مهارت های مورد نیاز منشی
منشی گری یکی از شغل‌های مهم و برجسته در سازمان‌ها و ادارات است که نقش مهمی در مدیریت و تنظیم امور روزانه دارد. اما منشی کیست و چه کاری انجام می‌دهد؟ منشی نه تنها یک پشتیبان اجرایی برای مدیران و تیم‌های مختلف است بلکه با ارتباطات داخلی و خارجی سازمان نیز سر و کار دارد. در این مقاله، به معرفی شغل منشی گری، مهارت های لازم برای منشی گری و شرایط منشی شدن خواهیم پرداخت.
فهرست مطالب
کار منشی چیست؟
اگر تا به حال به دفاتر اداری، مطب‌ها، سازمان‌ها و یا شرکت‌ها مراجعه کرده باشید، حتما با افرادی با عنوان منشی برخورد داشته‌اید. این شغل که بیشتر در میان خانم‌ها طرفدار دارد، در بسیاری از کسب و کارها تعریف شده است و همچنان افراد زیادی علاقه دارند وارد این حرفه شوند. با این حال این شغل نیز علیرغم آنکه شغلی آسان تصور می‌شود، نیازمند مهارت‌ها، تخصص و برخی از ویژگی‌های شخصیتی است.
برای این شغل وظایفی متعددی تعریف شده است.
برخی از این وظایف عبارت است از:
- پاسخ دادن به تلفن‌ها
- هماهنگ کردن روابط مردم با امور مربوط به دفتر یا سازمان
- بررسی ایمیل‌ها، فکس‌ها، پست‌ها و پیام‌های مربوط به شرکت یا سازمان
- برنامه‌ریزی امور مربوط به شرکت
- تایپ، تهیه و تلفیق گزارش‌ها
- تشکیل پرونده
- سازماندهی و خدمات جلسات (تهیه دستور کار و صورتجلسه)
- اجرای رویه‌ها و سیستم‌های اداری جدید
- ارتباط با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه
- ثبت یا پردازش صورتحساب‌ها یا هزینه‌ها
ویژگی های شخصیتی یک منشی موفق
ویژگی‌های شخصیتی یک منشی چیزی نیست که در مدرسه یاد گرفته شود، اما تاثیر زیادی بر توانایی و موفق بودن او در شغل خود دارد. به عنوان مثال فردی که دانش سازمانی ضعیف داشته باشد، نمی‌تواند درک عمیقی از کار سازمانی داشته باشد. پس وجود برخی از ویژگی‌های شخصیتی لازم است.
مهارت های ارتباطی
توانایی برقراری ارتباط موثر با اعضای داخلی سازمان و افراد خارج از آن امری حیاتی است، علاوه بر این، منشی اغلب می‌تواند اولین نقطه تماس مشتریان، ذینفعان و شرکای تجاری باشد. داشتن مهارت‌های ارتباطی حرفه‌ای، واضح و مؤثر نه تنها تضمین می‌کند که تعاملات به خوبی انجام می‌شود، بلکه تصور قوی از سازمان و فعالیت‌های آن نیز ایجاد می‌کند. پس در این رابطه داشتن شخصیت برونگرا گزینه خوبی به نظر می‌رسند.
دانش سازمانی
درک عمیق از درونیات شرکت، افراد حاضر در آن و روابط مربوط به آن به منشی اجازه می‌دهد تا بداند در صورت نیاز به کمک اضافی به چه کسی مراجعه کند. او همچنین می‌داند که چگونه از این دانش و شبکه‌های داخلی خود برای حفظ روابط سازنده در شرکت استفاده کند.
داشتن استقلال
منشی باید از حس مستقل بودن برخوردار باشد تا تحت تاثیر روابط و صحبت‌های افراد قرار نگیرد. فردی که تحت تاثیر عوامل مالی یا سایر موارد قرار بگیرد، نمی‌تواند به مدیریت روابط بپردازد.
جزئی‌گرا بودن
از دست دادن حتی کوچکترین جزئیات اغلب می‌تواند برنامه‌ریزی‌های انجام شده را خراب کند. گاه یک خطا یا نادیده گرفتن یک موضوع جزئی نیز می‌تواند تأثیر شدیدی بر کسب و کار شرکت داشته باشد. در نتیجه، دقیق بودن با توجه مداوم به جزئیات، نیز از ویژگی‌های شخصیتی است که می‌تواند در حرفه منشی‌گری مفید باشد.
متعهد بودن
معمولاً می‌توان تعهد را نادیده گرفت، اما بهترین منشی‌ها معمولاً به شدت به کار خود وفادار هستند. رؤسا از منشیانی که متعهد، فداکار و دارای حس قوی وفاداری هستند، بسیار قدردانی می‌کنند.
داشتن صبر و حوصله لازم
منشی بودن گاه مستلزم آن است که ساعت‌ها پشت میز بنشینید و به تلفن‌ها پاسخ دهید. ویژگی که شاید هر کسی توان انجام آن را نداشته باشد. از این رو اگر حوصله کافی برای پاسخگویی به تلفن‌ها و یا کلنجار رفتن با ارباب رجوع را ندارید، ممکن است زود از این شغل خسته شوید. شاید یکی از دلایلی که خانم‌ها به سمت این شغل می‌روند نیز در همین موضوع نهفته باشد.
مهارت های لازم برای منشی گری
کارفرمایان برای جذب نیروی حرفه ای در هنگام درج آگهی داشتن برخی مهارت های لازم برای منشی گری را ضروری دانسته و در شرایط احراز به آنها اشاره می کنند.
مهارت های برتر منشی که برای استفاده متخصصان اداری در محل کار مفید است عبارتند از:
ارتباط کلامی و نوشتاری
منشی‌های حرفه‌ای اغلب از ارتباطات شفاهی و کتبی در یک دفتر برای انجام کارهای متعددی مانند ارسال ایمیل به مشتریان یا کارمندان، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی و خوشامدگویی به مهمانان در صورت کار در جلوی دفتر استفاده می کنند. توانایی برقراری ارتباط واضح با دیگران به شما این امکان را می‌دهد که پیام‌های مهم میان افراد مختلف را منتقل و یا رد و بدل کنید.
مهارت‌های کامپیوتری و فنی
شما می‌توانید اکثر وظایف اداری را در رایانه با استفاده از برنامه‌های کاربردی یا سیستم‌های نرم افزاری شرکت انجام دهید. همچنین باید بدانید که چگونه از سایر قطعات اولیه تجهیزات اداری مانند پرینترها یا اسکنرها استفاده کنید تا در مواقع لازم کپی تهیه کنید یا مواد ضروری را برای پرونده سازی برای استفاده و ارجاع بعدی چاپ کنید.
نرم افزارهای مورد نیاز منشی
منشی‌ها باید تایپیست سریع و دقیقی باشند. آنها همچنین برخی از اطلاعات را وارد کنند، بنابراین باید با Microsoft Excel و سایر نرم افزارهای مربوط به وارد کردن اطلاعات آشنا باشند. آشنایی با سایر نرم‌افزارهای Microsoft Office مانند Word و PowerPoint نیز لازم است. هر گونه مهارت اضافی در کامپیوتر، مانند توانایی طراحی یا ویرایش صفحات وب، یک امتیاز بزرگ محسوب می‌شود. البته در مواردی که منشی فاقد مهارت‌های کامپیوتری و نرم افزار منشی گری است، در این مواقع آموزش کار با کامپیوتر برای آنها و یا حتی سایر کارمندان در نظر گرفته می‌شود تا مهارت لازم را کسب کنند.
حل مسئله و تفکر انتقادی
گاه ممکن است یک منشی مسئول اتخاذ یک تصمیم باشد و یا ممکن است چالش‌های خاصی برای سازمان وجود داشته باشد که نیازمند راه‌حل‌های سریع و منطقی است. بنابراین شما باید از توانایی‌های حل مسئله و تفکر انتقادی خود برای ارائه استراتژی‌های نوآورانه استفاده کنید که عملکرد شرکت را بهبود بخشد و مشکلات شرکت را حل کند.
مدیریت زمان و داشتن چند وظیفه‌ای
مدیران ممکن است چندین کار و پروژه را به طور همزمان تعیین کنند که از شما انتظار می‌رود در مهلت‌های زمانی محدود آن را ارسال کنید. بنابراین ضرورت مدیریت زمان و برآمدن از عهده چندوظیفه‌ای بودن در اینجا خود را نشان می‌دهد.
مدرک تحصیلی مورد نیاز برای منشی گری
در گذشته منشی‌ها بدون توجه به تحصیلات و مدرک استخدام می‌شدند. از این رو ممکن بود در یک مطب، دو منشی با مدرک تحصیلی متفاوت همچون دیپلم و لیسانس استخدام شوند و هر دو با وظایف یکسان، حقوق یکسان دریافت کنند. اما امروزه به دلیل تخصصی شدن این شغل، کارفرما ترجیح می‌دهد افرادی را که دارای مدرک منشی گری و تخصص یا تحصیلات مرتبط با این شغل را دارند، استخدام نماید.
برای منشی شدن چه رشته ای باید خواند؟
جالب است بدانید برای این شغل، رشته دانشگاهی امور دفتر منشی گری نیز تعریف شده است. از این رشته به عنوان رشته منشی گری نیز یاد می‌شود. رشته‌ای که پیش از این وجود نداشت و نشانه‌ای از پیشرفت در کار منشی‌گری، اهمیت آن و تخصصی شدن آن است.
علاوه بر این رشته، رشته‌هایی چون روابط عمومی، روانشناسی، جامعه شناسی و برخی از رشته‌های مدیریت نیز می‌توانند با این شغل در ارتباط باشند. البته هنوز هم برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها، بدون توجه به مدرک و یا رشته تحصیلی، افراد را استخدام می‌کنند و مهارت و تجربه را بر مدرک تحصیلی ترجیح می‌دهند.
برای منشی شدن چه مدارکی لازم است؟
مدارک لازم جهت استخدام شدن به عنوان منشی با توجه به نیازمندی‌های مجموعه‌ای که منشی استخدام می‌کند می‌تواند متفاوت باشد. برای مثال جهت استخدام در شرکت های تولیدی معمولا مدرک حسابداری لازم است. برای منشی گری در برخی شرکت‌های چاپ و طراحی مدرک فتوشاپ و برای منشی گری در سایر شرکت ها جهت انجام امور تایپ و… مدرک مهارت های هفتگانه کامپیوتر (ICDL) لازم است.
بررسی حقوق و درآمد منشی
حقوق و درآمد منشی با توجه به محل کار او متفاوت است. ممکن است فردی منشی مطب یا دفتر اداری کوچک باشد، اما فرد دیگری در یک سازمان بزرگ مشغول به این کار باشد. بنابراین طبیعیست که حقوق و درآمد این دو فرد یکسان نیست، زیرا وظایف و مسئولیت‌های آنان متفاوت است.
از این رو ممکن است فردی حداقل حقوق و مزایای تعیین شده توسط وزارت کار را دریافت کند، اما حقوق فرد دیگری چند برابر این حقوق باشد. از طرفی ممکن است حقوق دریافتی افراد با توجه به حق اولاد، بیمه، میزان تحصیلات و نوع فعالیت منشی اعم از دورکاری یا حضوری متفاوت باشد که شما می توانید با بررسی آگهی های استخدام منشی بصورت دورکار یا حضوری و مطالعه شرایط آنها از میزان حقوقی که کارفرما برای آن شغل در نظر گرفته مطلع شوید.
منشی در چه دفاتری استخدام می‌شود؟
شغل منشی گری امروزه به یک شغل تخصصی تبدیل شده است و بسیاری از مشاغل به دلیل سهولت در انجام کارهای خود نیاز به منشی دارند. از این رو منشی می‌تواند در دفاتر اداری، مطب‌ها، بیمارستان‌ها، کلینیک‌ها، شرکت‌های تولیدی، بازرگانی و حقوقی… استخدام شود. از میان دفاتری که یک منشی می‌تواند مشغول به کار شود، مطب‌های پزشکی بسیار متداول‌تر از سایر مکان‌ها هستند.
منشی جوابگوی تلفن
استخدام منشی جوابگوی تلفن و یا منشی تلفنی نیز شکل دیگری از استخدام در این شغل است. در این شکل از کار برخی از منشی‌ها تنها با هدف پاسخ دادن به تلفن استخدام می‌شوند. کار منشی تلفنی محدود به پاسخ دادن به تلفن‌ها و یا تعیین وقت برای ارباب رجوع است.
منشی مطب
تا جایی که بسیاری منشی را به عنوان فردی که در مطب کار می‌کند می‌شناسند. منشی مطب یا پزشک وظایفی همانند سایر منشی‌ها دارد. به عنوان نمونه پاسخ دادن به تلفن‌ها، تعیین وقت برای بیماران جهت ملاقات با پزشک، نگهداری پرونده بیماران، گاه چک کردن نسخه آنها و… از این رو می‌توان گفت تفاوت چندانی میان منشی مطب با منشی سایر حرفه‌ها وجود ندارد. برای اطلاع از وظایف و مسئولیت هایی که برای یک منشی مطب در نظر گرفته می شود می توانید به آگهی های استخدام منشی مطب در سایت ایران استخدام مراجعه کنید.
مطلب مرتبط: آشنایی با شغل منشی مطب و بررسی وضعیت استخدام آن
منشی شدن در سربازی
سربازی نیز از دیگر جاهایی است که افراد می‌توانند منشی شوند. این امر نیاز به شرایط خاصی ندارد، با این حال افسران مافوق، افرادی را که صلاحیت بیشتری برای این پست دارند انتخاب می‌کنند. او وظیفه ارتباط میان سربازان و افسران و درجه‌داران نظامی مافوق را بر عهده دارد. او همچنین مسئول پاسخگویی به تلفن‌های پادگان یا محل تعیین شده نیز است.
منشی دورکار
با تغییراتی که دنیای فناوری به وجود آورده و امکان تبادل لحظه‌ای اطلاعات را محقق کرده، بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند به صورت مجازی یا دورکار فعالیت داشته باشند. فعالیت دورکاری برای بسیاری از مشاغل تعریف شده است و در مورد شغل منشی نیز این امکان به وجود آمده است.
منشی دورکار معمولا وظایفی همچون پاسخ دادن به تلفن‌ها، تماس با مشتریان یا ارباب رجوع، هماهنگ کردن وقت ملاقات میان ارباب رجوع با کارفرما، دریافت پیام ارباب‌رجوع و بررسی آنها، دریافت و در موارد لازم ارسال فکس و وظایفی از این قبیل را بر عهده دارد.
سخن پایانی
شغل منشی گری گرچه ظاهرا شغل آسانی به نظر می‌رسد، اما مشکلات و سختی‌های خاص خود را دارد. این شغل نیز به مانند بسیاری از مشاغل، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی خاص خود را می‌طلبد. با این حال، یکی از مزیت‌های خوب این شغل، چشم انداز و نیز بازار کار خوب آن آن است. چنانچه امروزه ساده‌ترین مشاغل نیز برای پیشبرد بهتر کارهای خود، وجود منشی را لازم می‌دانند. با توجه به این توضیحات و تعریف منشی اگر شما نیز به این شغل علاقمند هستید می‌توانید جهت پیدا کردن آخرین آگهی‌های استخدامی به کاریابی مجازی ایران استخدام مراجعه کنید. در این سایت انواع متنوعی از آگهی‌ها همچون استخدام منشی در تهران و سایر شهرهای ایران با تحصیلات، سن و سایر شرایط متفاوت برای کارجو وجود دارد.
جهت مشاهده آگهی های استخدام منشی در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
منبع: ایران استخدام
