معرفی شغل کارمند اداری و دفتری

زمان مطالعه: 8 دقیقه

چگونه کارمند اداری شویم؟

شغل کارمند اداری و دفتری یکی از مشاغلی است که در حوزه کاری خود، مجموعه گسترده‌ای از وظایف و مسئولیت‌ها را شامل می‌شود. به همین دليل ممکن است با مراجعه به سایت‌های کاریابی مختلف، مانند سایت ایران استخدام، شاهد بیشترین آگهی‌های استخدام مربوط به این حرفه باشید.
این شغل همچنین طرفداران بسیاری دارد و متناسب با محیط کاری، افراد زیادی علاقه‌مند به داشتن این شغل هستند. با توجه به تقاضای زیاد آن و در جهت افزایش آگاهی کاربران عزیز، در این مقاله به معرفی شغل کارمند اداری و همه جوانب مربوط به آن می‌پردازیم.

کارمند اداری کیست؟

به طور کلی کارمند اداری فردی است که در انجام امور اداری و دفتری تبحر ویژه‌ای دارد. برای داشتن این شغل نیاز به تحصیلات مرتبط و در سطح بالایی نیست. بلکه نیاز است فرد نسبت به وظایف و روند کاری سازمانی که قرار است در آن مشغول شود، آشنایی کامل داشته باشد.
یک فرد به عنوان کارمند اداری باید بتواند از عهده امور اداری مانند تایپ و طبقه‌بندی اسناد، پاسخگویی به تماس‌ها، وارد کردن اطلاعات و ثبت سوابق به درستی برآید. تعریفی که برای این شغل وجود دارد متناسب با خواسته سازمان و کارفرما متفاوت است. به عنوان مثال وظایفی که یک کارمند اداری در مدارس بر عهده دارد با وظایف کارمندی که در سازمان‌ها و دفاتر مؤسسات مختلف مانند بیمارستان، دانشگاه یا شرکت‌های تجاری متفاوت است.

تفاوت و تشابه کارمند اداری و کارمند دفتری

در اکثر مواقع، این شغل با کارمند دفتری اشتباه گرفته می‌شود، در صورتی که این دو، با یکدیگر متفاوت هستند. در واقع کارمند دفتری زیرمجموعه‌ای از کارمند اداری است که به عنوان یک منشی یا اپراتور پشتیبانی شناخته می‌شود. نقش اصلی او در یک سازمان، مربوط به تشکیل پرونده، پاسخگویی به تماس‌ها و امور اداری سطح پایین ادارات است.
در مقابل، شغل کارمند اداری چیزی فراتر از این است و در کنار وظایف مهم کارمندی، ممکن است اموری مانند تشکیل پرونده و همچنین مدیریت تماس‌ها و پاسخگویی به آن‌ها را نیز انجام دهد. در واقع انجام امور مربوط به این شغل، نسبت به کارمند دفتری به آموزش و تخصص بیشتری نیاز دارد. می‌توان گفت هر دو شغل مربوط به سیستم مدیریتی وظایف در سازمان‌ها در سطوح مختلف می‌شوند.

چطور می‌توانیم کارمند اداری شویم؟

اکثر کارفرماها هنگام درج آگهی استخدام در شرایط استخدام نیرو به عنوان کارمند اداری، داشتن حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مرتبط مانند مدیریت را لحاظ می‌کنند. در واقع برای این که بتوان وارد این شغل شد، باید تا حد امکان مهارت‌ها و توانمندی‌های خود را ارتقا داد. به عنوان مثال تسلط بر امور تایپی، نرم‌افزارهایی مانند آفیس و موضوعاتی مانند مدیریت پایگاه داده و ارتباطات تجاری بسیار مؤثر خواهد بود. افراد علاقه‌مند به این شغل، باید در ضمن خدمت آموزش ببیند. از طرفی رعایت نکات زیر کمک کننده خواهد بود.

شرکت در دوره‌های مختلف جهت گرفتن مدرک:
یکی از راه‌هایی که به شما کمک خواهد کرد تا در استخدام کارمند اداری یا دفتری پذیرفته شوید، شرکت در دوره‌های مختلف مهارت‌های دفتری است. شما با شرکت در دوره‌هایی مانند افزایش سواد رایانه‌ای، سرعت تایپ و نرم‌افزارهای پرکاربرد مانند ورد و اکسل علاوه بر این که قابلیت خود را بالا می‌برید، با کسب مدرک، شانس بالاتری برای پذیرفته شدن در این شغل را خواهید داشت.

ارسال درخواست کار برای این شغل:
بعد از افزایش مهارت‌های خود، یکی از کارهای مهم دیگری که نیاز است انجام دهید، ارسال درخواست همکاری برای شرکت‌های نیازمند است. جهت این کار می‌توانید با مشاهده آگهی‌های مربوط به استخدام در سایت‌های کاریابی مختلف مانند ایران استخدام، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف خصوصی و دولتی را که به دنبال استخدام کارمند اداری هستند پیدا کنید. سپس با مطالعه شرایط کاری آن‌ها، در صورت تمایل، رزومه کاری خود را برای آن‌ها ارسال کنید. سایت ایران استخدام در سیستم رزومه ساز خود امکان ساخت رزومه حرفه‌ای برای شما به وجود آورده است.

برخورداری از آموزش ضمن خدمت:
علاوه بر موارد فوق، اگر می‌خواهید در این زمینه موفق شوید نیاز است در حین کار نیز به فکر یادگیری باشید. گاهی اوقات در شرکت‌های مختلف نیاز است با مهارت‌های تخصصی‌تری مانند یادگیری نرم‌افزارهای حسابداری و مهارت‌های کسب‌وکار آشنا شد. در این صورت در حین خدمت، کارفرما آموزش‌های لازم را در این زمینه برای کارجو در نظر خواهد گرفت.

شخصیت‌های مناسب شغل کارمند اداری

اصولاً با توجه به این که شغل کارمند اداری با نظم و طبقه‌بندی اسناد، مدارک و زمان‌بندی برنامه‌ها همراه است، فردی که وارد این شغل می شود باید فرد منظمی باشد. می‌توان گفت این شغل برای افرادی که به کارهای نظم دهی، مدیریت اداری غیر تخصصی علاقه دارند، مناسب است. افراد منظم، با حوصله، مسئولیت‌پذیر، با دقت، وقت‌شناس، سرعت عمل بالا و با روابط عمومی خوب در این شغل موفق خواهند شد.

تحصیلات کارمند اداری چیست؟

تحصیلات کارمند اداری بر اساس انواع آن می‌تواند متفاوت باشد. به عنوان مثال یک حسابدار، مسئول منابع انسانی یا توسعه دهنده نرم‌افزار برای انتخاب شغل موردنظر خودنیاز است حداقل مدرک کارشناسی را در رشته مرتبط با کار خود داشته باشد.
تحصیلات کارمندان اداری در رده‌های پايين‌تر مانند کارمند دفتری و منشی نیز با توجه به نوع سازمان متفاوت است. در حالت کلی برای انتخاب این شغل نیاز به مدرک خاصی نیست بلکه بهتر است تا حد امکان میزان مهارت‌های موردنیاز خود را افزایش داد.

مسئولیت‌ها و وظایف کارمند اداری

با توجه به این که شغل کارمند اداری در سطوح مختلفی تعریف می‌شود، دامنه مسئولیت‌ها و وظایف نیز گسترده است. به عنوان مثال نوشتن نامه، فاکتورهای فروش، عملیات مربوط به مهندس معمار گرفتن کپی و پرينت از اسناد و مدارک، نگهداری فایل‌های اداری مربوط به سازمان و رزرو اتاق جلسات و کنفرانس نمونه‌ای از مسئولیت‌هایی است که بر عهده او قرار می‌گیرد.

انواع کارمند اداری

استخدام کارمند اداری در سازمان‌های مختلف، با توجه به سمت و انواعی که دارد بررسی می‌شود. به عنوان مثال مجموعه وظایف کارمند اداری دانشگاه با کارمند بیمارستان کاملاً متفاوت خواهد بود اما هردو به یک عنوان شناخته می‌شوند.
از طرفی مشاغل بسیاری مانند حسابدار، صندوقدار، دستیار اجرایی و مواردی از این قبیل، در سازمان‌ها و ادارات مختلف وجود دارند که به عنوان کارمند اداری شناخته می‌شوند. بر این اساس جهت آگاهی کاربران، به دو مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

حسابدار:
شغل حسابداری نیز به عنوان یکی از انواع کارمند اداری محسوب می‌شود. یک فرد به عنوان حسابدار در سازمان و ادارات مختلف، وظیفه مدیریت سوابق مالی شرکت را بر عهده دارد. در واقع حسابداران با حسابرسی درست سوابق مالی، نسبت به کارآمد بودن عمل شرکت یا عدم آن نظر می‌دهند.
بر این اساس یک حسابدار ممکن است تحت عنوان کارمند اداری یک شرکت، مشغول به فعالیت شود. بنابراین برخورداری از مهارت‌هایی مانند روابط عمومی بالا، تحلیل و ارزیابی، ریاضی و مهارت‌های دیگر برای این شغل امتياز محسوب می‌شود.

مطلب مرتبط: صفر تا صد شغل حسابداری

دستیار اجرایی:
شغل دستیار اجرایی بی شباهت به دستیار شخصی نیست. البته کارمند اداری به عنوان دستیار اجرایی، وظایف و مسئولیت‌های مهم‌ترین خواهد داشت. به عنوان مثال طراحی برنامه‌های سفر برای تیم اجرایی و مهمانان، تصمیم‌گیری در فرایندهای مهم و توانایی رهبری تیم از مهم‌ترین وظایف یک دستیار اجرایی خواهد بود.

وظایف کارمند اداری چیست؟

وظایف کارمند اداری با توجه به سازمان و مؤسسه‌ای که در آن مشغول است، متفاوت است. با این وجود از مهم‌ترین وظایف فردی که در این شغل فعالیت دارد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

• مدیریت تماس‌های تلفنی با پاسخگويی به آن‌ها و دریافت پیغام‌های ضروری
• انجام درست وظایف مربوط به امور اداری شرکت
• دریافت و ارسال نامه‌های شرکت با بهره‌گیری از سیستم اتوماسیون
• برقراری ارتباط درست و منطقی با کارمندان دیگر واحدهای مختلف شرکت
• ارزیابی مدارک لازم جهت استخدام، شناخت اصول مربوط به انجام استخدام و تشکیل پرونده موقت برای متقاضی کار
• همکاری با بخش‌های مختلف شرکت و ترسیم نمودار فعالیتی آن‌ها

مهارت‌ها و توانمندی‌های کارمند اداری

مهارتهای یک کارمند اداری ممکن است با توجه به محیطی که در آن فعالیت می‌کند و همچنین سمتی که دارد کمی متفاوت باشد. در هر صورت برای موفقیت در شغل خود باید توانایی انجام چند کار را با یکدیگر داشته باشد. در زیر به چند مورد از مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز این شغل اشاره می‌کنیم.

مدیریت زمان:
یکی از مهم‌ترین مهارت‌های موردنیاز جهت انجام این حرفه، توانایی مدیریت زمان است. در واقع فرد باید بتواند با اولویت‌بندی درست کارها، آن‌ها را به موقع و در زمان خاص خود انحام دهد.

دقت ویژه به جزئیات:
با توجه به این که یکی از مهم‌ترین وظایف کارمندان اداری، وارد کردن اطلاعات، داده‌ها و تنظیم اسناد و مدارک است بنابراین باید توجه ویژه‌ای به جزئیات داشته باشد.

برخورداری از مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری:
فعالیت‌های کارمند اداری در سه مهارت فوق خلاصه می‌شود. بنابراین باید مهارت‌های خود را در این سه زمینه تقویت کند. در این صورت نسبت به نوشتن ایمیل، نامه و فاکتور موفق عمل خواهد کرد. از طرفی با برخورداری از مهارت ارتباطی در ایجاد ارتباط با همکاران و ارباب رجوع نیز مشکل خاصی نخواهد داشت.

انعطاف‌پذیر بودن:
گاهی اوقات ممکن است بعد از مدتی نیاز باشد، بنا به خواسته کارفرما، تغییراتی در روند کاری یک کارمند اداری ایجاد شود. بر این اساس فرد باید دارای قدرت انعطاف‌پذیری و تطبیق پذیری باشد تا بتواند خود را با شرایط وفق دهد.

دوره‌های آموزشی کارمند اداری

در حالت کلی از آموزش‌هایی که برای استخدام شدن در این رشته شغلی موردنیاز است می‌توان به آموزش کار با کامپیوتر و مهارت‌های هفت گانه icdl اشاره کرد. از طرفی در هر سازمانی متناسب با شرایط کاری، آموزش‌های ضمن خدمتی وجود دارد که نیاز است در حین انجام کار، فرد با آن‌ها آشنا شود. به عنوان مثال کار با نرم‌افزارهای مهم و ضروری جهت انجام کار، چگونگی پاسخگویی تلفن، نحوه ارتباط با مدیران سازمان‌های مختلف نمونه‌ای از این آموزش‌ها هستند.

مزایا و معایب شغل کارمند اداری

این شغل هم مانند هر شغل دیگری، مزایا و معایب خاص خود را دارد. بنابراین هر فرد با توجه به شرایط و علاقه‌مندی خود می‌تواند نسبت به مزایا و معایب آن این شغل را انتخاب کند یا به فکر انتخاب شغل دیگری باشد.
از مزایای این شغل می‌توان به امنیت شغلی، میزان ساعت کاری معین، داشتن حقوق و بیمه اشاره کرد. در رابطه با معایب آن نیز، برخی افراد ممکن است نسبت به چالش‌هایی که یک کارمند با آن روبرو می‌شود حس خوبی نداشته باشند. به عنوان مثال یکنواخت بودن شغل یا با توجه به مشخص بودن وظایف، عدم پذیرش مسئولیت جدید برای بسیاری از افراد سخت و طاقت‌فرسا است. در واقع از این که هر روز بخواهند یک سری امور اداری را به صورت روتین انجام دهند و در ازای آن به طور ماهانه حقوق معینی را دریافت کنند، احساس رضایتمندی ندارند. چنین افرادی این که کارفرمای خود باشند و با کار و تلاش بیشتر بتوانند میزان دستمزد بیشتری دریافت کنند را به این شغل ترجیح می‌دهند.
در شغل کارمندی زمان شروع به کار و ترک محل کار، ساعت مشخصی دارد و فرد اجازه ندارد هر زمان که خواست شروع به کار کند. بنابراین می‌توان گفت برای افرادی که رابطه خوبی با نظم در کارها و وقت شناسی ندارند، این شغل معایب بسیاری خواهد داشت.

وضعیت استخدام و بازار کار کارمند اداری

در حال حاضر میزان تقاضا و استخدام کارمند اداری در واحدهای مختلف اداری زیاد است. در واقع می‌توان گفت هنوز هم شرکت‌های بسیاری برای جذب نیرو در این زمینه اقدام به درج آگهی استخدام در سایت‌های مختلف کاریابی می‌کنند. هر چند ممکن است در سال‌های نه چندان دور با توجه به پیشرفت و توسعه در سیستم اتوماسیون اداری و دیجیتالی شدن کارها، نیاز به نیرو در این زمینه کمی کاهش یابد.
یک کارمند اداری می‌تواند در دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی بزرگ، بیمارستان‌ها، ادارات دولتی، سازمان‌های مربوط به امور خیریه، مدارس و شرکت‌های بزرگ ارائه دهنده خدمات مختلف مالی استخدام و مشغول به کار شود.

حقوق و درآمد کارمند اداری

در بسیاری از مؤسسات و سازمان‌های دولتی، میزان دستمزد و درآمد کارمند اداری، بر اساس حقوق و مزایای قانون وزارت کار محاسبه می‌شود، که در سازمان‌های خصوصی، میزان حقوق به شرایط کاری و نظر کارفرما بستگی دارد و متناسب با وظایف و مسئولیت‌هایی که به آنها واگذار می‌کند، میزان حقوق قابل قبولی را برایشان در نظر می‌گیرد.
در حالت کلی می‌توان گفت که حقوق و درآمد این شغل با توجه به فعالیت‌های انجام شده بد نیست و در صورت پرداخت پاداش و اضافه کار نیز میزان قابل توجه‌ای افزایش پیدا خواهد کرد. شما می توانید آگهی های استخدام کارمند اداری در تهران و سایر استان ها را از سایت ایران استخدام دنبال کرده و با مطالعه شرایط آن ها از میزان حقوق و دستمزدشان مطلع شوید.

سخن پایانی

این روزها شغل کارمند اداری یکی از پرتقاضاترین مشاغل اداری است که از بازار کار خوبی برخوردار است. فرصت‌های شغلی بسیاری برای این شغل در سازمان‌های مختلف وجود دارد. برای استخدام در این شغل، مدرک خاصی لازم نیست، داشتن حداقل مدرک کارشناسی کفایت می‌کند.
برای داشتن این شغل، مهم‌ترین کار، افزایش مهارت‌ها و توانمندی‌های موردنیاز مانند تایپ، نرم‌افزارهای حسابداری و کامپیوتری است. در این مقاله به معرفی این شغل و جزئیات مربوط به آن پرداختیم.

جهت مشاهده آگهی های استخدام کارمند اداری در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.

منبع: ایران استخدام