته و این فرآیند را تسهیل کرده‌اند.
6- مصاحبه
پس از انتخاب گزینه‌های مورد نظر، نوبت هماهنگی و تنظیم جلسه مصاحبه می‌باشد. این کار می‌تواند از طریق ارسال پیام به راه‌های ارتباطی اعلام شده در رزومه کارجویان باشد. در برخی موارد پیش از جلسه مصاحبه حضوری، مصاحبه تلفنی یا ویدئویی انجام می‌شود.
پس از هماهنگی‌های انجام شده، در روز مقرر شده برای مصاحبه حضوری، یک یا چند نفر مصاحبه‌گر (بسته به اندازه مجموعه) مسئول ارزیابی کارجویان مراجعه کننده خواهند بود.
در این جلسه تمامی کارجویان دعوت شده باید بر اساس ملاک‌های مورد نظر سازمان، بررسی شوند. در برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها جلسه مصاحبه می‌تواند طی چند مرحله و چند ارزیابی متنوع کتبی و شفاهی باشد.
7- ارزیابی و انتخاب افراد
پس از مصاحبه، تمامی کارجویان از نظر عملکردی که در جلسه مصاحبه از خود نشان داده‌اند بررسی و مقایسه می‌شوند. (بررسی مهارت‌ها، توانایی‌ها، تخصص، تحصیلات، ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری و…). در این مرحله معمولا فردی که از نظر مدیریت و مسئولین منابع انسانی با سیاست‌ها و نیازمندی‌های سازمان بیشترین تطابق را داشته باشد، جذب سازمان خواهد شد.
8- آموزش
فرد یا افراد انتخاب شده جهت یادگیری مهارت‌های اولیه مورد نیاز دعوت می‌شوند. پس از گذراندن دوره آموزشی، طرفین می‌توانند در رابطه با ادامه یا قطع همکاری، تصمیم نهایی را بگیرند.
9- معارفه و استخدام
در مرحله نهایی و پس از قطعی شدن ادامه همکاری نوبت انعقاد قرارداد با شرایط مورد توافق طرفین و معرفی عضو جدید در مسئولیت و موقعیت شغلی مورد نظر به سایر همکاران مجموعه می‌باشد.
سخن پایانی
در نهایت باید در نظر داشته باشید که موفقیت در جذب و استخدام نیروهای شایسته فقط در صورتی امکان‌پذیر است که مطابق یک فرآیند منظم، هدفمند و متناسب با نیازهای سازمان باشد. استفاده از ابزارها و راه‌های ارتباطی مدرن جهت بررسی رزومه‌ها، رعایت اصول حرفه‌ای و توجه به ویژگی‌های فردی و سازمانی می‌توانند تضمین‌کننده انتخابی مؤثر و پایدار باشند.
به‌یاد داشته باشیم که هر استخدام، سرمایه‌گذاری بلندمدتی برای رشد و تعالی سازمان است.
درج آگهی استخدام در کاریابی مجازی ایران استخدام نیز یکی دیگر از روش‌هاییست که در استخدام موفق سازمان‌ها تاثیر گذار است. این سایت با اطلاع رسانی در میان متقاضیان کار و جامعه هدف آگهی شما، زمینه استخدام افراد متخصص و شایسته را فراهم می‌آورد.
منبع: ایران استخدام
