نحوه درج آگهی استخدام مسئول دفتر
اغلب شرکت‌های بزرگ و موسسات برای هماهنگی فعالیت‌های اجرایی دفاتر خود، نیازمند استخدام مسئول دفتر بوده و به درج آگهی استخدام می‌پردازند. اما از این میان کارفرمایان و مدیرانی رزومه‌های مرتبط دریافت می‌کنند که متن آگهی استخدام اصولی و جذابی را درج نموده اند.
در این مطلب قصد داریم نکات مهم و کلیدی که در متن آگهی استخدام مسئول دفتر باید به آنها توجه داشته باشید را بیان کنیم و چند نمونه متن آگهی استخدام مسئول دفتر را ارائه نماییم.
فهرست مطالب
نکات مهم برای درج آگهی استخدام مسئول دفتر
شغل مسئول دفتر با توجه به شرایط متفاوت شرکت‌ها و سازمان‌ها نیازمند داشتن الزامات و مهارت های خاصی است. بهتر است کارفرمایان به هنگام درج آگهی استخدام به شرح شغل که شامل وظایف، مسئولیت‌ها، الزامات و مهارت‌های لازم برای این شغل است اهمیت ویژه‌ای بدهند.
| عنوان شغلی | هنگام درج آگهی بهتر است عنوان جذاب و کاملی را برای آگهی استخدام خود انتخاب نمایید. سعی کنید مهمترین موارد را در عنوان آگهی ذکر کنید و سایر مطالب را در متن آگهی شرح دهید. استخدام مسئول دفتر، استخدام مسئول دفتر مدیر عامل و … عناوینی هستند که شما می‌توانید برای آگهی استخدام خود انتخاب نمایید. |
| وظایف و مسئولیت‌ها | تعریف مسئولیت‌ها برای شغل مسئول دفتر معمولاً تحت تأثیر عوامل مختلفی از قبیل نوع شرکت و کسب‌وکار و شرایط قرارداد استخدام مسئول دفتر متفاوت است. برخی از رایج‌ترین وظایف و مسئولیت‌های این مسئول دفتر عبارت‌اند از: – مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران – تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری – تهیه مدارک مورد نیاز برای سفرهای کاری – بایگانی و انجام کارهای مربوط به پیام‌ها و نامه‌های محرمانه و خصوصی شرکت – پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران – دریافت و ارسال فکس‌های خصوصی و محرمانه مدیران – پاسخگویی به ارباب‌رجوع – کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل – دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون و یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل -تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل – پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران – درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آنها – تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد – اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها – یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه – برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی – دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری – شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره – نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری – کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر – پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه – پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری – ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق – محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه – ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه – ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد – درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه |
| الزامات و مهارت ها | مدرک تحصیلی: در استخدام مسئول دفتر مدرک تحصیلی مورد نیاز با توجه به سازمان یا شرکت مربوطه متفاوت خواهد بود. شما می‌توانید مدرک دیپلم یا مدارک بالاتر و رشته‌های تحصیلی مانند مدیریت، حسابداری و روابط عمومی برخی از رشته‌های مرتبط با مسئول دفتررا در نظر بگیرید. مهارت‌هایی که می‌توان در متن آگهی استخدام برای مسئول دفتر در نظر گرفت عبارتند از: – آمادگی كار دفتری و خارج دفتری – تحمل خستگی حاصل از كار مستمر دفتری – شركت در جلسات متعدد و طولانی – پیگیر ی امور با صبر وحوصله – آشنایی با زبان انگلیسی – آشنایی با كامپیوتر و نرم افزار Office و گوگل – داشتن سابقه‌کار اداری و آشنایی کامل با روندهای اداری – مسلط‌بودن بر نرم‌افزارهای مدیریت اداری، مانند آفیس – آشنایی کافی با اتوماسیون ادرای مکاتبات – داشتن مهارت‌های سازمانی قوی، به‌همراه نگرش خوب در حل مسئله – توانایی مکاتبات اداری و داشتن مهارت‌های ارتباط کلامی – دقیق‌بودن در توجه به جزئیات – مهارت بالا در زمینه سازماندهی، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و مدیریت زمان – انگیزه بالا برای شروع کار – مهارت‌های بین‌فردی و تعامل بالا – مهارت‌های حل مسئله و تحلیل قوی – آشنایی ابتدایی با امور حسابداری |
| نوع همکاری و ساعت کار | نوع همکاری با مسئول دفتر از قبیل تمام وقت یا پاره وقت را در متن آگهی استخدام خود درج نمایید. ساعت کاری و روزهای کاری را به طور دقیق مشخص نمایید. در صورتی که مسئول دفتر قرار است به صورت دورکار فعالیت نماید در متن آگهی استخدام خود درج نمایید. |
| حقوق و درآمد | میزان حقوق و دستمزد مسئول دفتر برحسب سابقه، تجربه، مهارت، نوع شرکت و فعالیت آن متفاوت است. درج حقوق به صورت توافقی یا ثابت، بیمه تامین اجتماعی، بیمه تکمیلی، پاداش، اضافه کار، هدایای مناسبتی، پورسانت و … در متن آگهی استخدام می‌تواند در گرفتن رزومه‌های مرتبط و جذب نیرو موثر باشد. |
| اطلاعات تماس | تلفن تماس، ارسال رزومه از طریق واتساپ و تلگرام، تکمیل فرم استخدام، ارسال رزومه از طریق ایمیل و آدرس می‌توانند راه‌های ارتباطی شما با کارجو محسوب شوند. |
نمونه متن آگهی استخدام مسئول دفتر
عنوان آگهی: استخدام کارمند اداری و مسئول دفتر خانم برای موسسه ….. در تهران
متن آگهی:
موسسه / شرکت ….. در تهران (منطقه …..) جهت تکمیل کادر خود از واجدین شرایط زیر دعوت به همکاری می نماید:
1- شرایط احراز: خوش برخورد، سازگار، منعطف، صبور، خود انگیخته و پر انرژی، خلاق و دلسوز – روابط عمومی و فن بیان عالی – دارای روحیه کار تیمی و خوش برخورد – آشنایی با پکیج مایکروسافت (EXCEL-World)
2- جنسیت: خانم
3- محدوده سنی: … الی …
4- تحصیلات: حداقل دیپلم
5- سابقه کار: حداقل … سال
6- نوع قرارداد: تمام وقت و حضوری
7- ساعت کاری: شنبه تا چهارشنبه : … الی … – پنجشنبه : … الی …
8- حقوق و مزایا: محیط کاری مدرن و جذاب، مزایای همکاری با پارس رادین، حقوق ثابت، پورسانت، پاداش، بیمه، هدایای مناسبتی، آموزش مستمر تمامی مهارت‌های شغلی که نیاز می‌باشد.
اطلاعات تماس:
متقاضیان واجد شرایط می‌توانند جهت تعیین وقت مصاحبه به صورت حضوری با شماره …….، تماس حاصل فرمایند.
نمونه متن آگهی استخدام مسئول دفتر مدیر عامل
عنوان آگهی:استخدام مسئول دفتر مدیر عامل آشنا به outlook در یک شرکت مهندسی
متن آگهی:
یک شرکت مهندسی باسابقه و معتبر، فعال در زمینه تولید، فروش و سرویس ….. در تهران (منطقه …..) جهت تکمیل پرسنل دفتر مرکزی خود از افراد واجد شرایط ذیل دعوت به همکاری می نماید.
1- شرایط احراز: پاسخگویی به مراجعین داخل و خارج سازمان و راهنمایی آنها – پیگیری و هماهنگی امور جاری و اداری مدیریت – پیگیری شرح وظایف محول شده به سایر پرسنل و اعلام نتیجه به مدیریت – تنظیم و یادآوری زمان ملاقات و جلسات مدیر ارشد سازمان – دریافت، بررسی و توزیع مکاتبات (نامه ها و دورنگارها) سازمان به واحدهای مرتبط – کار با سیستم تلفن و سایر تجهیزات اداری – سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای سازمان – آشنایی کامل با اصول مکاتبات اداری – علاقه‌مند به یادگیری – توانایی برقراری ارتباط موثر با همکاران – مدیریت همزمان فعالیت های متنوع – سرعت عمل و دقت بالا در انجام امور – تسلط کامل به کار با کامپیوتر و نرم افزارهای office – آشنا به outlook – آشنایی نسبی با زبان انگلیسی
2- جنسیت: خانم و آقا
3- محدوده سنی: … تا … سال
4- تحصیلات: حداقل دیپلم
5- سابقه کار: حداقل … سال به عنوان مسئول دفتر در شرکت رتبه دار و معتبر
6- نوع قرارداد: تمام وقت و نیمه وقت
7- ساعت کاری: ساعت کاری شنبه تا چهارشنبه … الی …
8- حقوق و مزایا: حقوق بسته به تجربه و توانایی، بیمه تامین اجتماعی از ابتدای شروع به کار، عیدی و سنوات و سایر مزایا مطابق با قانون کار
9- محل کار: تهران، منطقه …..اطلاعات تماس:
متقاضیان واجد شرایط می توانند رزومه خود را از طریق شماره واتساپ ……. یا ایمیل ……. ارسال نمایند.
راهنمای درج آگهی استخدام مسئول دفتر
اکنون که چندین نمونه آگهی استخدام مسئول دفتر را در بالا بررسی نمودید و با نحوه تنظیم آگهی استخدام آشنا شده اید، برای درج آگهی استخدام می‌توانید به عنوان کارفرما در سایت کاریابی ایران استخدام ثبت نام کرده و اقدام به درج آگهی استخدام موردنظرتان نمایند.
منبع: ایران استخدام
