راهکار هایی برای مدیریت زمان در محیط کار
فهرست مطالب
مقدمه
کسانی که شاغل هستند و مجبورند برخی از کارهای تعیین شده را در زمان مقرر انجام دهند، از اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار به خوبی اطلاع دارند. برخی از افراد همیشه کارهای خود را به موقع و حتی زودتر از زمان مشخص شده انجام می‌دهند، اما برخی هر چه تلاش می‌کنند، باز هم با کمبود زمان مواجه می‌شوند. فکر می‌کنید چرا گروه اول موفق هستند و گروه دوم همیشه با مشکل وقت مواجه است؟ پاسخ این است که احتمالا گروه اول با مدیریت زمان در کار آشنا است. یعنی می‌داند که چگونه زمان خود را در محیط کار مدیریت کنند. اما گروه دوم فاقد این مهارت است.
البته گاه ممکن است کارفرمایان و یا مدیران خود به مدیریت زمان کارمندان بپردازند، تا کارها با نظم و برنامه تعیین شده پیش برود. از این رو گاه ممکن است بخشی از مشکل کارمندانی که با کمبود زمان مواجه هستند، به کارفرما یا مدیر بازگردد. در هر صورت فرقی نمی‌کند مدیریت زمان توسط خود افراد صورت گرفته یا افراد مافوق آنها. آنچه که مهم این است که مدیریت زمان دارای اصول و تکنیک‌هایی است که یادگیری اصول و تکنیک‌های آن هم برای کارمندان و هم برای مدیران شرکت لازم است. اما تکنیک مدیریت زمان چیست؟ پیش از پرداختن به این موضوع ابتدا بهتر است بدانیم که مدیریت زمان چیست.
مدیریت زمان چیست و چه مزایایی دارد؟
به طور خلاصه، مدیریت زمان فرآیند سازماندهی، برنامه‌ریزی و کنترل استراتژیک زمانی است که صرف کارهای خود می‌کنید. با توجه به این تعریف، مدیریت زمان در محیط کار به فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی زمان، در محیط کار اطلاق می‌شود. مدیریت زمان مزایای زیادی دارد. از جمله این مزایا می‌توان به انجام کارها در مدت زمان مقرر یا حتی کمتر، بالا رفتن بهره‌وری کارها و افزایش اعتماد به نفس کارکنان در محیط کار و در نتیجه لذت بردن بیشتر از کار و پیشرفت شغلی می‌شود.
آشنایی با مدیریت زمان در ساخت رزومه برای کارجویان نیز کاربردی است. وقتی صحبت از گنجاندن مهارتهای مدیریت زمان در رزومه به میان می‌آید، افراد اغلب افراد تلاش می‌کنند تا در قسمتی از رزومه به این مهارت اشاره کنند. اما همانطور که همه می‌دانیم، فهرست کردن مهارتهای مدیریت زمان در رزومه یا ذکر این جمله که “من در مدیریت زمان عالی هستم” در طول مصاحبه کاری کافی نیست. مدیران به شواهد محکم و دقیقی در مورد نحوه به کارگیری مهارتهای مدیریت زمان نیاز دارند. در این رابطه ایران استخدام از جمله سایت‌های خوب کاریابی است که به شما در ساخت رزومه رایگان و نیز آشنایی با مهارتهای مدیریت زمان کمک می‌کنید.
اصول مدیریت زمان
بسیاری از افراد دوست دارند در زمان خود مدیریت مناسب را داشته باشند، اما چندان با آن آشنا نیستند و یا آنکه دوست دارند مهارت‌ها و اصول خود در مدیریت زمان را ارتقا بخشند. از این رو ممکن است دائماً در جستجوی راه‌هایی باشند که در مدیریت زمان به آنها کمک کند. اگرچه استراتژی‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد، اما برخی از آنها برای هر موقعیتی مناسب و کاربردی هستند. این اصول عبارتند از:
-
بفهمید که در حال حاضر وقت خود را چگونه می‌گذرانید.
اگر می‌خواهید مدیریت زمان شخصی خود را بهینه کنید، ابتدا باید بفهمید زمان شما به کجا می‌رود. به عبارتی باید بدانید زمان شما صرف چه کارهایی می‌شود. برای این کار بهتر است زمانی را که در محیط کار هستید و کارهایی را که انجام در آن اوقات می‌دهید، به مدت یک هفته ثبت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید بیشترین زمان شما صرف چه کارهایی می‌شود و در چه مواردی اتلاف وقت دارید تا بتوانید بر فعالیت‌هایی تمرکز کنید که بیشترین بازده را به همراه دارند.
علاوه بر این شما درک دقیق‌تری نسبت به مدت زمانی که انواع خاصی از کارها به طول می‌انجامد به دست خواهید آورد. این تمرین همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا زمانی از روز که بیشترین بهره‌وری را دارید تعیین کنید. به این ترتیب، متوجه می‌شوید چه زمانی روی پروژه‌های خود که به بیشترین تمرکز و خلاقیت نیاز دارند، کار کنید.
-
یک برنامه روزانه ایجاد کنید و به آن پایبند باشید.
این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار کاملاً حیاتی است. سعی کنید هیچ‌گاه روز خود را بدون فهرستی از کارهای سازماندهی شده شروع نکنید. قبل از اینکه محیط کار را ترک کنید، فهرستی از مهمترین وظایف روز بعد را بنویسید. این کار به شما کمک می‌کند که به محض رسیدن به دفتر، کار را ادامه دهید. از جنبه روانشناسی این تکنیک مانع از این می‌شود که شب‌ها بیدار بمانید و کارهایی که قرار است انجام شود را در مغز خود زیر و رو کنید. درعوض، ضمیر ناخودآگاه شما زمانی که خواب هستید بدون آنکه مانع تمرکزتان شود، به برنامه‌هایتان می‌پردازد، به این معنی که می‌توانید صبح‌ها با بینش جدید برای روز کاری بیدار شوید.
-
عاقلانه اولویت بندی کنید
اولویت بندی برای مدیریت موفق زمان در محل کار کلیدی است. برای اولویت‌بندی عاقلانه، با حذف کارهایی که از ابتدا نباید انجام می‌دادید شروع کنید. سپس سه یا چهار کار مهم را شناسایی کنید و ابتدا آن کارها را انجام دهید. به این ترتیب، مطمئن شوید که کارهای ضروری را تمام کرده‌اید.
همچنین لیست کارهای خود را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که آن را بر اساس اهمیت آن کار و نه بر اساس فوریت آن سازماندهی کرده‌اید. مسئولیت‌های مهم از دستیابی به اهداف شما حمایت می‌کنند، اما مسئولیت‌های فوری نیاز به توجه فوری دارند و با دستیابی به اهداف دیگران مرتبط هستند. به عنوان نمونه می‌توانید به شکل زیر اولویت‌بندی کنید:
- مهم و فوری: این وظایف دارای ضرب الاجل‌های مهم با فوریت بالا هستند – آنها را فوراً تکمیل کنید.
- مهم اما فوری نیست: این موارد مهم هستند اما نیازی به اقدام فوری ندارند- پس باید در اولویت دوم شما باشند.
- فوری اما مهم نیست: این وظایف فوری هستند اما مهم نیستند. آنها را به حداقل برسانید، زیرا این نوع کارها به خروجی شما کمک نمی‌کنند. آنها عموماً عامل حواس پرتی شما هستند که ممکن است ناشی از برنامه‌ریزی ضعیف دیگران باشد.
- نه فوری و نه مهم: این فعالیت‌ها ارزش کمی دارند و باید تا حد امکان جز اولویت‌های آخر باشند.
-
از تمایل به انجام چند کار خودداری کنید.
این اصل، یکی از ساده‌ترین نکات مدیریت زمان برای کار است، اما می‌تواند یکی از سخت‌ترین آنها نیز باشد. بر روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید و از همه عوامل حواس‌پرتی جلوگیری کنید. انجام چند کار ممکن است وسوسه‌انگیز باشد، اما اشتباه است. وقتی از یک کار به کار دیگر می‌روید تا همزمان همه آن کارها را باهم انجام دهید، زمان را از دست می‌دهید و بهره‌وری را کاهش می‌دهید. از طرفی ممکن است بسیاری کارها نیمه تمام بمانند.
-
برای کارها محدودیت زمانی تعیین کنید.
بخشی از برنامه‌ریزی شما باید شامل تعیین محدودیت‌های زمانی برای کارها باشد. یعنی برای آنها زمان معینی را در نظر بگیرید. برای این کار می‌توانید از تکنیک Pomodoro پومودورو استفاده کنید. این تکنیک بر پایه تقسیم زمان به چهار مرحله 25 دقیقه‌ای است که بعد از اتمام هر مرحله، چند دقیقه استراحت وجود دارد. علت انتخاب 25 دقیقه در واقع مدت زمانی است که سس پومودورو که یک نوع سس ایتالیایی است تهیه می‌شود. پس لیست کارهای خود را در قسمت‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین هر دوره استراحت کوتاهی داشته باشید. این تکنیک به افزایش تمرکز کمک می‌کند.
-
قرار دادن زمان استراحت
یکی از لذت‌بخش‌ترین نکات مدیریت زمان برای کار این است که استراحت را بخشی از برنامه خود قرار دهید. وقتی کاری را تمام کردید، به خود فرصت دهید تا نفس بکشید. حتما استراحت‌های کوتاهی برای شارژ شدن داشته باشید.
-
نه گفتن را یاد بگیرید.
اگر نه گفتن را یاد نگیرید، هرگز یاد نخواهید گرفت که چگونه زمان را در محل کار مدیریت کنید. فقط شما واقعاً می‌دانید که برای چه چیزی وقت دارید، بنابراین اگر برای تمرکز بر کارهای مهمتر نیاز به رد درخواستی دارید، در انجام آن تردید نکنید و یا اگر پروژه‌ای را انجام می‌دهید که مشخصاً به جایی نمی‌رسد، از رها کردن آن نترسید.
به جای انجام کارهای زیادی که ارزش کمی دارند یا بدون ارزش هستند، کارهای کمتری را انجام دهید که ارزش بیشتری ایجاد می‌کند. قانون 20-80 را به خاطر داشته باشید. 80 درصد خروجی شما از 20 درصد ورودی‌های شما می‌آید. پس تلاش خود را بر اساس این قانون متمرکز کنید.
-
سازماندهی کنید.
برای مدیریت موثر زمان، این نکته باید در لیست کارهای شما قرار گیرد. اگر انبوهی از کاغذها روی میزتان پراکنده شده است، پیدا کردن کاغذ مورد نیازتان مانند پیدا کردن سوزنی در انبار کاه است. پس سازماندی یا ایجاد نظم را نیز فراموش نکنید، زیرا بی‌نظمی می‌تواند باعث عدم تمرکز شود.
-
عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.
رسانه‌های اجتماعی، مرور وب، صحبت با همکاران، پیام‌های متنی، پیام‌های فوری و… می‌توانند باعث حواس‌پرتی شما شوند. کلید مدیریت زمان شخصی، فعال بودن برای خلاص شدن از شر آنها است. برای شروع می‌توانید دو عامل اصلی را که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود را شناسایی و حذف کنید. برای این کار بهتر است به مدت دو هفته روی آنها تمرکز کنید. به یاد داشته باشید که خواب کافی، نوشیدن آب کافی و تغذیه سالم همگی می‌توانند به شما کمک کنند تا در طول روز کاری متمرکز بمانید و کمتر دچار حواس‌پرتی شوید.
سخن نهایی
آشنایی با مهارت‌ها و اصول مدیریت زمان می‌تواند برای افراد در هر زمینه‌ای مفید و موثر باشد. خوشبختانه یادگیری این مهارت برای همه افراد با کمی تمرین و آموزش، امکان‌پذیر است. کافیست چند هفته تمرین کنید و میزان پیشرفت خود را نیز مشخص نمایید. بعد از کسب این مهارت حتما متوجه بهبود عملکرد خود خواهید شد. این موضوع علاوه بر آنکه بر روحیه، اعتماد به نفس و انگیزه شما تاثیرات مثبت خواهد گذاشت، بر تغییر دیدگاه مدیر یا کارفرمای شما نیز تاثیرگذار خواهد بود. از این رو اگر شاغل هستید و یا به عنوان کارجو دنبال یک شغل مناسب هستید، حتما به این مهارت توجه کنید. به نظر می‌رسد مواردی که به آنها اشاره شد برای یادگیری مهارت مدیریت زمان کافی باشد.
