مهارت ها، وظایف و شرایط استخدام کاردان امور اداری
کاردان امور اداری (به انگلیسی Administrative assistant) در واقع یک پست کاری است که در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها مشاهده می‌شود.
“کاردان امور اداری” به طور عمومی به فردی اشاره می‌کند که در امور مربوط به مدیریت و اداره دفتر یا واحدی از سازمان فعالیت می‌کند. این شغل دربرگیرنده پست های سازمانی است. متصدیان این شغل تحت نظارت مقام مافوق عهده دار انجام مسائل مربوط به امور اداری و استخدامی در وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی می‌باشند.
فهرست مطالب
آشنایی با رشته کاردانی امور اداری
رشته امور اداری از زیر شاخه‌های گروه بازرگانی و امور اداری شاخه کاردانش است. این رشته شامل 106 ساعت آموزش می‌باشد. افراد پس از گذراندن تحصیلات خود در هنرستان‌های کاردانش می‌توانند تحصیلات خود را در رشته کاردانی امور اداری دانشگاه‌های فنی و حرفه‌ای، غیرانتفاعی و یا کاردانی امور اداری دانشگاه آزاد بصورت کاردانی پیوسته و یا ناپیوسته ادامه دهند. البته تحصیلات در مقاطع بالاتر این رشته در دانشگاه‌ها امکان پذیر است. در مطلب معرفی شغل های رشته امور اداری و بررسی درآمد آن‌ها اطلاعات بیشتری از این رشته تحصیلی در اختیار شما کاربران عزیز قرار دادیم.
شرح وظایف کاردان امور اداری
وظایف یک کاردان امور اداری ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- انجام مطالعات لازم در مواردی از قبیل تشکیلات و روش ها، استخدام و آموزش و طبقه بندی مشاغل در مورد کارکنان وزارتخانه و یا سازمان متبوع و تهیه پیشنهادهای لازم
- تهیه شرح وظایف پست های وزارتخانه و یا سازمان متبوع با همکاری واحدهای ذی‌ربط
- تهیه گزارش و پیش نویس های لازم طبق دستور
- انجام فعالیت های لازم در زمینه پیاده کردن مفاد طرح طبقه بندی مشاغل دولت در مورد مستخدمین وزارتخانه و یا سازمان متبوع به همکاری واحد کارگزینی
- هماهنگ نمودن فعالیت واحدهای تابعه با برنامه ها و هدف های مورد نظر خط مشی کلی تعیین شده
- نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات اداری و استخدامی کشور
- ارایه نظرات مشورتی و پیشنهادهای اصلاحی و راهنمایی های فنی به واحدهای امور اداری وزارتخانه و یا سازمان متبوع در زمینه مسایل مربوط به فنون اداری و بهبود مدیریت
- تهیه گزارش لازم
از آنجا که هر سازمان می‌تواند الزامات وظایف کاردان امور اداری را براساس نیازهای خود تعیین کند، وظایف ممکن است در هر سازمانی متفاوت باشد. برای اطلاعات دقیق‌تر درباره وظایف کاردان امور اداری در یک سازمان خاص، پیشنهاد می‌کنیم با منابع داخلی آن سازمان مشورت کنید یا به صورت مستقیم با کارمندان یا مدیران مربوطه در ارتباط باشید.
مهارت های مورد نیاز کاردان امور اداری
کاردان امور اداری باید در زمینه های مختلفی مهارت داشته باشد تا بتواند در شغل خود موفق عمل کند. برخی از مهارت های مورد نیاز برای این شغل عبارتند از:
1- مهارت‌های کامپیوتری
نیاز به آشنایی با نرم افزارهای مایکروسافت آفیس (مانند ورد، اکسل و پاورپوینت)، ایمیل و اینترنت دارند.
2- مهارت های ارتباطی
باید توانایی ارتباط با دیگران، برقراری ارتباط موثر با همکاران، مشتریان و شرکای تجاری را داشته باشند.
3- مهارت های نوشتاری
توانایی نوشتن ایمیل های حرفه ای، نامه ها، گزارش ها و سایر مستندات مرتبط با شغل را دارند.
4- مهارت های مدیریتی
باید توانایی مدیریت زمان، مدیریت پروژه و مدیریت اولویت ها را داشته باشند.
5- مهارت های حسابداری و مالی
باید با مفاهیم اساسی حسابداری و مالی آشنا باشند و بتوانند فعالیت های مالی و اداری را مدیریت کنند.
6- مهارت های حل مسئله
باید توانایی حل مسائل و رفع مشکلات را داشته باشند.
7- توجه به جزئیات
باید دقت و توجه زیادی به جزئیات داشته باشند و بتوانند از این مهارت برای مدیریت امور اداری و مالی استفاده کنند.
الزامات و شرایط استخدام کاردان امور اداری
در ادامه به معرفی برخی از الزامات استخدام در این رده شغلی می‌پردازیم:
1- مدرک تحصیلی و معلومات مورد نیاز
مدرک کاردانی یا کارشناسی و یا همتراز در یکی از رشته‌های تحصیلی مدیریت دولتی با تمام گرایش ها، (مدیریت سیاستگذاری بخش عمومی، مدیریت رفتاری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت سیستم ها، مدیریت مالی). مدیریت اجرایی، مدیریت صنعتی، مدیریت و برنامه ریزی آموزشی، مدیریت بازرگانی، مدیریت بیمه، مدیریت سیستم و بهره وری، مدیریت آموزشی، مدیریت مالی، مدیریت MBA، مدیریت استراتژیک، امور مالی و مالیاتی، امور دولتی، مدیریت امور دفتری. اقتصاد، علوم اقتصادی، اقتصاد اسلامی، توسعه اقتصادی و برنامه ریزی، برنامه ریزی سیستم های اقتصادی، علوم اسلامی- اقتصاد، اقتصاد و معارف اسلامی، علوم تربیتی (گرایش آموزش و بهسازی منابع انسانی) ، برنامه ریزی آموزشی، برنامه ریزی و تحلیل سیستمها، مدیریت سیستم ها
2- مهارت
اصول گزارش نویسی ، داشتن مهارت های هفت گانه ICDL
3- دوره های آموزشی
دستورالعمل ها و آیین نامه های قانون مدیریت خدمات کشوری (فصول ششم، هفتم، هشتم، نهم، دهم)، آمار و پژوهش اداری، آیین نگارش و مکاتبات اداری
کاردان امور اداری در چه سازمان‌هایی استخدام می‌شوند؟
کارمندان اداری در سازمان‌های دولتی به عنوان یکی از کادرهای اصلی محسوب می‌شوند. این کارمندان در حوزه‌های مختلفی از جمله امور مالی، امور اداری، امور پشتیبانی، امور حقوقی و … فعالیت می‌کنند. برخی از سازمان‌های دولتی که به عنوان مثال می‌توان به آن‌ها اشاره کرد عبارتند از:
- وزارتخانه‌ها و سازمان‌های وابسته به آن‌ها، مانند وزارت کشور، وزارت امور خارجه و سازمان برنامه و بودجه کشور.
- سازمان‌های اجرایی مانند شرکت ملی صنایع مس ایران، شرکت ملی نفت ایران و شرکت پست ایران.
- دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی.
- دادگستری و سایر نهادهای قضایی.
- بانک‌ها و مؤسسات مالی.
- سازمان‌های امدادی و نجاتی مانند سازمان هلال احمر و سازمان آتش نشانی.
- شرکت‌های دولتی مانند شرکت توزیع نیروی برق و شرکت مخابرات ایران.
سخن پایانی
در این مطلب با شغل کاردان امور اداری، مهارت ها و وظایف آن آشنا شدیم. متقاضیان استخدام به عنوان کارمند اداری در سازمان‌های دولتی، باید در آزمون‌های استخدامی شرکت کنند و شرایط و مدارک موردنیاز را تأمین کنند. اما شرایط و مدارک مورد نیاز برای استخدام در سازمان‌های دولتی چیست؟ آزمون‌ها چه زمانی برگزار می‌شوند؟ سایت ایران استخدام به عنوان یکی از معتبرترین مراجع اطلاع رسانی اخبار و اطلاعیه‌های استخدام در سازمان‌های دولتی می‌باشد. شما با عضویت در سایت ایران استخدام به عنوان کارجو می‌توانید از آخرین اخبار و اطلاعیه‌های مربوط به سازمان مورد نظر خود مطلع شوید.
این سایت علاوه بر انتشار و اطلاع رسانی اخبار استخدام مراکز دولتی، آگهی‌های استخدام شرکت‌های خصوصی را نیز منتشر می‌کند. کارجویان می‌توانند علاوه بر اطلاعیه های دولتی، آگهی‌های استخدام شرکت های خصوصی را نیز در این سایت مشاهده نموده و در صورت علاقه‌مندی، جهت همکاری و استخدام برای کارفرمایان رزومه خود را ارسال نمایند.
جهت مشاهده آگهی‌های استخدام کارمند اداری در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
منبع: ایران استخدام
