شرح وظایف مسئول دفتر
در پاسخ به این سوال که مسئول دفتر کیست؟ باید بگوییم مسئول دفتر یا رئیس دفتر یکی از اعضای مهم تیم مدیریتی یک سازمان است که وظیفه برقراری ارتباط بین مدیران و کارکنان، هماهنگی امور اداری و پشتیبانی فعالیت‌های سازمان را بر عهده دارد.
اما چطور مسئول دفتر شویم؟ در ادامه این مطلب از ایران استخدام همراه ما باشید تا به شرح وظایف شغل مسئول دفتر، شرایط استخدام و حقوق مسئول دفتر بپردازیم.
فهرست مطالب
مزایای به کارگیری مسئول دفتر
از آنجایی که این شغل به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل قرار می‌گیرد، بهتر است هر مجموعه یا شرکتی مسئول دفتر داشته باشد تا تمام کارهای رئیس مجموعه و ارتباطاتی را که او با بیرون و داخل مجموعه دارد، مدیریت کند. بنابراین از مزایای استخدام مسئول دفتر این است که او به طور ویژه و جزئی‌تری به امور رسیدگی می‌کند. اموری که از زمان و حوصله‌ی مدیر دفتر خارج است. از این رو او اختیار دارد جلسات داخلی را تنظیم یا لغو کند. با مراکز بیرونی و درونی تماس بگیرد. با کلیه کارکنان و مدیران نیز تماس بگیرد. مدارک و اسناد محرمانه را بایگانی کند و در نهایت تمام گزارشات خود را به مدیر عامل ارائه دهد. به طور کلی مزایای به کارگیری مسئول دفتر را می‌توان در چند عنوان برشمرد:
- تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص شده توسط مدیر یا سازمان.
- بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها.
- بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی.
معرفی انواع مسئول دفتر
برای معرفی انواع مسئول دفتر، می‌توانیم به انواع مشاغل اشاره کنیم. زیرا برای نظم بخشیدن به هر کار دفتری یا شرکتی به وجود چنین شخصی نیاز است. بیمارستان، مطب دکتر، دفتر وکالت، بانک، شرکت ساختمانی، مؤسسه آموزشی، دفاتر پست، املاک، رستوران و… . بنابراین می‌توان گفت به ازای هر کار دفتری حداقل یک مسئول دفتر وجود دارد.
چگونه مسئول دفتر شویم؟
میزان تحصیلات مورد نیاز مسئول دفتر اغلب کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته‌های مختلف است. هر چند به تازگی رشته‌های تخصصی مانند امور دفتری در برخی از دانشگاه‌های کشور راه‌اندازی شده است. البته باز هم رشته‌هایی مانند حسابداری، مدیریت، روانشناسی و… رشته‌هایی هستند که کارفرما ترجیح می‌دهد فارغ‌التحصیلان آن را در این شغل استخدام کند.
شغل مسئول دفتر مناسب چه افرادی است؟
به طور سنتی و در تمام دنیا خانم‌ها علاقه بیشتری برای این شغل دارند. به دلیل این که این شغل با خصوصیات شخصیتی آنها بیشتر وفق دارد و از این رو در بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌بینیم که تعداد خانم‌های بیشتری در این سمت مشغول به فعالیت هستند. حالا اگر بخواهیم دقیق‌تر تیپ شخصیتی افراد مناسب برای شغل منشی‌گری یا مسئول دفتر را بررسی کنیم باید به عوامل زیادی از جمله ویژگی‌های شخصیتی، ارزش‌ها، علایق، مهارت‌ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و… توجه داشته باشیم. معمولاً تیپ‌های شخصیتی برون‌گرا و کنترل‌گر و ملاحظه کننده مناسب این شغل هستند تا بتوانند به راحتی با دیگران ارتباط برقرار کرده و جزئیات را بررسی و کنترل کنند.
مهارت های مسئول دفتر چیست؟
هر شغلی به افرادی نیاز دارد که مهارت‌هایی ویژه داشته باشند. از مهارت های عمومی و تخصصی و توانایی های مسئول دفتر نیز می‌توان به این نمونه‌ها اشاره کرد: پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت، مدیریت زمان، تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان. همچنین از مهارت‌های تخصصی این شغل تسلط بر نرم افزارهای آفیس، آشنایی با زبان انگلیسی، توانایی انجام مکاتبات اداری، آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش دهی است.
ویژگی های فردی مسئول دفتر
از مهم‌ترین ویژگی های فردی شغل مسئول دفتر نیز می‌توان به این موارد اشاره کرد: روابط عمومی عالی و بالا، خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع، پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه‌ی مدّ نظر مجموعه، حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم، صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد، رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگه داشتن اسناد، رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن، تعهد داشتن به انجام فعالیت‌هایی که به گردن او گذاشته می‌شود آن هم با دقت و کیفیت مطلوب.
وظایف مسئول دفتر چیست؟
وظایف افراد به عنوان مسئول یا رئیس دفتر در این موقعیت شغلی بصورت کلی عبارت است از:
- پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)
- برنامه‌ریزی جلسات
- کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
- سفارش لوازم اداری
- ایجاد گزارش
- انجام پروژه‌های متعدد
- تهیه و نظارت بر فاکتورها
- ارائه تحلیل در مورد مسائل مربوط به حوزه خود و..
البته این وظایف بر حسب شرکت یا سازمانی که افراد در آن فعالیت می‌کنند، متفاوت است.
وظایف اصلی و فرعی مسئول دفتر
- درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد/ شرکت در رابطه با آنها
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد
- اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
- اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
- دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
- نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
- پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
- ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و…
- درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
- جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
- همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجه‌ی واحد)
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
- ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد
- درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه
وظایف اداری و دفتری مسئول دفتر
وظایف اداری و دفتری مسئول دفتر تقریباً یکسان است. به طور خلاصه وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مدیرعامل، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه‌نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری را هر کسی که در این کار مشغول به فعالیت باشد می‌داند و انجام می‌دهد. با این وجود در برخی از شرکت‌ها نقش رئییس دفتر پررنگ‌تر است و آنها علاوه بر توانایی‌های گفته شده، به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی هم می‌پردازند.
شرح وظایف مسئول دفتر در سازمان های دولتی
در سازمان‌های دولتی، مسئولان دفتر از وظایفی همچون ایجاد ارتباطات اداری در داخل و بیرون از سازمان‌ها، انجام امور مدیریتی مانند بایگانی، مکاتبات، سازماندهی جلسات مدیریت و زمان‌بندی امور مربوط به مدیریت برخوردار اند. ازاین‌رو، اکثر افراد در شرکت‌ها و موسسات دولتی اسخدام می‌شوند. مانند استخدام مسئول دفتر در بانک.
-
شرح وظایف مسئول دفتر بیمارستان
وظیفه این افراد بیمارستان، پاسخگویی به تلفن بیماران یا متقاضیان درمان، برقراری ارتباط میان بیماران و مدیریت بیمارستان در صورت لزوم، ثبت و نگهداری سوابق بیماران و پرونده‌های آنان، تنظیم و هماهنگ کردن متقاضیان خارجی با امور مربوط به بیمارستان، تهیه گزارشات منظم به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه از امور بیمارستان (بخشی که مربوط به این رده شغلی است) و پیگیری مسائلی که در ارتباط با صدور مکاتبات پزشک قانونی است.
-
وظایف مسئول دفتر دادگستری
مسئول دفتر دادگستری زیر نظر رئیس دادگستری کار می‌کند. ازاین‌رو وظایف او شامل: تهیه مقدمات دادرسی، تعیین زمان جلسات، تنظیم پرونده‌ها، نگهداری از پرونده‌ها و تبادل لوایح است. این افراد، ممکن است بر حسب تشخیص قاضی، برخی از امور قضایی را نیز بر عهده داشته باشند. مثلا قاضی، مسئولیت صدور قرار رد درخواست را بر عهده این فرد قرار می‌دهد.
-
وظایف مسئول دفتر فرماندار
این افراد نیز مانند بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از وظایف مشترکی مانند پاسخگویی به تماس‌ها و پیام‌ها، تعیین جلسات و اولویت‌بندی کردن آنها، ابلاغ دستورات فرماندار به سازمان‌ها و نهادهای زیربط، ارجاع کارها و امور مشخص به واحدهای تابعه، پیگیری نامه‌ها برای رسیدن به نتیجه مشخص و… را بر عهده دارد.
-
وظایف مسئول دفتر شهردار
وظایف این افراد در ارتباط با امور مربوط به شهردار و مردم است. این وظایف شامل اموری چون گزارش مطالب مربوط به شهرداری که در روزنامه‌ها یا رسانه‌های مختلف منتشر می‌شود، هماهنگ کردن جلسات مهم شهردار، پاسخ به تماس‌ها و پیام‌ها، تنظیم برنامه‌های مربوط به ملاقات افراد یا مسئولین با شهردار، ابلاغ دستورات شهردار به افراد و موسسان زیربط… است.
-
وظایف مسئول دفتر دادستان
وظیفه افراد در این رده شغلی، ایجاد و نگهداری پرونده‌های مربوط به متهمین، شاکیان و مراجعه‌کنندگان به دادگاه‌ها میباشد. تنظیم اسناد حقوقی از قبیل احضاریه، شکایت و دادخواست، مصاحبه با قربانیان جنایت، شاهدان، متهمان و سایر طرف‌های درگیر در یک پرونده و شرکت در مذاکرات دادخواست با وکلای مدافع برای رسیدن به توافق در مورد رسیدگی به پرونده‌ها است.
شرح وظایف مسئول دفتر در شرکت های خصوصی
در شرکت‌های خصوصی، وظایف مسئولین دفتر تخصصی‌تر است و می‌تواند شامل مشاغل ذیل شود:
-
شرح وظایف مسئول دفتر مدیر عامل شرکت
این افراد کاملا زیر نظر مدیر عامل قرار دارند و مهم‌ترین وظیفه آنان در این سمت، هماهنگی برنامه‌های مدیر عامل است. برگزاری جلسات و مدیریت پایگاه‌های داده، برگزاری رویدادها و کنفرانس‌های شرکت، رسیدگی به مکاتبات، شکایات و پرس و جوها و تهیه نامه‌ها، ارائه‌ها و گزارش‌ها از دیگر وظایف این افراد در این سمت شغلی است.
-
وظایف مسئول دفتر فنی
این افراد، رابط میان مدیر یا رئیس شرکت جهت تنظیم و هماهنگی امور فنی شرکت میباشند. معمولا در این مورد امور مربوط به مدیریت پروژه‌ها، تهیه گزارش پروژه و یا مستندسازی پرونده‌ها را بر عهده دارند.
-
وظایف مسئول دفتر شرکت
شرکت‌ها، عموما به کسب‌وکار می‌پردازند. ازاین‌رو انعقاد قرارداد جز کارهای مشترک و مهم بسیاری از شرکت‌ها است. علاوه بر این، ترتیب جلسات کاری متعدد با مشتریان داخلی و خارجی نیز بخش دیگری از کار است. بنابراین فرد در این موقعیت شغلی موظف است در بسیاری از جلسات کاری شرکت نماید، آنها را تنظیم کند و برای قراردادها ملاقات‌های کاری، زمان و ساعات مشخص را تنظیم نماید.
-
وظایف مسئول دفتر ریاست
وظایفی که این فرد بر عهده دارد شامل اموری چون، دریافت دستورات و ابلاغ آن به واحدهای زیردست، آماده کردن جلسات و نشست‌ها، آگاه کردن افراد از جلسات، تعیین وقت برای ارباب رجوع، تهیه گزارش از کارهای صورت گرفته و کارهایی که باید انجام شود و راهنمایی ارباب رجوع است.
-
وظایف مسئول دفتر حراست
این فرد، موظف به تهیه گزارش از عوامل تأثیرگذار امور شرکت است. از طرفی این شخص، واسط میان مدیریت یا ریاست سازمان با بخش حراست است. کسب گزارشات یا جمع‌آوری اخبار مربوط به امور شرکت و افراد و ارائه مشاوره در زمینه امور حراست نیز می‌تواند بخشی از وظایف این افراد باشد.
شرایط استخدام مسئول دفتر
شرایط استخدام این رده شغلی با توجه به شرکت‌ها و سازمان‌ها متفاوت است. مثلا در شرکت کوچکی که امور آن چندان تخصصی نیست، ممکن است کارفرما شرایط استخدام را داشتن برخی از شرایط کلی و عمومی مانند داشتن دیپلم، سابقه کار، شرایط سنی و.. قرار دهد. اما در عوض برخی از سازمان‌ها و نهادهای تخصصی مانند دادگستری، داشتن تحصیلات دانشگاهی در رشته حقوق را جز شرایط اصلی استخدام عنوان کنند.
-
نحوه کار مسئول دفتر
این فرد به دلیل آنکه رابط میان مدیریت یا رئیس با ارباب رجوع یا مشتریان است، باید به شکل حضوری در محل کار خود حاضر باشد. البته ممکن است برخی از وظایف به طور غیرحضوری یا از راه دور نیز قابل انجام باشد؛ اما در شکل کلی، این شغل نیازمند فعالیت حضوری است.
-
ساعت کار مسئول دفتر
مسئولین دفتر می‌توانند بر حسب شرایط خود و توافق میان سازمان یا شرکت مربوطه به صورت پاره وقت و یا تمام وقت فعالیت کنند. در شکل تمام وقت، مسئولین دفتر موظف هستند طی ساعات اداری در محل کار خود حاضر شوند؛ اما در فعالیت پاره وقت، این افراد ممکن است چند ساعت در روز یا چند روز در هفته به فعالیت بپردازد.
-
بررسی تحصیلات و مدارک لازم
مدرک تحصیلی برای این شغل با توجه به سازمان یا شرکت مربوطه متفاوت است. اما حداقل مدرک دیپلم و داشتن مهارت‌های اولیه در کامپیوتر، جز حداقل الزامات است. رشته‌های مدیریت، حسابداری و روابط عمومی برخی از رشته‌های مرتبط با مسئول دفتر است.
تجهیزات و نرم افزار های کاربردی مسئول دفتر
تجهیزات و نرم افزار های کاربردی مسئول دفتر (به غیر از لوازم التحریر که نیاز همیشگی آنها است)، شامل رایانه، تلفن، فکس و… می‌شود. علاوه بر آن نرم‌افزارهایی مانند آفیس و اکسل نیز در شغلشان کارآمد است.
آینده شغلی و بازار کار مسئول دفتر
شما به عنوان مسئول یا رئیس دفتر می‌توانید در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شوید. با کسب تجربه و مهارت بیشتر می‌توانید به رده‌های بالاتری دست یابید. درخصوص وضعیت بازار کار و میزان استخدام رئیس دفتر در ایران، آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است. اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها افزایش یافته و کارآفرینی بهبود پیدا می‌کند، نیاز اشخاص و شرکت‌ها و سازمان‌ها به کارکنان دفتری از جمله رئیس و مسئول دفتری نیز افزایش خواهد یافت.
محیط های کاری مسئول دفتر
محیط های کاری مسئول دفتر همان طور که از عنوان شغل مشخص است، دفاتر هستند. اما به جز دفتر، مطب‌ها و محیط‌های بیمارستانی، آموزشی، شرکت‌ها و… از محیط های کاری مسئول دفتر به حساب می‌آیند. اغلب شرکت‌های بزرگ به منظور تحقق اهداف مرتبط با واحد خود در هر واحد یک مسئول دفتر را جذب می‌کنند. مانند مسئول دفتر معاونت مالی اداری یا حسابداری.
شما می توانید از طریق موتور جستجوی سایت ایران استخدام، استخدام مسئول دفتر در تهران یا هر شهر دیگری را پیدا کنید و رزومه خود را برای کارفرما بفرستید.
برای ساخت رزومه کاری کافیست در سایت ایران استخدام به عنوان کارجو عضو شوید. با استفاده از سیستم رزومه ساز رایگان ایران استخدام می‌توانید رزومه خود را بصورت رایگان ایجاد نمایید و آن را برای کارفرمایانی که در ایران استخدام آگهی استخدام درج نموده‌اند ارسال نمایید.
جهت عضویت به عنوان کارجو و استفاده از خدمات رایگان کلیک نمایید.
درآمد و حقوق مسئول دفتر
میزان حقوقی که اکثر کارفرمایان برای این شغل درنظر می‌گیرند، حقوق پایه است. ولی میزان حقوق مسئول دفتر مدیر عامل برحسب سابقه و تجربه و مهارت و صد البته نوع شرکت و فعالیت آن متفاوت است. این شغل نیازمند نظم و دقت و صبر و حوصله در کنار روابط عمومی بالا و مناسب است. بنابراین کسانی که چنین فاکتورهایی را دارند می‌توانند با قرار گرفتن در این جایگاه درآمد مناسبی داشته باشند.
البته بر حسب میزان مسئولیت‌ها و وظایف، درآمدهای مختلفی از سوی متقاضیان کار درخواست می‌شود. به خصوص در شغل‌های تخصصی که نیاز به منشی‌های تخصصی دارند. مانند شغل‌های مربوط به هتل‌ها، کلینیک‌ها و مراکز درمانی و یا مؤسسات آموزشی و آموزشگاه‌های زبان خارجی که نیاز به تسلط خاصی بر زبان‌های گوناگون دارد.
سخن پایانی
ما در این مقاله سعی کردیم با وظایف و تخصص‌های رئیس و مسئول دفتر بیشتر آشنا شویم. اگر شما به این کار علاقه دارید و در آن به کسب سابقه و تجربه پرداخته‌اید می‌توانید به عنوان کارجو به سایت ایران استخدام مراجعه نموده و به بررسی فرصت های شغلی بپردازید.
جهت مشاهده آگهی های استخدام مسئول دفتر در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
منبع: ایران استخدام
