راهنمای کامل تفویض اختیار در سازمانها و مجموعهها
تفویض اختیار (Delegation of authority) یعنی مدیر یا کارمند، بخشی از وظایف، مسئولیتها و اختیارات تصمیمگیری خود را در چارچوبی مشخص به فرد، واحد و یا نهادی انتقال میدهد تا امور سریعتر، دقیقتر و مؤثرتر انجام شوند و از تمرکز و کندی در فرآیندهای سازمانی جلوگیری شود. در ادامه ضمن تعریف تفویض اختیار، به اهمیت ، معایب، مراحل، چگونگی تخصیص اختیار در حقوق اداری و… میپردازیم.
فهرست مطالب
اهمیت تفویض اختیار
انتقال اختیار منافع و مزایای مهمی برای مدیران و کارکنان دارد. این کار باعث توانمندتر شدن کارکنان، افزایش اعتماد به نفس، احساس قدرت و ارزشمندی آنها میشود. تخصیص اختیار فرصتی فراهم میکند تا صداقت و تعهد خود را نسبت به کار، مدیر و سازمان نشان دهند. از سوی دیگر، برای مدیران و کارفرمایان این امکان ایجاد میشود که مهارتهای ارزیابی خود را بهبود دهند، حجم کاری خود را کاهش دهند و وقت و انرژی خود را روی مسائلی متمرکز کنند که به تخصص و دانش آنها نیاز دارد.
معایب و پیامدهای تفویض اختیار
تفویض اختیار اگر بیش از حد و چارچوب انجام شود، میتواند کنترل مدیریتی را تضعیف کند و تصمیمگیریها را دچار اختلال سازد. انتقال اختیار بیش از توان و تجربه کارکنان، احتمال خطا و ناهماهنگی را افزایش میدهد. در این شرایط، مسئولیتپذیری کاهش یافته و دستیابی به اهداف سازمان با مشکل روبهرو میشود. برخی از مهمترین پیامدها و موانع تفویض اختیار به شرح زیر است:
- نیاز مکرر به بررسی و نظارت اختیارات محول شده
- احتمال تصمیمگیری اشتباه از سوی تفویض شونده
- نیاز به آموزش بیش از حد کارکنان
- احتمال کاهش هماهنگی
چند نوع تفویض اختیار داریم:
تفویض اختیار یک فرایند اداری است که بر سه اصل انتقال اختیار (قدرت)، سپردن مسئولیت و پاسخگویی استوار بوده و همچنین دارای انواع مختلفی است. در این انواع مسئولیتها براساس نوع اختیاری که نیاز دارند، دستهبندی شدهاست و متناسب با آن به افراد مختلف تفویض میشوند. برخی از انواع تفویض اختیار به شرح زیر است:
- تفویض اختیار اداری: در این نوع تفویض، انجام امور روزمره و اجرایی مانند امضاها، پیگیری پروندهها و.. به فرد دیگر واگذار میگردد.
- تفویض اختیار موقت: در مواقع غیبت مدیر یا مسئول، اختیارات برای مدت محدودی به نیروی دیگر انتقال داده میشود.
- تفویض اختیار دائم: در این نوع تفویض، اختیارات تا زمانی که از سوی مدیر یا مسئول لغو نشود ادامه دارد.
- تفویض اختیار رسمی: بهصورت قانونی و کتبی (حکم، ابلاغیه، دستور اداری) تخصیص اختیار صورت میگیرد. این نوع تفویض اکثرا در سازمانهای دولتی کاربرد دارد.
- تفویض اختیار غیررسمی: به شکل شفاهی و بدون سند مکتوب اختیارات انتقال میگردد و معمولا در مسائل ساده و روزمره کاربرد دارد.
- تفویض اختیار مشروط: در این نوع تخصیص اختیار بایستی فرد یا نهاد تفویضشده شرایط مشخصی را رعایت و یا داشته باشد تا از این اختیارات بهرهمند شود.
مراحل و فرایند تفویض اختیار
فرایند تفویض اختیار شامل مراحلی ساختاریافته مانند شناسایی وظایف، انتخاب فرد مناسب و… است. اجرای صحیح این فرایند با انتقال دقیق مسئولیتها، موجب افزایش بهرهوری و تقویت مهارتهای کارکنان میشود. مراحل انتقال وظایف در سازمانها و مجموعهها به طور زیر طی میشود:
1- شناسایی وظایف
در این مرحله مدیر یا مسئول باید مشخص کند که کدام وظایف و اختیارت قابل انتقال به فرد دیگر هستند و چرا.
2- انتخاب فرد مناسب
پس از اینکه مدیر وظایف تفویض شده را مشخص کرد بایستی فرد مناسب را انتخاب کند تا صلاحیت، تخصص و توان تصمیمگیری وظایف محول شده را داشته باشد.
3- توضیح دقیق وظایف و انتظارات
در این مرحله بایستی مدیر یا مسئول، وظایف محول شده، اختیارات، انتظارات، اهداف، مدت زمان، شرایط اجرا (مشروط یا بدون شرط) را با شفافیت کامل به فرد یا نهاد تفویضشده توضیح دهد؛ یا در صورت نیاز نحوه انجام وظایف به فرد آموزش داده شود.
4- ثبت تفویض اختیار بهصورت کتبی (در صورت نیاز)
در برخی از سازمانهای اداری تخصیص اختیار بهصورت کتبی و رسمی انجام میگیرد. در بخشهای خصوصی نیز امکان تفویض اختیار بهصورت رسمی وجود دارد اما این امکان در سازمانهان دولتی از حساسیت بیشتری برخوردار است.
5- نظارت و ارزیابی
پس از طی تمامی مراحل فوق، مدیر یا مسئول جهت اطمینان از اینکه نهاد و فرد تفویض شده وظایف محول شده را در چارچوب تعیین شده انجام میدهد یا نه مورد بررسی و نظارت قرار گیرد. یکی از مزایای نظارت به وظایف محول شده، پیشگیری از تصمیمات اشتباه است.
تفویض اختیار در قانون مدیریت خدمات کشوری
تفویض اختیار در حقوق اداری تابع شرایط و ضوابط مشخصی است که رعایت آنها الزامی است. برای آشنایی با اصول تفویض اختیار در حقوق اداری، میتوان به مواد ۲۱، ۵۹ و ۷۲ قانون مدیریت خدمات کشوری مراجعه کرد. همچنین، ماده ۵۳ قانون محاسبات عمومی کشور نیز به ضوابط و محدودیتهای انتقال اختیار پرداخته است.
تفاوت تفویض اختیار و واگذاری کار
تخصیص و تفویض اختیار به معنی انتقال بخشی از اختیارات، وظایفات و مسئولیتها به فرد یا نهاد تخصیص شونده است. واگذاری کار از تعریف و اختیارات سادهتری نسبت به تفویض اختیار برخوردار است. واگذاری کار یعنی فرد فقط برروی انجام وظایف محول شده متمرکز است و اختیار تصمیمگیری در رابطه با چالشهای پیش روی مسئله را ندارد.
سخن پایانی
تفویض اختیار زمانی نتیجهی قابل قبولی خواهد داد که با دقت و مسئولیتپذیری بهتری همراه باشد. استفاده از این اختیار باید به گونهای انجام شود که هم به پیشرفت کارها کمک کند و هم به نظم و چارچوبهای موجود آسیب نزند. انتظار میرود تصمیمها با دقت و پاسخگویی گرفته شوند و در صورت نیاز، گزارش روشنی از نحوه انجام امور ارائه شود. رعایت این موارد میتواند باعث اعتماد بیشتر، هماهنگی بهتر و نتیجهی مطلوبتر در اجرای وظایف شود.
منبع: ایران استخدام
