بررسی اصول برنامه ریزی و اهمیت آن
اگر شما جزو افرادی هستید که روزانه کار های بسیاری برای انجام دادن دارید و انجام آنها وقت و انرژی زیادی از شما میگیرد، شما نیاز به برنامه ریزی در زندگی شخصی و کار خود دارید. تجربه نشان میدهد افرادی که با مهارت برنامه ریزی آشنا هستند در زندگی شخصی و کاری خود نسبت به افراد بی‌برنامه موفق هستند. برنامه ریزی در مدیریت کارها از اهمیت بالایی برخوردار است. حتی اگر شما کار های انگشت شماری برای انجام داشته باشید شاید بدون برنامه ریزی موفق به انجام آنها نشوید. در پاسخ به این سوال که برنامه ریزی چیست؟ در تعریف برنامه ریزی به زبان ساده باید بگوییم برنامه‌ریزی چارچوبی برای انجام وظایفی میباشد که شما مسئولیت آن ها را برعهده دارید. برنامه ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه انواع برنامه‌ریزی از نظر ساختار زمانی میباشند.
فهرست مطالب
هدف از برنامه ریزی چیست؟
باید بگوییم هدف از برنامه‌ریزی انجام کار ها، مسئولیت ها و وظایف به بهترین روش ممکن یعنی با سرعت و کیفیت بالا و بدون اتلاف انرژی و زمان اضافی میباشد. پس میتوان گفت هدف از برنامه‌ریزی رسیدن هرچه زودتر شما به اهدافتان میباشد.
برنامه‌ریزی یکی از وظایف اصلی و اولیه در مدیریت کسب و کار است. برنامه‌ریزی گامی مقدماتی برای اقدام است هیچ سازمانی آن نمی تواند به درستی عمل کند. پس برنامه‌ریزی برای پیش اندیشی منظم و تعیین مسیر دستیابی به نتیجه ضروری است.
در رابطه با برنامه ریزی در سازمان ها نیز میتوان گفت: هدف اساسی برنامه ریزی کمک به سازمان در رسیدن به اهدافش است.
برنامه‌ریزی سازمانی دو هدف دارد:
- به حداقل رساندن ریسک از طریق کاهش ابهامات پیرامون کسب و کار و مشخص کردن تصمیمات و اقدامات مدیریت
- افزایش درجه موفقیت سازمانی
- ایجاد یک تلاش هماهنگ در سازمان ها
بررسی تفاوت برنامه و برنامه ریزی
در بیان تفاوت برنامه و برنامه ریزی میتوان گفت برنامه چند طرح یا هدف مشخص میباشد اما اینکه چگونه در مسیر رسیدن به این هدف حرکت کنیم، مربوط به برنامه ریزی میباشد.
اصول برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی نیاز به تفکر اساسی دارد و باید مسیر هدف را تجزیه و تحلیل، تمام حقایق مربوط به آن را با دقت و جدیت جستجو و در نهایت مسیر مشخص و روشنی برای تحقق هدف داشته باشد. اگر برخی از اصول اساسی در این فرآیند رعایت شود، وظیفه برنامه ریزی به خوبی انجام خواهد شد. در ادامه به بررسی مهمترین اصول و تکنیک های برنامه ریزی میپردازیم.
-
اصل تعهد
میتوان گغت مهمترین اصل برنامه ریزی متعهد بودن به آن است.
-
اصل انعطاف پذیری
طرح برنامه باید به قدری قوی آماده شود که هر از گاهی فضای کافی برای تغییر آن وجود داشته باشد. برای در نظر گرفتن تحولات جدیدی که ممکن است در مسیر اجرای برنامه رخ دهد، حتما تغییراتی در برنامه رخ خواهد داد.
-
اصل مشارکت در اهداف سازمانی
پیشبرد برنامه کلی سازمان، توسط بسیاری از طرح های مشتقه (عملکرد تک تک کارکنان سازمان)، پشتیبانی می شود. همه برنامه ها باید به نحو مثبت در دستیابی به اهداف شرکت کمک کنند و در راستای تحقق هدفی واحد باشند.
-
اصل کارایی
یک برنامه باید برای دستیابی به اهداف سازمان با حداقل هزینه و کمترین تلاش کارآمد باشد. همچنین باید با حداقل اتفاقات غیرمنتظره به نتایج بهتری دست یابد.
-
اصل زمان بندی و توالی عملیات
زمان بندی و ترتیب عملیات، زمان شروع و پایان هر کار، بر اساس برنامه زمانی مشخص میشود و نتیجه مطلوبی به عملکرد کار می دهد.
-
اصل برنامه ریزی استراتژیک
برنامه‌ریزی استراتژیک نوعی برنامه‌ریزی سازمان یافته جهت پیشبرد اهداف سازمان میباشد. این نوع برنامه‌ریزی در جایی که رقابت وجود دارد ضروری است و با توجه به آنچه که رقبا قصد انجام آن را دارند تهیه میشود. برنامه ریزان باید استراتژی های سازمان های رقیب را در نظر بگیرند، در غیر این صورت ممکن است با مشکل و یا حتی شکست مواجه شوند.
-
اصل پیگیری
در مسیر اجرای یک طرح، ممکن است موانع خاصی در میانه راه ایجاد شود و برنامه‌ریزی ممکن نیاز به بازنگری، تغییر یا اصلاح داشته باشد. به همین دلیل است که باید یک پیگیری در خود فرآیند برنامه‌ریزی وجود داشته باشد. این مورد امکان تغییرات به موقع در برنامه ریزی را فراهم می کند و آن را موثرتر می کند.
انواع روش های برنامه ریزی
حالا پس از اینکه با مفهوم برنامه‌ریزی آشنا شدیم نیاز است در مورد روش های آن صحبت کنیم. شما از چه روشی برای مدیریت لیست کارهایتان در محل کار استفاده می کنید؟ چگونه این لیست را مرتب می کنید؟ بیشتر دوست دارید وظایف کاری خود را روی کاغذ بنویسید یا از نرم افزار ها و اپلیکیشن برنامه‌ریزی استفاده کنید. یا اینکه روش های دیگری را ترجیح می دهید؟
شاید برای شما بسیار لذت بخش باشد که نوشته ها را هایلایت کنید یا با ماژیک خط بزنید. برخی افراد از دفتر برنامه‌ریزی روزانه یا همان پلنر استفاده می کنند. و برخی دیگر از کاغذ های یادداشت یا نوت پد ها (مدل چسب دار، سیمی و مغناطیسی)، دفترچه های طرح سر رسید، دفترچه های قدیمی و دفترچه های جیبی.
در ادامه شما را با روش های جدید ایجاد برنامه آشنا میکنیم.
معرفی اپلیکیشن برنامه ریزی
- نرم افزار outlook
- اپلیکیشن Trello
- اپلیکیشن Todoist
- نرم افزار OneNote
همچنین شما میتوانید از برنامه های موجود در گوگل ( Google Docs ) استفاده کنید. راحت ترین روش نیز استفاده ازبرنامه ورد ( Word ) میباشد.
راهنمای کارجویان و کارفرمایان
در این نوشته به بررسی اهمیت برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حتی پیشبرد اهداف سازمان پرداختیم. در محیط کار برنامه‌ریزی چه برای کارمندان و چه برای کارفرمایان ضروری میباشد. شما به عنوان کارفرما برای شروع برنامه‌ریزی باید لیستی از موارد زیر را تهیه نمایید:
- فهرستی از کار های محول شده به افراد (یادآوری پیگیری در صورت نیاز)
- فهرست روزانه کارهایی که اولویت دارند و در طول روز تنظیم میشوند
- فهرستی از کارها برای روز بعد که در طول روز به آن اضافه میشود
- یک لیست برای ایمیل ها و تماس های ضروری و فوری و غیره
چنانچه شما به عنوان کارجو در جهت رسیدن به موقعیت شغلی مورد نظر خود برنامه‌ریزی میکنید، پیشنهاد میکنیم با مراجعه به کاریابی ایران استخدام و عضویت در پنل کارجویی بصورت روزانه از آگهی های استخدام سراسر کشور مطلع شوید.
ایران استخدام علاوه بر مزایایی که برای کارجویان دارد، برای کارفرمایانی که به دنبال جذب نیروی متخصص میباشند نیز درگاهی مطمئن میباشد. شما به عنوان کارفرما برای تحقق بهتر اهداف خود و سرعت بخشیدن به برنامه سازمان میتوانید با درج آگهی استخدام در این سایت، کارجوی خود را در کمترین زمان ممکن چذب نمایید.
جهت درج آگهی استخدام به عنوان کارفرما در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
