معرفی شغل کاردان و کارشناس کنترل اسناد و مدارک DCC (شرح وظایف)
- اهمیت شغل کنترل اسناد و مدارک چیست
- چگونه کارشناس کنترل اسناد و مدارک شویم
- شرح وظایف کارشناس اسناد و مدارک
- ابزارهای کار یک کارشناس مدیریت اسناد چیست
- بررسی درآمد و حقوق کارشناس DCC
- بررسی بازار کار شغل کنترل اسناد و مدارک
- راهنمای مشاهده آگهی های استخدام کارشناسDDC
- راهنمای درج آگهی های استخدام کارشناس کنترل اسناد و مدارک
شرح وظایف کارشناس DCC
یکی از بخشهای مهم در سازمانها، بخش طراحی میباشد. با افزایش تعداد پروژهها و وجود انبوهی از مدارک در سازمانها و نیاز به دسته بندی مناسب و اطلاع از آخرین وضعیت مدارک، وجود بخشی مختص مدارک، بیش از پیش احساس میشود؛ از طرفی تعداد بالای مدارک و نقشهها در پروژههای بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد از این رو فعالیت کارشناس کنترل اسناد و مدارک، در مراکز کنترل اسناد DCC امری مهم و ضروری میباشد.
اهمیت شغل کنترل اسناد و مدارک چیست؟#
در پاسخ به این سوال که شغل DCC چیست؟ ابتدا باید بدانیم که DCC مخفف چیست و به چه معنایی میباشد. DCC مخفف عبارت Document Control Center،به معنای مرکز کنترل مدارک میباشد. بنابراین DCC نام یک بخش سازمانی است.
مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه، از بخشهایی است که طی سالهای اخیر در شرکتهای نفت و گاز، پتروشیمی، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است. این شرکتها استفاده از این بخش را بر زیرمجموعههای خود الزامی میدانند.
واحد کنترل اسناد و مدارک کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن ثبت و نظارت میکند. بنابراین وجود بخش کنترل اسناد و مدارک برای هر شرکتی که با پروژه سر و کار دارد، ضروری است.
چگونه کارشناس کنترل اسناد و مدارک شویم؟#
تقریبا محدودیتی در مورد اشتغال در بخش کنترل مدارک و مستندات وجود ندارد. بنابراین انتظار میرود به شرط داشتن مهارتهای کافی مورد نیاز DCC ، هر شخصی بتواند به عنوان کارشناس بررسی اسناد و مدارک در این بخش فعالیت نماید. البته داشتن حداقل تحصیلات مقطع کارشناسی ضروری است. باتوجه به بررسی های انجام شده در سایت ایران استخدام بر روی آگهی های استخدام کارشناس کنترل اسناد و مدارک، نتیجه گرفته شده است که براساس حوزه فعالیت کارشناس DCC، رشته مورد نیاز متغیر میباشد.
شرح وظایف کارشناس اسناد و مدارک#
ازجمله وظایف اصلی کارشناس کنترل اسناد در شرکتهای پیمانکاری عبارتند از:
- کدگذاری (شمارهگذاری) مدارک با توجه به رویه مربوطه و با کمک دیسیپلینهای مختلف بخش مدیریت مهندسی.
- پیادهسازی سیستمهای پردازش، توزیع و بازیابی اسناد الکترونیکی با همکاری سایر متخصصان فناوری اطلاعات.
- ارتباط با کارشناسان تخصصی سایر بخشها از جمله: فرآیند، برق، ابزاردقیق، مکانیک، پایپینگ، سازه و ایمنی.
- دریافت کردن لیست مدارک مهندسی پروژه از دیسیپلینهای مختلف بخش مدیریت مهندسی.
- پیگیری کردن روند طراحی، توزیع، گردش، بررسی و تکمیل مدارک و مستندات مهندسی پروژه.
- شرکت کردن در تهیه فرمهای بخش DCC من جمله ترنسمیتال، برگه اظهارنظر و … .
- طبقهبندی اسناد یا محتوا برای تسهیل جمع آوری، جستجو و بازیابی اطلاعات.
- نیازسنجی برای شناسایی الزامات مدیریت اسناد بخشها یا کاربران نهایی.
- کامل کردن بانک اطلاعاتی مدارک و مستندات (MDR) فاز مهندسی پروژه.
- آرشیو نمودن فایلهای الکترونیکی مدارک و مستندات فاز مهندسی پروژه.
- ارائه گزارشات هفتگی، ماهانه و دوره ای کنترل فاز مهندسی پروژه.
- ارائه پیشنهادات جهت بهبود قابلیتهای سیستم مدیریت محتوا.
- دریافت رویه کدگذاری (شمارهگذاری) مدارک مهندسی پروژه.
سایر وظایف کارشناس کنترل اسناد و مدارک
- نظارت بر فعالیتهای عملیاتی برای اطمینان از انطباق با مقررات یا رویه های عملیاتی استاندارد.
- ارائه توصیههایی جهت اعمال تغییرات برای بهبود سیستمهای کامپیوتری یا اطلاعاتی.
- توسعه معیارهای عملکرد یا استانداردهای مربوط به فناوری اطلاعات.
- تجزیه و تحلیل دادهها جهت شناسایی یا حل مشکلات عملیاتی.
- اجرای اقدامات امنیتی برای کامپیوتر یا سیستمهای اطلاعاتی.
- مستندسازی مشخصات فنی یا الزامات.
- بازیابی اطلاعات از منابع الکترونیکی.
- جمع آوری دادههای موردنیاز مشتری.
- نظارت بر امنیت اطلاعات دیجیتال.
- مستندسازی رویههای عملیاتی.
- تهیه دستورالعملهای آموزشی.
پس از شرح وظایف کارشناس DDC بهتر است با فعالیتهای کارشناس کنترل اسناد و مدارک آشنا شویم؛که در ادامه به این موضوع پرداختهایم.
فعالیتهای اصلی کارشناس بررسی اسناد و مدارک
- تعامل و کار با رایانه: استفاده از کامپیوترها و سیستمهای کامپیوتری (شامل سختافزار و نرمافزار) برای برنامهنویسی، نوشتن نرمافزار، تنظیم توابع، وارد کردن دادهها یا پردازش اطلاعات.
- ارزیابی اطلاعات برای منطبق سازی با استانداردها: استفاده از اطلاعات مرتبط و قضاوت فردی برای تایید مطابقت رویدادها یا فرآیندها با قوانین، مقررات یا استانداردها.
- مستندسازی/ثبت اطلاعات: وارد کردن، رونویسی، ضبط، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به صورت مکتوب یا الکترونیکی/مغناطیسی.
- برقراری ارتباط و ارائه اطلاعات به سرپرستان، هم رده ها یا زیردستان از طریق تلفن، کتبی، ایمیل یا حضوری.
- مشاهده، دریافت و جمع آوری اطلاعات.
مهارتهای موردنیاز کارشناس کنترل اسناد و مدارک
جهت ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد، کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.
مهارت های فنی مورد نیاز کارشناسان DCC
آشنایی با نرم افزارهای زیر از مهارتهای فنی موردنیاز کارشناس کنترل مدرک میباشد:
- نرم افزار یکپارچه سازی برنامههای سازمانی
- نرم افزار سیستم مدیریت و گزارش پایگاه داده
- نرم افزار فروش و بازاریابی مهارتهای فنی
- نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
- کاراکتر خوان نوری OCR یا نرم افزار اسکن
- نرم افزار طراحی به کمک کامپیوتر (CAD)
- نرم افزار گرافیک یا تصویربرداری عکس
- نرم افزار ایجاد و ویرایش صفحات وب
- نرم افزار ارتباطات و انتشار دسکتاپ
- نرم افزارهای تحلیلی و یا علمی
- نرم افزار ساخت و ویرایش فیلم
- نرم افزار فشردهسازی دادهها
- نرم افزار توسعه پلتفرم وب
- نرم افزار گردش کار محتوا
- نرم افزار مدیریت اسناد
- نرم افزار محیط توسعه
- نرم افزار مدیریت پروژه
- نرم افزار داده کاوی
هزاران آگهی استخدام، یکجا
در ایران استخدام آگهیهای فعال سراسر کشور را رایگان جستوجو کنید و مستقیم درخواست بدهید.
ابزارهای کار یک کارشناس مدیریت اسناد چیست؟#
- درایورهای نوری مغناطیسی
- سرورهای رایانش ابری
- هارددیسک کامپیوتر
- کتابخانههای نواری
- سرورهای محتوا
- اسکنرها
بررسی درآمد و حقوق کارشناس DCC#
درآمد و حقوق کارشناسان کنترل اسناد و مدارک از وضعیتی خوبی برخوردار است و میزان حقوق کارشناس DDC بر اساس ارشدیت متغیر میباشد یعنی هرقدر سطح ارشدیت بالاتر باشد میزان درآمد به طبع بیشتر میشود.
بررسی بازار کار شغل کنترل اسناد و مدارک
#
با توجه به اینکه تمام مراکز، اسناد و مدارک مخصوص خودشان را دارند،بنابراین هر مرکز و سازمانی نیاز به کارشناس کنترل اسناد و مدارک دارد.
کدام سازمان ها به کارشناس DCC نیاز دارند ؟
سازمانهایی که پروژه محور هستند، بیشترین متقاضیان مرکز کنترل مدارک و اسناد میباشند. در میان سازمانهای پروژه محور، شرکتهای مهندسی که نقش طراح را در پروژهها دارند، در راس می باشند.
راهنمای مشاهده آگهی های استخدام کارشناسDDC#
آسانترین روش مشاهده آگهیهای استخدام مراجعه به سایت ایران استخدام است. اخبار ایران استخدام در شبکههای اجتماعی و اپلیکیشن اختصاصی ایران استخدام نیز منتشر میشود. اپلیکیشن اندروید ایران استخدام را میتوانید از سایت ایران استخدام دانلود و نصب کنید. ثبت نام در سرویس «ارسال آگهیهای استخدامی از طریق ایمیل و پیامک» نیز از دیگر سرویسهای مربوط به ایران استخدام است. این سرویس نیز مزایای خاصی دارد و استفاده از آن نیز بسیار آسان است.
کارجویانی که به دنبال استخدام در شغل کنترل اسناد هستند، میتوانند با مراجعه به سایت ایران استخدام پس از ثبتنام بهعنوان کارجو از اخبار و آگهیهای استخدام کارشناس کنترل مدارک و اسناد مطلع شوند و درصورت نیاز رزومه کارشناس DCC را تنظیم و به کارفرما ارسال نمایند و در کمترین زمان در سازمان ها و مراکز مرتبط استخدام شوند.
راهنمای درج آگهی های استخدام کارشناس کنترل اسناد و مدارک
#
کارفرمایانی که به دنبال استخدام کارشناس کنترل اسناد و مدارک هستند میتوانند با درج آگهی استخدامی در سایتهای کاریابی، نیروی موردنظر خود را جذب نمایند.
ایران استخدام از بهترین سایتهای کاریابی مجازی میباشد که سرویس درج آگهی استخدام را طراحی کرده است و کارفرمایان میتوانند پس از عصویت در پنل کارفرمایی، آگهی استخدامی خود را درج کنند و نیروی متخصص مرتبط را در کمترین زمان استخدام نمایند.
جهت ثبت نام به عنوان کارفرماو درج آگهی استخدام در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
سخن پایانی
با وجود نوپا بودن شغل کنترل اسناد و مدارک در صنعت و فقدان مطالب آموزشی مرتبط مناسب در سالهای اخیر، شرکتهای زیادی، بخش کنترل مدارک مهندسی را مورد توجه خود قرار دادهاند.
کلیه مراحل فرایند تولید مدارک و نقشههای مهندسی پروژه از آغاز طراحی، قالب گذاری، ارسال، دریافت نقطه نظرها تا نهایی شدن و بایگانی آن از طریق واحد مرکز کنترل اسناد، قابل ثبت و گزارش گیری است.
منبع: ایران استخدام
نظرات ۰