راه ورود به شغل دفتردار مدرسه چیست؟
دفتردار مدرسه (به انگلیسی: School Bookkeeper) یکی از مشاغل کلیدی و پشتیبانی در محیط مدارس است. شاید برایتان سوال باشد که مسئولیت شغل دفتردار مدرسه چیست؟ در این مقاله، به معرفی بیشتر این شغل، وظایف آن و نحوه ورود به این حرفه می‌پردازیم.
فهرست مطالب
کار دفتردار مدرسه چیست؟
دفتردار مدرسه یکی از نیروهای پشتیبانی اصلی در مدارس است که وظایف اداری و سازمانی را بر عهده دارد. او با مدیریت امور روزمره مدرسه، ارتباط مؤثری بین معلمان، دانش‌آموزان و والدین برقرار می‌کند و به اجرای بی‌نقص برنامه‌های مدرسه کمک می‌کند.
کارهای یک دفتردار در مدرسه شامل فعالیت‌هایی مانند ثبت سوابق دانش‌آموزان، پاسخ به تماس‌ها، هماهنگی رویدادهای مدرسه و پشتیبانی از مدیریت در امور اجرایی است. دفتردارها معمولاً وظایف متنوعی را انجام می‌دهند که شامل کارهای دفتری، تنظیم جلسات، مدیریت فایل‌ها و حتی در برخی موارد رسیدگی به امور مالی می‌شود.
چگونه دفتر دار مدرسه شویم؟
بسته به این که بخواهیم در چه مدرسه‌ای به عنوان دفتردار مشغول به فعالیت شویم، چندین مسیر وجود دارد که باتوجه به نوع مدرسه (دولتی یا غیرانتفاعی) ممکن است تفاوت‌هایی داشته باشد. در ادامه این مسیرها را بررسی می‌کنیم:
استخدام دفتردار مدرسه آموزش و پرورش
برای اینکه به عنوان یک دفتردار در مدارس دولتی استخدام شوید، یا باید در آزمون‌های استخدام آموزگاری، دبیری و هنرآموز آموزش و پرورش شرکت نمایید و یا اینکه فارغ‌التحصیل دانشگاه‌های فرهنگیان یا شهید رجایی باشید. قبول شدگان آزمون استخدام آموزش و پرورش (ماده 28) و فارغ‌التحصیلان دانشگاه‌های فرهنگیان و شهید رجایی در صورت اعلام نیاز وزارت مربوطه به عنوان دفتردار در مدارس مشغول به فالیت می‌شوند.
جهت اطلاع از اخبار آزمون استخدامی آموزش و پرورش در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
استخدام دفتردار مدرسه در مدارس غیر انتفاعی
استخدام دفتردار مدرسه در مدارس غیرانتفاعی نیازی به شرکت در آزمون سراسری آموزش و پرورش ندارد و بیشتر بر اساس تجربه کاری و مهارت‌های اداری انجام می‌شود. فرآیند استخدام شامل ارسال رزومه، مصاحبه حضوری و ارزیابی مهارت‌های کلیدی مانند مدیریت اسناد و ارتباطات است. حقوق در این مدارس توافقی بوده و ممکن است شامل مزایایی مثل بیمه و اضافه‌کاری باشد.
جهت مشاهده آگهی‌های استخدام مدارس در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
دفتردار مدرسه چه وظایفی دارد؟
از آنجایی که دفتردار مدرسه نقش بسیار مهمی در اداره امور آموزشی و اداری یک مدرسه ایفا می‌کند، معمولاً وظایف گسترده و متنوعی دارد. از جمله وظایف دفتردار مدرسه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
امور اداری و ثبت اطلاعات
- ثبت‌نام دانش‌آموزان: جمع‌آوری مدارک، تکمیل فرم‌های ثبت‌نام، تشکیل پرونده برای هر دانش‌آموز.
- مدیریت پرونده‌های دانش‌آموزان: نگهداری از کلیه مدارک و سوابق تحصیلی دانش‌آموزان.
- ثبت نمرات: وارد کردن نمرات دانش‌آموزان در سیستم و تهیه کارنامه.
- تهیه گزارشات آماری: تهیه گزارش‌های مختلف در مورد دانش‌آموزان، پرسنل و فعالیت‌های مدرسه.
- مدیریت مکاتبات: ارسال و دریافت نامه‌ها، بخشنامه‌ها و سایر مکاتبات اداری.
- نگهداری از اسناد و مدارک: بایگانی مرتب و منظم کلیه اسناد و مدارک مدرسه.
امور مالی
- مدیریت بودجه مدرسه: کنترل هزینه‌ها و درآمدهای مدرسه.
- تهیه صورت حساب‌ها: تهیه صورت حساب‌های مختلف برای مدرسه.
امور عمومی
- هماهنگی جلسات: برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات مختلف مدرسه.
- پاسخگویی به تماس‌ها: پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و مراجعه کنندگان.
- توزیع نامه‌ها و مدارک: توزیع نامه‌ها و مدارک بین پرسنل و دانش‌آموزان.
- انجام سایر امور محوله: انجام سایر امور محوله از سوی مدیر مدرسه.
آشنایی با مهارت‌های دفتردار مدرسه
برای اینکه یک دفتردار مدرسه بتواند وظایف روزانه‌ی مربوط به مدیریت و امور اداری مدرسه را بطور موثر انجام دهد باید دارای مهارت‌هایی از جمله مهارت‌های زیر باشد:
- مهارت‌های اداری و سازمان‌دهی: دفتردار باید قادر به سازمان‌دهی فایل‌ها، اسناد، مدارک و اطلاعات مرتبط با دانش‌آموزان و کارکنان مدرسه باشد. توانایی مدیریت تقویم‌ها، جلسات و برنامه‌ریزی نیز اهمیت دارد.
- مهارت‌های ارتباطی: دفتردار مدرسه باید بتواند با دانش‌آموزان، والدین، معلمان و مدیران مدرسه به‌خوبی ارتباط برقرار کند. توانایی نوشتن و ویرایش متون، پاسخ به تلفن‌ها و ایمیل‌ها از جمله مهارت‌های ضروری است.
- تسلط به نرم‌افزارهای اداری: مهارت کار با نرم‌افزارهای آفیس (مانند Word، Excel و PowerPoint) و همچنین نرم‌افزارهای مدیریت مدرسه (مانند سیستم‌های مدیریت دانش‌آموزان و حضور و غیاب) بسیار مهم است.
- مدیریت زمان: یک دفتردار باید بتواند وظایف مختلف را در زمان مناسب انجام دهد و توانایی اولویت‌بندی وظایف را داشته باشد تا از وقوع مشکلات ناشی از تأخیر جلوگیری شود.
- دقت و توجه به جزئیات: چون دفتردار با اطلاعات حساس و مهم مانند نمرات، مدارک تحصیلی و اطلاعات شخصی دانش‌آموزان کار می‌کند، دقت و تمرکز در انجام امور ضروری است.
- حل مسئله و تصمیم‌گیری: در موارد مختلفی که مشکلات اداری یا تعامل با دانش‌آموزان و والدین پیش می‌آید، دفتردار باید توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری مناسب را داشته باشد.
- مدیریت امور مالی: در برخی مدارس، دفتردار مسئولیت ثبت و پیگیری امور مالی مانند دریافت شهریه‌ها و پرداخت‌های مختلف را دارد. بنابراین، داشتن مهارت‌های مالی اولیه نیز ضروری است.
- انعطاف‌پذیری: محیط مدرسه ممکن است نیازمند تغییرات سریع باشد. دفتردار باید بتواند به سرعت به شرایط جدید سازگار شود و توانایی چندوظیفه‌ای بودن را داشته باشد.
این مهارت‌ها به دفتردار کمک می‌کند تا نقش خود را به خوبی ایفا کند و مدرسه را در امور اداری و روزانه‌ی خود به طور مؤثر یاری دهد.
بررسی درآمد و حقوق دفتردار مدرسه
درآمد دفتردار مدرسه بسته به نوع مدرسه (دولتی یا غیرانتفاعی)، منطقه جغرافیایی و میزان تجربه متفاوت است. دفترداران مدارس دولتی حقوق ثابت بر اساس قوانین مصوبه دولت و آموزش و پرورش دریافت می‌کنند. در حالی که حقوق دفترداران مدارس غیرانتفاعی ممکن است بر اساس توافق با مدیریت مدرسه و میزان مهارت‌ها متفاوت باشد. در کل، حقوق این شغل در حد متوسطی است.
سخن پایانی
شغل دفتردار مدرسه از جمله مشاغل حیاتی در نظام آموزشی است که با فراهم کردن فضای مناسب برای یادگیری و هماهنگی امور اداری، به بهبود کارکرد مدارس کمک می‌کند. اگر به کارهای اداری و تعامل با افراد علاقه‌مند هستید، این شغل می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد. مهارت‌های اداری و مدیریتی در کنار توانایی برقراری ارتباط موثر از جمله مواردی هستند که به شما کمک می‌کنند در این حرفه موفق شوید.
جهت مشاهده آگهی‌های استخدام کادر اداری مدرسه در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
منبع: ایران استخدام
