منظور از شرح وظایف چیست؟ + دانلود نمونه فرم شرح وظایف
یکی از عواملی که موجب موفقیت سازمان‌ها و کسب و کارها می‌باشد، تعیین مسئولیت‌ها و وظایف کارمندان است. شرح وظایف به‌عنوان سندی مکتوب نقش هر فرد را در سازمان و یا هر مجموعه‌ای مشخص می‌کند. فرم شرح وظایف کارمندان علاوه‌بر تعیین مسیر کاری آن‌ها، موجب بهره‌وری و انسجام تیم‌ها نیز می‌شود. در این مطلب از ایران استخدام، به بررسی اهمیت و نحوه نگارش شرح وظایف می‌پردازیم. در انتهای مطلب نیز چند نمونه فرم شرح وظایف کارکنان را جهت استفاده مسئولان و مدیران مجموعه‌ها قرار داده‌ایم.
فهرست مطالب
منظور از شرح وظایف چیست؟
شرح وظایف مجموعه‌ای از تعریف وظیفه و مسئولیت‌هایی می‌باشد که یک فرد در موقعیت شغلی خود باید انجام دهد. شرح وظایف به تفصیل مشخص می‌کند که هر فرد در مجموعه باید چه کارهایی انجام دهد، چه انتظاراتی از او وجود دارد و به چه کسی باید گزارش دهد.
دلایل اهمیت تعیین شرح وظایف کارمندان
تعیین شرح وظایف کارمندان نه‌تنها به بهبود عملکرد فردی و تیمی کمک می‌کند، بلکه نقش مهمی در پیشبرد اهداف سازمان دارد. در ادامه به مهم‌ترین دلایل اهمیت این موضوع می‌پردازیم:
شفاف‌سازی نقش‌ها
تعیین وظایف به کارمندان کمک می‌کند تا نقش و مسئولیت خود را بصورت کامل درک کنند. این شفافیت باعث می‌شود هر فرد بداند که چه انتظاری از او وجود دارد و چگونه باید در جهت اهداف سازمان فعالیت کند.
افزایش بهره‌وری
با تعریف وظایف مشخص و روشن، از دوباره‌کاری و تداخل وظایف جلوگیری می‌شود. این موضوع موجب تمرکز کارمندان بر کارهای اولویت‌دار شده و در نهایت کارایی تیم افزایش می‌یابد.
بهبود ارزیابی عملکرد
مدیران می‌توانند براساس شرح وظایف، عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند. این معیار مشخص، امکان نظارت منظم و شناسایی نقاط ضعف و قوت کارمندان را فراهم می‌کند.
افزایش رضایت شغلی
کارمندانی که وظایف خود را به‌خوبی می‌شناسند و انتظارات از آن‌ها مشخص است، احساس هدفمندی و رضایت شغلی بیشتری خواهند داشت. این امر موجب ایجاد انگیزه و بهبود روحیه کاری می‌شود.
آموزش بهتر کارکنان
شرح وظایف به‌عنوان منبع مرجعی برای آموزش نیروهای جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارمندان تازه‌وارد با مطالعه این سند می‌توانند با وظایف خود سریع‌تر آشنا شده و به مسئولیت‌هایشان مسلط شوند.
تعیین وظایف دقیق و اصولی، پایه گذاری یک ساختار منظم و هماهنگ را در سازمان ایجاد کرده و موجب ارتقای عملکرد در تمامی سطوح می‌شود.
تفاوت شرح شغل و شرح وظایف چیست؟
در مدیریت منابع انسانی، شرح شغل و شرح وظایف دو مفهوم مرتبط اما متفاوتی هستند. شرح شغل یک نمای کلی از موقعیت شغلی است که شامل اطلاعاتی درباره عنوان شغل، هدف، الزامات تحصیلی و مهارتی و شرایط کلی کاری می‌باشد. این سند بیشتر در فرآیند استخدام و برای ارائه بازخوردی جامع از ماهیت شغل به متقاضیان استفاده می‌شود. در مقابل، شرح وظایف جزئیات دقیقی از فعالیت‌ها و مسئولیت‌های روزانه، هفتگی و دوره‌ای فرد در یک شغل را ارائه می‌دهد و برای مدیریت عملکرد کارکنان و شفاف‌سازی انتظارات به کار می‌رود. به بیان ساده، شرح شغل تصویری کلی از شغل است، در حالی که شرح وظایف به نحوه اجرای جزئیات آن شغل می‌پردازد.
چگونه شرح وظایف بنویسیم؟
تعیین و تدوین شرح وظایف برعهده مدیران ارشد سازمان و واحد منابع انسانی است. معمولاً تعیین این وظایف با همکاری مستقیم مدیران بخش‌ها صورت می‌گیرد، چرا که آن‌ها شناخت کاملی از نیازهای هر موقعیت شغلی و انتظارات سازمان دارند. واحد منابع انسانی هم با تدوین ساختاری منظم، اطمینان حاصل می‌کند که شرح وظایف استاندارد و هماهنگ باشد. در ادامه به بررسی مراحل نوشتن و نحوه نوشتن شرح وظایف مشاغل مختلف می‌پردازیم:
۱. جمع‌آوری اطلاعات اولیه
اهداف شغل، نیازهای سازمان و انتظارات مدیران را مشخص کنید. این اطلاعات پایه نوشتن شرح وظایف است.
۲. انتخاب عنوان شغلی
عنوان شغلی باید دقیق و شفاف باشد. مثلاً: کارشناس فروش.
۳. تعریف کلی شغل
یک پاراگراف کوتاه درباره هدف و نقش شغل بنویسید.
مثال: “مدیر فروش مسئول برنامه‌ریزی و نظارت بر عملکرد تیم فروش برای افزایش درآمد سازمان است.”
۴. وظایف و مسئولیت‌ها
وظایف را به صورت طبقه‌بندی‌شده بنویسید:
- روزانه: مانند پاسخ به تماس‌ها.
- هفتگی: مانند تهیه گزارش عملکرد.
- دوره‌ای: مانند برنامه‌ریزی استراتژی سالانه.
۵. ارتباطات شغلی
مشخص کنید فرد به چه کسی گزارش می‌دهد و با چه واحدهایی در ارتباط است.
مثال: “گزارش به مدیر ارشد و همکاری با واحد بازاریابی.”
۶. مهارت‌ها و الزامات شغلی
مهارت‌ها و تحصیلات موردنیاز را ذکر کنید:
- تحصیلات: کارشناسی در رشته مرتبط.
- مهارت‌ها: توانایی کار تیمی و تسلط به نرم‌افزارهای خاص.
۷. شاخص‌های ارزیابی عملکرد
معیارهای قابل اندازه‌گیری برای ارزیابی موفقیت شغلی تعیین کنید.
مثال: “افزایش ۲۰٪ فروش در سه ماه.”
۸. تنظیم قالب و مستند کردن شرح وظایف
پس از نوشتن تمام بخش‌ها، شرح وظایف را در قالبی استاندارد و خوانا تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات به‌صورت منطقی و منظم قرار گرفته باشند.
دانلود نمونه فرم شرح وظایف کارکنان
در این بخش، چند نمونه شرح وظایف پرسنل مختلف را قرارداده‌ایم. فرم شرح وظایف کارکنان به مدیران و واحدهای منابع انسانی کمک می‌کنند تا وظایف و مسئولیت‌های شغلی را به‌طور دقیق تعریف کنند و انتظارات از کارکنان را شفاف سازند.
| نمونه فرم شرح وظایف مدیر منابع انسانی |
| نمونه شرح وظایف مدیر عامل |
| نمونه شرح وظایف مدیر و کارشناس بازرگانی |
| نمونه شرح وظایف کارشناس فروش |
دانلود نمونه فرم خام شرح وظایف
راهنمای درج آگهی استخدام و جذب نیرو
کارفرمایان و صاحبان کسب و کار که به دنبال جذب نیروی مورد نیاز خود در مشاغل مختلف می‌باشند می‌توانند با عضویت به عنوان کارفرما در سایت ایران استخدام، آگهی استخدام نیروی مورد نیاز خود را درج نموده و با تعریف شرایط احراز و شرح وظایف کامل اگهی، نیروی متخصص مورد نیاز خود را استخدام نمایند.
جهت عضویت به عنوان کارفرما و درج آگهی استخدام در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
سخن پایانی
نوشتن شرح وظایف به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تا درک روشن‌تری از نقش‌ها و مسئولیت‌ها داشته باشند. همانطور که گفتیم این کار نه تنها باعث بهبود عملکرد سازمانی می‌شود، بلکه محیط کاری منسجم و هدفمندتری را ایجاد می‌کند. با استفاده از الگوها و اصول ذکرشده در این مطلب، می‌توانید شرح وظایف دقیق و موثری برای کارکنان خود تهیه کنید.
منبع: ایران استخدام
