چگونه یک استعفا نامه حرفه ای بنویسیم؟
آیا تا به حال به استعفا از کار فعلیتان فکر کرده‌اید؟ آیا از عواقب استعفا آگاه هستید و می‌دانید که چطور باید محترمانه و حرفه‌ای یک نامه استعفا شغلی آماده کنید؟ احتمالا همه ما به دلایل مختلفی با این شرایط روبرو می‌شویم. این دلایل متفاوت هستند، از عوض کردن شغل گرفته تا فرصت‌های بهتر و … ما در این مطلب از ایران استخدام قصد داریم که به صورت مفصل در مورد استعفا شغلی و همچنین چَم و خَم آن صحبت کنیم. اینکه اصلا باید از کجا شروع کنید و چطور به نتیجه برسید. اگر دوست دارید که در این زمینه اطلاعات بیشتری بدست بیاورید پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این پست همراه ما باشید.
فهرست مطالب
چگونه استعفا دهیم؟
زمانی که صحبت از استعفای شغلی میشود با چالش‌ها و نگرانی‌های زیادی روبرو خواهیم شد. البته که میتوانید با دنبال کردن حرفه‌ای و اصولی مراحل استعفا یک کناره‌گیری درست داشته باشید. دلایل استعفا هم همان طور که گفتیم متفاوت است که در ادامه بیشتر در مورد آن‌ها صحبت می‌کنیم. اما مسئله اینجاست که شما نباید از سر لج و لجبازی اقدام به ترک شغل کنید، قرار نیست راه‌های پشت سرتان را خراب کنید. تا جای ممکن باید کاملا با حسن نیت و کاملا حرفه‌ای به شرکتی که در آن کار میکنید نامه استعفای خودتان را تحویل دهید. به یاد داشته باشید که برای موقعیت‌های شغلی بعدی‌تان می‌توانند از شرکت قبلی به عنوان یک رفرنس (مرجع کاری) اطلاعات جمع کنند، پس بهتر است که ارتباط حرفه‌ای خودتان را حفظ کنید. خب، اگر موافق باشید به بقیه ماجرا بپردازیم.
استعفا یعنی چه و دلایل استعفا کدام اند؟
استعفا یعنی یک نیروی کار شخصا و به صورت داوطلبانه شغل فعلی خودش را ترک می‌کند. زمانی که شغل خود را ترک میکنید، تمامی مسئولیت‌های شغلی از دوش شما برداشته میشود، به علاوه شما تمامی مزایایی که در موقعیت شغلی‌تان داشتید را از دست میدهید. همان طور که واضح است، منظورمان حقوق، بیمه، خدمات درمانی و سایر مزایا میبشد.
استعفا دادن افراد از موقعیت های شغلی دلایل متفاوتی میتواند داشته باشد. در ادامه به بررسی این دلایل میپردازیم:
-
موقعیت شغلی بهتر و جدید
یکی از اصلی‌ترین دلایل و بهانه برای استعفا از کار، پیدا کردن موقعیت شغلی جدید و تغییر شغل است. وقتی صحبت از موقعیت شغلی بهتر میشود منظورمان حقوق بیشتر، شرایط کاری بهتر و البته مزایای بهتر است. البته پیشنهاد ما به شما این است که قبل از استعفا از شرایط شغل جدیدتان مطمئن شوید. همچنین تنها در صورتی استعفانامه خودتان را ارسال کنید که پیشنهاد کاری قطعی دریافت کرده‌اید.
-
سرمایه گذاری بر روی مهارت‌های فردی و توسعه قابلیت‌ها
یکی دیگر از دلایل استعفا دنبال کردن فرصت‌های آموزشی و توسعه مهارت‌های فردی به منظور پیشرفت شغلی است. در چنین شرایطی بجای اینکه نصفه و نیمه هم به کارتان برسید و هم برای آموزش خودتان وقت بگذارید میتوانید از کارتان به صورت موقت استعفا دهید. البته برخی از شرکت‌ها این امکان را به شما می‌دهند تا مدتی مرخصی بدون حقوق بگیرید و بعد از اتمام دوره‌ها به کارتان بازگردید.
-
مهاجرت به یک شهر یا کشور دیگر
زمانی که قصد مهاجرت به یک شهر یا کشور دیگر را داشته باشید مجبورید از کار فعلیتان استعفا دهید، مگر اینکه شرکت و مجموعه شما شعبه دیگری در مقصد جدیدتان داشته باشد، یا اینکه شانسی برای دورکاری داشته باشید. اگر که مشتاقید حتی بعد از جابجایی هم در شغل فعلیتان فعالیت کنید بهتر است که با کارشناسان و متخصصین نیروی انسانی مشورت کنید تا ببینید امکان دورکاری برایتان فراهم است یا خیر.
شما به یک بهانه برای استعفا از کار نیاز ندارید، بلکه باید یک دلیل منطقی داشته باشید، دلیلی که تاثیرات منفی بر روی زندگی و سلامت کاری شما خواهد داشت. فراموش نکنید این فرآیند عواقب خودش را دارد.
-
مشکلات زمانبندی
کار کردن برای مجموعه‌ای که ساعات کاری طولانی و فشرده‌ای دارد به شدت فرسایشی است. تا جایی که این امر منجر به اختلال در انجام کارهای زندگی شخصی‌تان میشود و حتی روابط‌تان را تحت شعاع قرار می‌دهد. در چنین شرایطی پیدا کردن شغلی که بتوانید با توجه به ساعات کاری آن بین زندگی شخصی و حرفهایتان تعادل ایجاد کنید گزینه بهتری است.
-
بیماری و مشکلات سلامتی
بیماری فردی یا حتی بیماری یکی از اعضای خانواده از دیگر دلایل موجه برای استعفاست. بخصوص زمانی که چنین شرایطی بر روی کیفیت کار یا انجام پروژه‌ها تاثیر منفی می‌گذارد. از طرفی در چنین موقعیتی میتوانید با مشورت با منابع انسانی تا زمان بهبودی کامل چند وقتی را مرخصی بگیرید.
-
شرایط سخت محیط کاری
یکی دیگر از اصلی‌ترین دلایل برای استعفا شرایط سخت محیط کاریست. از چالش برانگیز بودن کار کردن با همکاران یا مدیرتان گرفته تا جو منفی که در مجموعه احساس میکنید.
“دلایل زیادی برای استعفا شغلی وجود دارند، اما هیچ دلیلی ندارد که این فرآیند برایتان بیش از اندازه نگران کننده یا استرس زا باشد. ما اینجاییم تا به شما در این مسیر کمک کنیم”
- مطلب مرتبط: بررسی دلایل استرس کاری و مدیریت آن
انواع استعفا کدام اند؟
باتوجه به شرایطی که فرد با قرارگیری در آن اقدام به استعفا می‌کند، انواع استعفا عبارتند از:
-
استعفای تحت فشار
در این نوع از استعفا فرد خود مایل به استعفا نیست و با فشارهای اطرافیان مجبور به استعفا میشود. بطور مثال مدیری مایل به استعفا و ترک کار خود نیست اما برخی از مراکز قدرت خارج از قدرت او، بوسیله راه‌های قانونی و یا غیرقانونی و با اعمال فشارهایی او را وادار به استعفا و ترک شغل می‌کنند.
-
استعفای داوطلبانه
استعفای داوطلبانه گونه‌ای از استعفا است که فرد بصورت داوطلبانه و بدون تحت فشار قرار گرفتن از سمت مقامات بالاتر و یا اذهان عمومی و …. اقدام به استعفا می‌کند. استعفا به دلیل حقوق کم میتواند یکی از مثال‌های این نوع استعفا باشد.
-
استعفای اجباری
نوع سوم استعفا، استعفای اجباری است. به زمانی گفته میشود که بطور مثال مدیری در سازمانی مشغول بکار باشد اما سازمان اجازه ندهد هیچ کدام از دستورات و برنامه‌های او به مرحله‌ی اجرا برسند. در اینصورت او مجبور به استعفا خواهد شد.
-
استعفای فریبکارانه
در استعفای فریبکارانه معمولا شخص در شرایط خاص ادعای استعفا می‌کند تا اذهان عمومی آرام بگیرد و سپس به شغل خود برمی‌گیرد. در این نوع استعفا معمولا مدیران ارشد بصورت نمادین با استعفای او مخالفت می‌کنند و اجازه استعفا نمی‌دهند.
عواقب استعفا چیست؟
عواقب استعفا میتواند برای شما خوب یا بد باشد. تاثیرات مثبت و یا منفی در زندگی شما ایجاد کند.
قبل از اقدام به استعفا از کار بخوبی در این باره فکر کنید. به اینکه مشکلاتی که دارید تا چه حد بزرگند؟ آیا این مشکلات موقتی‌اند یا خیر؟ شغل جایگزینی یافته‌اید؟ اگر نه تا زمان یافتن شغل جدید میتوانید بدون درآمد زندگی کنید؟ چرا که استعفا عواقب مختص خود را دارد که از آن جمله می‌توان به تاثیر منفی روی رزومه، شناختن شما بعنوان یک فرد بی‌ثبات، ایجاد وقفه در روند زندگی و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد. در ادامه ابتدا به معایب استعفا میپردازیم سپس به بررسی مزایای استعفا از کار هم خواهیم پرداخت.
- مطلب مرتبط: عواقب ترک کار چیست؟
معایب استعفا چیست؟
از معایب ترک شغل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
از دست دادن درآمد
درصورتی که هنوز شغلی جایگزین برای خود پیدا نکرده باشید، مدتی را بدون درآمد خواهید گذراند پس بررسی کنید که آیا توانایی مالی برای چنین شرایطی را دارید؟ همچنین توجه داشته باشید که ممکن است شغل جدیدتان حقوقی کمتر از شغل قبلیتان داشته باشد.
-
عدم اطمینان
این نکته را درنظر داشته باشید که هیچ تqمینی وجود ندارد که در شغل جدید خود با مشکلاتی که در شغل فعلیتان روبرو هستید، درگیر نشوید. این مشکلات می‌توانند عدم سازگاری با مدیر، کنار نیامدن با همکاران و مسائلی از این قبیل باشند.
-
تاثیر منفی روی رزومه
مشاهده سابقه استعفا میتواند در زمان استخدام تاثیر منفی روی کارفرما داشته باشد. چراکه ممکن است فکر کند شما فردی بی‌ثبات و یا کم طاقت هستید.
-
از دست دادن مزایای شغلی
اگر در محیط کاری فعلیتان بیمه باشید و از مزایای شغلی خاصی برخوردار بوده باشید سابقه بیمه‌تان قطع شده و تمامی آن مزایا را با استعفا از دست خواهید داد.
- مطلب مرتبط: جزئیات مربوط قانون ترک کار
مزایای استعفا چیست؟
ترک شغل در کنار معایبی که گفته شد مزایایی نیز دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها میپردازیم:
-
کاهش استرس
حتی اگر شغل شما یک کار پاره وقت باشد، می‌توان گفت زمان زیادی از یک هفته را صرف شغلتان میکنید. پس درصورتی که کار و یا محیط کاریتان طوری نباشد که از لحاظ روانی از آن رضایت داشته باشید، میتواند سایر جنبه‌های زندگیتان را نیز تحت تاثیر قرار دهد. بطور مثال اگر رفتار مدیر مربوطه‌تان شما را آزار دهد، علاوه‌بر اینکه باعث استرس شما میشود، تمرکز و خلاقیت شما در کار را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد.
-
فرصت‌های بیشتر برای پیشرفت
فرصت‌های شغلی جدید میتواند شرایط پیشرفت شما را هم از نظر مالی و هم از لحاظ کاری فراهم کند. درصورتیکه امکان پیشرفت شما در کار وجود نداشته باشد بطور مثال امکان ارتقا به سمت‌های بالاتر نباشد استعفا از آن میتواند به پیشرفتتان کمک کند.
چگونه از کار استعفا دهیم؟
درست مانند فرآیند استخدام، استعفا دادن هم مراحل و قوانین خاص خودش را دارد. ما در ادامه مراحل این فرآیند را بررسی می‌کنیم:
-
دلایل‌تان برای خروج از کار را آنالیز کنید
قبل از اینکه شغلتان را ترک کنید ابتدا بهترست تا لیستی از دلایل‌تان تهیه کنید. در نهایت ببینید که آیا این دلایل ارزش ترک کردن موقعیت شغلی و حرفهایتان را دارد یا نه.
-
به بخش مرتبط اطلاع دهید
بعد از مشخص شدن دلایل استعفا باید به بخش منابع انسانی و مدیرتان اطلاع دهید. در نهایت از آن‌ها بخواهید که در این مسیر با راهنمایی، فرآیند استعفایتان را سریع‌تر کنند.
-
اطلاعیه دو هفته‌ای را فراموش نکنید
زمانی که شما شغلتان را ترک میکنید جایگاه شما خالی میشود و دیگر کسی نیست که وظایف‌تان را انجام دهد. شما باید دو هفته زودتر این خبر را منتشر کنید تا شرکت قادر به جذب یک نیروی جایگزین باشد. البته که این مدت زمان این اطلاعیه برای شغل‌های دولتی و غیر دولتی فرق می‌کند.
-
یک نامه استعفا رسمی بنویسید
همان طور که در ابتدای متن هم گفتیم برای این کار شما به یک بیانیه کتبی یا همان استعفا نامه نیاز دارید. این نامه قصد شما برای ترک کردن شغلتان را به صورت رسمی نشان می‌دهد. بالاتر از بایدها و نبایدهای این موضوع صحبت کردیم.
-
کارهای‌تان را جمع و جور کنید
به یاد داشته باشید که قبل از ترک کردن شرکت باید تمامی پروژه‌ها و کارهایی که بر دوش شما هستند را به اتمام برسانید. در این مهلت دو هفته‌ای فرصت دارید که کارهای‌تان را جمع و جور کنید.
-
در صورت امکان از همکاران‌تان قدردانی کنید
اگر فرصت و زمان این را دارید با همکاران خود در مورد مسئله استعفایتان صحبت کنید و آن‌ها را برای همکاری با یک نیروی جدید آماده کنید. از طرفی برای مدت زمان همکاری‌تان و ارتباطی که با یکدیگر داشتید از آن‌ها تشکر کنید.
-
درخواست معرفی نامه کنید
اگر که به صورت رسمی از شغلتان استعفا دهید میتوانید بعدها و برای موقعیت‌های پیش‌رو از کار قبلیتان به عنوان یک مرجع و معرفی نامه استفاده کنید. میتوانید از مدیر یا همکارتان بخواهید که معرف شما باشند. این موضوع قضیه کاندید بودن شما برای شغل بعدی‌تان را کمی تضمین می‌کند و در حین جستجوی یک شغل جدید به کارتان می‌آید.
استعفا نامه چیست؟
و اما می‌رسیم به مهم‌ترین بخش این مطلب یعنی اینکه استعفا نامه چیست؟ برای خروج از شغل شما به یک متن استعفا کتبی و بیانیه شفاهی نیاز دارید. بیانیه شفاهی همان گفت و گوییست که با مدیرتان خواهید داشت و بیانیه کتبی استعفا نامه رسمی است که به بخش نیروی انسانی تحویل میدهید.
- مطلب مرتبط: 13 نمونه متن استعفا برای قطع همکاری
متن نامه استعفا از کار شامل چه نکاتی است؟
متنی که شما برای استعفا تنظیم میکنید یک متن معمولی نیست. در نوشتن متن استعفا باید به یک سری نکات اصولی توجه کنید تا استعفا نامه شما مشکلی در روند تغییر شغل شما و حتی آینده شغلی شما نداشته باشد. ما در ادامه از بایدها و نبایدهای متن ادبی برای استعفا بیشتر حرف می‌زنیم.
بایدهای استعفا نامه:
- حتما تاریخ و زمان نوشتن نامه استعفا را ثبت کنید: این کمک می‌کند تا یک فایل کاملا رسمی و استعفا نامه قانونی تهیه کنید.
- در نامه مخاطب خودتان را مشخص کنید و به صورت مستقیم به نام این فرد اشاره کنید. این فرد میتواند مدیرتان باشد یا حتی مدیر منابع انسانی باشد.
- دلیل استعفا را ذکر کنید: هر شخصی دلایل متفاوتی برای ترک شغل دارد اما یادتان نرود که حتما دلیل ترک شرکت را بیان کنید.
- زمان آخرین روز کاریتان را مشخص کنید: به طور معمول و طبق قوانین استعفا از کار اکثر شرکت‌ها و مجموعه یک زمان دو هفته‌ای تا استعفا دارند. با این حال شرایط ترک کار از شرکت خصوصی تا مجموعه‌های دولتی ممکن است کمی متفاوت باشد. بعد از مطالعه مستندات زمان ترک شغلتان را اعلام کنید.
- فراموش نکنید که در چند جمله از مجموعه تشکر کنید و ویژگی‌های مثبت شرکت در زمان فعالیت‌تان را حتما ذکر کنید.
- مراحل استعفایتان را مشخص کنید و همچنین ذکر کنید که از هر کمکی برای تسریع این فرآیند قدردانی میکنید.
- یک پایان برای نامه‌تان در نظر بگیرید، ترجیحا مودبانه و کوتاه. همچنین حتما نامه را با نام و امضای خودتان در انتها به اتمام برسانید. پیشنهاد می‌کنیم از کلماتی مانند با تشکر و با احترام، استفاده کنید.
- از ادبیات درست استفاده کنید، اگر که قصد استعفا از شغل نظامی یا استعفا از کار دولتی دارید مطمئن شوید که از ادبیات مناسب چنین مجموعه‌ها و ارگان‌هایی استفاده میکنید. بدون شک متن استعفا نامه نظامی زمین تا آسمان با نامه درخواست خروج از یک شرکت محلی کوچک فرق دارد.
نبایدهای استعفا نامه:
- حتی اگر در شرایطی نه چندان ایده‌آل در حال ترک شغلتان هستید، از این نامه به عنوان فرمی برای بیان شکایات استفاده نکنید.
- با فرض اینکه بهترین موقعیت شغلی به شما پیشنهاد شده، به هیچ عنوان درباره شغل جدیدتان لاف نزنید و دروغ نگویید.
- بدون خداحافظی و تشکر نامه را تمام نکنید.
- احساساتی نشوید، فراموش نکنید که این یک نامه کاملا رسمی و قانونی است و قرار نیست از خاطرات زمان کارتان در آن حرفی بزنید.
- هیچ قول و وعده‌ای ندهید، اگر که قرار نیست به آن‌ها عمل کنید.
- تنها بیان یک دلیل اصلی برای ترک شغل کافیست و نیازی نیست لیستی بلند بالا از تمامی دلایل استعفایتان تهیه کنید.
- از متن استعفا نامه اعتراضی پرهیز کنید و به هیچ عنوان از ادبیات طلبکارانه استفاده نکنید، یادتان باشد قرار نیست پل‌های پشت سرتان را خراب کنید.
فرقی نمی‌کند شما مسئول فنی یک شرکت بزرگ باشید یا مدیر ساختمان مجتمع‌تان، میتوانید با یک سرچ ساده نمونه‌های زیادی از استعفانامه مسئول فنی و حتی استعفانامه مدیر ساختمان را در اینترنت پیدا کنید و در نهایت با توجه به شرایط خودتان آن‌ها را شخصی سازی کنید.
راهنمای نحوه استعفا از کار های دولتی و کار خصوصی
-
استفا از کار و شغل دولتی
خروج و استعفا از کار دولتی شرایط متفاوتی نسبت به شغل‌های خصوصی دارد. به عنوان مثال طبق قوانین استعفا و ترک کار استعفا نامه کارگر باید 1 ماه زودتر به مدیر و مراجع تحویل داده شود این موضوع برای استعفا از کار معلمی هم صدق می‌کند.
-
استعفا از کار خصوصی
در شغل‌های خصوصی و و نیمه خصوصی شما میتوانید دو هفته قبل این موضوع را اطلاع دهید.
مسئله دیگری که اینجا با آن روبرو هستید نوع قرارداد شما با سازمان و ارگانیست که در آن فعالیت میکنید. فراموش نکنید که قرارداد موقت و دائم هر دو از نوع قرارداد لازم هستند، قراردادهای لازم قراردادهایی هستند که طرفین بعد از امضای قرارداد موظف خواهند بود به تمامی قوانین آن پایبند باشند و حق منحل کردن آن را ندارند، فقط در یکسری شرایط خاص یکی از طرفین قرارداد میتواند قراردادهای لازم را منحل کند. به عنوان مثال خود کارفرما در صورت قصور و تخلف کارگر حق فسخ قرارداد را دارد، فرقی هم نمی‌کند لازم باشد یا جایز. به طور کلی قوانین ترک کار ایجاب می‌کند که در چنین شرایطی مجمع بالاتری به فسخ یک طرفه قرارداد رسیدگی کند.
- مطلب مرتبط: قرارداد کار چیست؟ آشنایی با انواع قرارداد کار
بد نیست بدانید که نوع دیگر قراردادها، نمونه جایز است. همان طور که از نام این مدل مشخص است اینجا هر کدام از طرفین می‌توانند به خواست و اراده خودشان آن را منحل کنند. یعنی هم کارفرما و هم کارگر می‌توانند درخواست منحل شدن قرارداد را صادر کنند.
به علاوه اینکه درخواست استعفا از آموزش و پرورش بعد از بررسی استعفانامه در مدت زمان یک ماهه بررسی میشود. اگر در این مدت زمان خبری از رد یا قبول درخواست استعفا نبود یعنی با درخواست شما موافقت نشده است.
سخن پایانی
همان طور که خودتان هم می‌دانید نیرویِ یک سازمان از سرمایه‌های سازمان است و نقش اساسی در پیشرفت و ترقی آن دارد. همچنین سازمان‌ها گاها وقت و انرژی زیادی صرف توسعه و آموزش نیروهای خود می‌کنند. در نتیجه طبق قوانین استعفا در قرارداد کار موقت نیروی کار فقط نمی‌تواند بسته به خواست و میل خود درخواست قطع همکاری را صادر کند بلکه باید با توجه به قوانین سازمان استعفانامه خودش را منتشر کند و در صورت منطقی بودن دلایل و موافقت با آن‌ها از کارش خارج شود.
خروج از کار هم مراحل و قوانین خودش را دارد که در صورت رعایت و دنبال کردن آن‌ها میتوانید با خیال راحت و البته با پیشینه خوبی به دنبال فرصت‌های جدید باشید. فراموش نکنید که مجموعه کاریابی ایران استخدام در تمامی این مسیر همراه شماست، از ساخت رزومه و بروز رسانی آن گرفته تا ارائه آخرین و جدیدترین فرصت‌های شغلی برای کارجو و نیروی کار، فرقی هم نمی‌کند در چه صنعت و زمینه‌ای مشغول به کار باشید. پیشنهاد ما به شما این است که ارزش خودتان را بدانید، یک استعفانامه رسمی تهیه کنید، زمان مناسب برای تغییر شغلتان را شناسایی کنید و در نهایت بدون برنامه و پیدا کردن فرصت مناسب هیچ اقدامی نکنید.
منبع: ایران استخدام
