چکیده ای از کتاب مبانی سازمان مدیریت و مدیریت رفتار سازمانی

چکیده ای از کتاب مبانی سازمان مدیریت و مدیریت رفتار سازمانی

به نام خدا…
مدیریت: قسمت اول

جوامع امروزی را ” جوامع سازمانی ” می نامند زیرا انسان از زمان تولد تا هنگام مرگ با سازمان های گوناگون در ارتباط است.
همه ی سازمان ها اعم از رسمی و غیررسمی, کوچک و بزرگ دارای عوامل مشترکی به شرح زیر هستند:

1. هدف یا منظور: روشن ترین عامل برای تشکیل هر سازمانی اهداف آن سازمان است بدون هدف هیچ دلیلی برای تشکیل سازمان وجود ندارد.

2.برنامه: سازمان ها برای نیل به اهداف خود برنامه هایی را تنظیم می کنند.

3.منابع: سازمان ها برای نیل به اهداف و اجرای برنامه هایشان باید منابعی در اختیار داشته باشند و آنها را بع فعالیت های مورد نظر اختصاص دهند.

4.مدیر: سرانجام, سازمان برای نیل به اهداف و اجرای برنامه ها و تامین منابع به مدیرلنی نیاز دارند که آنها در این جهت هدایت کنند.

? تعریف سازمان : سازمان عبارت است از گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی ” با ساختار منظم و از پیش تعیین شده ” برای نیل به ” اهداف گروهی ” ( ❌ فردی غلط است ❌) با یکدیگر همکاری می کنند.

? انواع سازمان ها: سازمان ها با توجه به اهداف اولیه ی آنها به انواع مختلفی تقسیم می شوند:

1.سازمان های انتفاعی و غیرانتفاعی:
سازمان های انتفاعی سازمان هایی هستند که از سوی صاحبانشان ” برای کسب سود ” ایجاد شده اند. مثال: اکثر موسسات تجاری
سازمان های غیر انتفاعی معمولا به جای کسب سود, با اهداف فرهنگی, اجتماعی, سیاسی و مذهبی تشکیل می شوند. مثال: اتحادیه های کارگری, انجمن های مذهبی, موسسه های خیریه, صندوق های قرض الحسنه, سازمان های دولتی و مانند آنها

2. سازمان های تولیدی و خدماتی: سازمان های تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده می کنند. این کالاها معمولا محسوس و قابل اندازه گیری اند.
سازمان های خدماتی, خدمات را ارائه می دهند. فعتلیت هایی از قبیل امورمالی, مشاوره حقوقی, خدمات پزشکی و… این خدمات ملموس و قابل اندازه گیری نیستند.

3. سازمان های دولتی و خصوصی: سازمان ها از نظر مالکیت نیز به دو دسته تقسیم می شوند. برخی از سازمان ها مانند ذوب آهن, راه آهن, مخابرات و… در کشور ما جزو سازمان های دولتی محسوب می شوند زیرا دولت آنها را کنترل می کند و برخی از سازمان های دیگر مثل شرکت های خصوصی, به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیردولتی کنترل می شوند که به آنها سازمان های خصوصی می گویند.

? سازمان و محیط: هر سازمان دارای محیط داخلی و خارجی است.
محیط داخلی سازمان احساسات, عواطف, ارزش ها, اعتقادات و منافع کارکنان, سهام داران و هیئت مدیره را در برمی گیرد.
محیط خارجی به سازمان امکان می دهد تا مواد اولیه, پول انرژی و اطلاعات و نیروی انسانی را دریافت و آنها را به کالا یا خدمت یا اطلاعات تبدیل کند و مجددا بع محیط خارجی بازگرداند.

? عوامل محیطی که بر سازمان تاثیر مستقیم و غیرمستقیم دارند:

عوامل محیطی با تاثیر مستقیم:
1. ذینفعان خارجی: شامل اتحادیه ها, عرضه کنندگان, رقیبان, مشتریان, گروه هایی با منافع ویژه, سازمان های دولتی و مانند آنها هستند.
2. ذینفعان داخلی: کارکنان, صاحبان سهام و هیئت مدیره ی سازمان تشکیل می دهند.

عوامل محیطی با تاثیر غیرمستقیم:
عوامل اجتماعی,عوامل اقتصادی,عوامل سیاسی, عوامل فناوری

⭕ ذینفعان سازمان افراد و گروه هایی هستند که با پیگیری اهداف سازمانی برسازمان تاثیر می گذارند.

? تعریف مدیریت: مدیریت عبارت است از فرآیند برنامه ریزی, سازمان دهی, هدایت و نظارت بر کار اعضای سازمان و کاربرد کلیه ی منابع قابل دسترسی برای رسیدن به هدف های تعیین شده ی سازمان. ( ❌ فردی ❌)

✔ مدیریت: هنر انجام دادن کارها به وسیله ی دیگران

? انواع مدیرات: مدیران را می توان به دو دسته تقسیم کرد:
1. از نظر سطح سازمانی: مدیران عملیاتی,مدیران میانی و مدیرات عالی
2. از نظر فعالیت های سازمانی که مدیران مسئولیت اجرای آن را به عهده دارند: مدیران وظیفه ای ( تخصصی), مدیران عمومی

✔ مدیران عملیاتی ( خط اول _ خط آتش): مدیرات در این سطح ” مستقیما ” مسئول تولید کالاها و خدمات هستند این مدیران را معمولا رئیس قسما, سرپرست یا متصدی می نامند. آنان فقط کارکنان عملیاتی را هدایت می کنند و سرپرستی مدیران دیگری را برعهده ندارند و بیشتر اوقات خود را با کارکنان عملیاتی صرف می کنند. این سطح از مدیریت حد فاصل بین مدیران سطوح میانی و کارهای اجرایی است.

✔ مدیران میانی: مدیران میانی یک رده بالاتر از مدیران عملیاتی هستند , به طور مستقیم به مدیریت رده ی بالا گزارش می دهند و یک پل ارتباطی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی سازمان تشکیل می دهند. آن ها راهبردها و خط مشی های ارائه شده توسط مدیران عالی رل به هدف های ویژه و برنامه ها تبدیل می کنند و برای اجرا در اختیار مدیرلت عملیاتی قرار می دهند. این مدیران بیشتر وقت خود را صرف حضور در جلسه ها وتهیه گزارش ها می کنند.

✔ مدیران عالی: این سطح از مدیریت معمولا گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می دهند که مسئول اداره کل سازمان هستند. آنان اهداف, خط مشی ها و راهبردها را تدوین و عکس العمل های سازمان را در برابر محیط معین می کنند. معمولا این سطح از مدیریت را مدیرعامل, مدیر, رئیس و معاون می نامندک آنان بیشتر وقت خود را صرف مذاکره با مدیران عالی سایر سازمان ها و افراد خارج از سازمان می کنند.

✔ مدیران وظیفه ای ( تخصصی): مدیران وظیفه ای ( تخصصی) کارکنانی را با مهارت های ویژه در یک زمینه ی خاص مانند حسابداری, امور پرسنلی, پرداخت, بازاریابی و تولید سرپرستی می کنند. همه ی این وظایف برای توفیق سازمان ضروری است.

✔ مدیران عمومی: مدیران عمومی مسئول کلیه وظایف و فعالیت های یک واحد یا سازمان هستند چنین مدیری مسئول تمام فعالیت هایی است که در آن واحد انجام می شود مانند تولید, بازاریابی, امورمالی و… و معمولا دو یا چندبخش را هماهنگ می کنند. در سازمان های بزرگ ممکن است چند مدیر عمومی در راس قسمت های مستقل وجود داشته باشند.

? مهارت های مورد نیاز مدیران:
1. مهارت ادراکی
2. مهارت های انسانی
3.مهارت های فنی

✔ مهارت های ادراکی: مهارت های ادراکی توانایی تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسائل و تدوین برنامه ی مناسب را به مدیر می دهند.
این مهارت ها خصوصا برای مدیران عالی سازمانی که باید اهداف وسیع برنامه های بلندمدت سازمان را برای آینده طرح ریزی کنند ضروری است.

✔ مهارت های انسانی: این مهارت ها به مدیر امکان می دهند تا با افراد, در کنار آنها و به طور موثر با آنها کار کنند. مدیران در همه ی سطوح به این مهارت نیاز دارند, چون برای نیل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند. مدیرانی که مهارت های انسانی خوبی دارند و می توانند نیازها و انگیزه های افراد را درک و آنان را تشویق کنند تا بدون نگرانی در تصمیم گیری ها مشارکت داشته باشند.

✔ مهارت های فنی: این مهارت ها به معنی توانایی به کار بردن ابزار, شیوه ها و دانش مورد نیاز برای اجرای یک زمینه ی تخصصی است. مدیران عملیاتی یا خط اول بیشتر به این مهارت ها نیاز دارند.

? وظایف مدیر:
1. برنامه ریزی
2.سازماندهی
3.هدایت
4.نظارت
5.خلاقیت

✔ برنامه ریزی: وظیفه برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمان,تعیین راهبرد تحقق این اهداف و ایجاد مجموعه ای از برنامه ها برای یکپارچه و هماهنگ کردن فعتلیت ها در جهت نیل به هدف هاست.

✔ سازماندهی: وظیفه سازماندهی مدیر شامل تعیین وظایفی است که باید در سازمات اجرا شوند, مشخص کردن افرادی است که باید آن وظایف را انجان دهند و تعیین وظایفی است که می توانند با هم یک گروه شغلی تشکیل دهند. همچنین در این وظیفع مدیر تعیین می کند که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد و تصمیم های سازمان در کجا اتخاذ می شود.

✔ هدایت: در هر سازمانی افراد مختلفی کار می کنند. شغل مدیر ایجاب می کند که فعالیت های این افراد را هدایت و آنها را باهم هماهنگ کند. مدیر با ایجاد انگیزع در زیر دستان فعالیت های آنها را جهت می دهد, موثرترین مجاری ارتباط را انتخاب و تعارض میان اعضای سازمان را برطرف می کند و به این ترتیب وظیفه هدایت را انجان می دهد.

✔ نظارت: مدیر برای اطمینان از احرای درست و به موقع همه کارها باید عملکرد سازمان را ارزیابی کند. اگر انحرافی بین عملکرد واقعی و اهداف تعیین شده وجود داشته باشد, مدیر سعی نماید آنها را اصلاح کند. این فرآیند ارزیابی, مقایسه و اصلاح نظارت نامیده می شود.

✔ خلاقیت: تغییرات سریع محیط پیرامون سازمان ها موحب شده است که مدیران برلی سازگاری با تحولات شتابان اندیشه ها راه هایی نو برای اقدامات خود بیابند تا بتوانند در صحنه ی رقابت با رقبای متعدد دوام بیاورند و همچنین شرایطز در سازمان خود ایجاد کنند که امکان بروز چنین اندیشه هایی فراهم شود. از این رو امروزه ایجاد شرایط لازم برای بروز خلاقیت یعنی پیدایش اندیشه های نو یکی از وظایف مدیر در نظر گرفته شده است.

مدیریت: قسمت دوم 

? نقش های مدیر: مدیران وظایف اصلی خود را با بازی کردن نقش های مختلف اجرا می کنند.

⭕ نقش عبارت است از رفتار مورد انتظار از شخصی که پستی را اشغال کرده است.
1.نقش های ارتباطی
2. نقش های اطلاعاتی
3.نقش های تصمیم گیری

✔ نقش های ارتباطی: مدیرلت با اجرای نقش های ارتباطی روابط خود را در سازمان حفظ می کنند و آن را گسترش می بخشند. این نقش ها به سه دسته تقسیم می شوند.

1.نقش تشریفاتی: مدیر وظایف تشریفاتی را به عنوان مقام مسئول سازمات اجرا می کند. مدیری که در جشن عروسی زیردستان خود شرکت می کند تصویر موفقیت آمیز از سازمان در اذهان ایجاد می کند.

2.نقش رهبری: شامل مسئولیت هدایت و هماهنگی فعالیت های زیردستان در راستای دستیابی به اهداف سازمانی است.

3.نقش رابط: این نقش مربوط به ارتباط مدیر با اعضای هیات مدیره و افراد خارج از سازمان است که جلب حمایت آنان در موفقیت سازمان تاثیری به سزا خواهد داشت. مانند ارباب رجوع, مقام های رسمی دولتی, مشتریان, عرضه کنندگان مواداولیه.

✔ نقش های اطلاعاتی:
1. نقش ارزیاب: این نقش شامل جستجو کردن,دریافت کردن و انتخاب اطلاعات است. مدیران به طور جدی اطلاعات مفید و مورد نیاز را از داخل و خارج سازمان جمع آوری می کنند. این نقش غالبا مدیران را به عنوان أگاه ترین عضو گروه مطرح می کند.
2.نقش توزیع کننده: در این نقش مدیران اطلاعات مهم را بین زیردستانشان توزیع می کنند.
3. نقش سخنگو: در نقش سخنگویی مدیرات اطلاعات را به افراد خارج از سازمان, خصوصا مقام های بالاتر, سیاستمداران و مانند آنها مستقل می کنند.

✔ نقش های تصمیم گیری ( مهم ترین نقش مدیریتی می باشد )
1. نقش نوآور: مدیران زمانی این نقش را بازی می کنند که طرح جدیدی را آغاز کنند, به تغییر و اصلاح سازمانشان اقدام نمایند.
2.نقش آشوب زدایی: امور هیچ سازمانی همیشه به آرامی پیش نمی رود. هنگام بروز مشکلات از قبیل اعتصاب کارگری, ورشکستگی عرضه کنندگان, فسخ قرارداد توسط مشتریان, مشکلات مالی و مانند آنها از مدیران انتظار می رود حتی با اتخاذ تصمیم های غیرمعمول و با یافتن راه حل هایی بر این مشکلات چیره شوند و نگذارند این مسائل به بحران تبدیل شود.
3. نقش تخصیص دهنده منابع: هر مدیری با تعدادی اهداف,مسائل و نیازهای انسانی مواجه است. همه ی آنها برای استفاده از وقت و منابع با هم رقابت می کنند. از آنجا که این منابع محدودند, هر مدیری باید بین اهداف و نیازها تعادل برقرار کند.
4. نقش مذاکره کننده: مدیران بخش مهمی از اوقات خود را به مذاکره اختصاص می دهند, زیرا فقط آنان واجد آگاهی و اختیاری هستند که این نقش به آن نیاز دارد. برخی از این مذاکرات با خارج از سازمان است.

? رفتار سازمانی: یعنی مطالعه افراد و گروه ها در سازمان.

فکر بنیادی مکتب رفتاری آن است که چون مدیر باید ” کار را به وسیله ی افراد دیگر انجام دهد ” بنابراین مدیریت, به واقع, کاربرد علم رفتار است و مدیر باید بداند که جگونه افراد را به کار برانگیزد, آنان را رهبری کند و روابط متقابل افراد و رفتار گروهی را کاملا درک کند. بنابراین, مدیران باید به دانش و مهارت های رفتاری مجهز شوند.

? بهره وری: نسبت ستاده به داده در یک دوره ی زمانی با توجه به کیفیت

? اثربخشی: به معنای تحقق اهداف

?کارآیی: به معنای دستیابی به هدف ها با حداقل منابع است

? تعریف سیستم: مجموعه ای از اجزاء است که با همدیگر در ارتباط متقابل هستند و یک کل را تشکیل می دهند و هرگونه تغییر در هریک از اجزاء بر سایر اجزاء و کل سیستم تاثیر می گذارد.

? محیط سیستم: هر سیستم را محیط خاصی احاطه نموده و عوامل محیطی مانند عوامل فرهنگی, اجتماعی, اقتصادی, سیاسی و تکنولوژی بر آن تاثیر می گذارند. در عین حال این تاثیر دو جانبه می باشد. لذا می توان گفت محیط هر سیستم را مجموعه ای از عوامل تشکیل می دهد, و علی رغم اینکه جزء سیستم نیستند ولی تغییر در هریک از عوامل محیطی می توانند باعث تغییراتی در سیستم شود. سیستم برای بقاء در محیط باید پاسخگوی نیازهای محیطی باشد و خود را با شرایط و اوضاع محیط خود تطبیق دهد.

? سیستم های فرعی: هر سیستمی برای کل بزرگتر خود مانند سیستم فرعی است مثلا واحد بازاریابی یک موسسه, یک سیستم فرعی می باشد و خود موسسه سیستم کل و سیستم کل نسبت به جامعه ای که در آن وجود دارد, یک سیستم فرعی از سیستم کل جامعه به شمار می آید.

? هم افزایی: یعنی اگر بخش های جداگانه در درون یک سازمان با هم همکاری و کنش متقابل داشته باشند کارآیی آنها بیش از زمانی است که هریک به تنهایی عمل کنند.

? سیستم های باز و بسته: سیستمی را باز گویند که با محیط اطراف خود تعامل داشته باشد و سیستمی را بسته می نامند که با محیط خود ارتباط متقابل نداشته باشد.
سازمان ها به عنوان سیستم باز با محیط اطراف خود دارای کنش متقابل می باشند. اما میزان این ارتباط متفاوت است.

? مرز سیستم: هر سیستمی مرزی دارد که آن را از محیط اطرافش جدا می کند. در سیستم های بسته مرز سیستم سخت و محکم و قابل تشخیص است. در سیستم های باز, مرزها قابل انعطاف اند و تشخیص آنها دشوار است. مرزهای سیستم های اجتماعی بر پایه ی ارتباطات قرار دارد نه بر پایه ی عوامل مادی و محسوس به همین جهت به راحتی نمی توان تشخیص داد که کجا سازمان تمام و محیط آغاز می شود.

? جریان: هر سیستمی جریان هایی از اطلاعات, مواد و انرژی است. ( انرژی انسانی ) این ورودی ها به سیستم از محیط, داده نامیده می شود.
داده ها در سیستم, طبق برنامه ی سیستم در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرند. این مرحله را فرآیند عملیات می نامند. کالا یا خدماتی که پس از طی فرآیند عملیات از سیستم صادر می شود بازده یا ستاده نام دارد.

? بازخورد: منظور از بازخورد ترتیباتی است که موجب می شود سیستم به طور دایم اطلاعات لازم را درباره ی چگونگی بازده به دست آورد و چنانچه نتیجه به دست آمده با معیارهای تعیین شده تطابق نداشته باشد در راستای جلوگیری از انحراف سیستم اقدام شود.

مدیریت: قسمت سوم

? نگرش اقتضایی مدیریت : اساس نگرش اقتضایی که به آن نگرش موقعیتی نیز گفته می شود بر این استوار است که یک الگوی مدیریت برای همه ی موقعیت ها به عنوان بهترین راه وجود ندارد.
نگرش اقتضایی مستلزم پرورش مهارت ادراکی است,مدیر باید یک موقعیت را بشناسد, آن را درک کند و قبل از اتخاذ تصمیم, نگرش مناسب با موقعیت را بیابد و آن را به کارگیرد.

⭕ شعار نگرش اقتضایی این است: هرچیزی به موقعیت بستگی دارد.

? تصمیم گیری: عبارت است از انتخاب یک راه از میان راه های مختلف و در حقیقت انتخاب بهترین راه حل برای نیل به اهداف.

? خطی مشی: خط مشیها راهنمای تصمیم گیری اند. و چارچوب وسیعی را ایجاد می کنند که مدیران باید در محدوده ی آنها تصمیم های آتی را اتخاذ کنند.

? قوانین: قوانین اقدامات الزامی ویژه ای را معین می کنند ( بایدها و نبایدها )

? انواع مسئله: معمولا وقتی موقعیت موجود با موقعیت مورد علاقه و انتظار مدیر تفاوت داشته باشد, مسئله ای وجود دارد که مدیر باید برای رفع آن تلاش کند. بعضی از مسائل که مربوط به سازمان است و در داخل سازمان ایجاد می شود به دلیل مشخص و روشن بودن آنها, تصمیم گیری در مورد آنها روشن و اطلاعات لازم درباره مسائل کافی و دستیابی به آنها به راحتی انجام می شود.
مثل تصمیم به حذف یک درس از سوی دانشجو در یک دانشکده, اغلب این مسائل را خوش ساختار می نامند. ولی غالبا مدیران با مسائلی رو به رو می شود که غیرمعمول بوده و جمع آوری اطلاعات در مورد آنها کاری مشکل بوده و لذا تصمیم گیری در مورد آنها توأم با ریسک است.
مثلا شرکتی که مایل است از تکنولوژی جدید و ناشناخته در خط تولید استفاده کند و درآن سرمایه گذاری نماید با مسئله ای بدساختار مواجه می باشد.

? انواع تصمیمات:

✔ 1.تصمیمات برنامه ریزی شده: وقتی که موقعیتی خوش ساختار است و اغلب اتفاق می افتد و یا تکرار می شود, مدیر تصمیمی برنامه ریزی شده اخذ می نماید. تصمیمات برنامه ریزی شده براساس روش ها,قوانین,دستورالعمل ها و یا سیاست ها اتخاذ می گردد.
معمولا در سازمان ها برای اقدام درباره مسائل جاری مانند نظافت ساختمان,غذای بین روز, تعیین حقوق یک فردی که تازه استخدام شده, تصمیمات برنامه ریزی شدا اتخاذ می شود.

✔ 2. تصمیمات برنامه ریزی نشده: این تصمیمات با مسائل غیرمعمول,استثنایی و بد ساختار سروکار دارد. اگر مسئله ای به طور مرتب تکرار نشود و نتوان آن را از طریق خط مشی ها و یا دستورالعمل ها, حل نمود و آن مقدار دارای اهمیت باشد که برخورد خاصی را لازم داشته باشد, باید از طریق تصمیم برنامه ریزی نشده آن را حل نمود. مثال: ارائه محصول جدیدی به بازار, عیب و نقص در خط تولید جدید, استفاده از مواد خام جدید از مواردی است که با تصمیمات برنامه ریزی نشدا روبه رو است. تصمیمات برنامه ریزی نشده در سطح مدیران رده بالای سازمان به عمل می آید و تصمیمات برنامه ریزی شده اغلب در سطح مدیران اجرایی و خط مقدم اتخاذ می شود.

? شرایط تصمیم گیری: مدیران برای تصمیم گیری به اطلاعات نیاز دارند و به نسبت میزان و دقت اطلاعاتی که در دسترس دارند درجه ی اطمینان آنها به نتیجه ی تصمیم هایشان نوسان می یابد.
براساس اطلاعاتی که از شرایط محیطی در دسترس است,تصمیم گیری تحت چهار شرط تحقق می پذیرد.

1.اطمینان

2.مخاطره

3.عدم اطمینان

4.ابهام

✔ شرایط اطمینان: شرایطی است که مدیران از راه حل های جایگزین آگاهی دارند و می توانند نتایج آنها را کنترل یا حداقل پیش بینی کنند. مدیر به آسانی می تواند راه حل مناسب با بهترین نتیجه را انتخاب و تصمیم لازم را اتخاذ کند. در شرایط اطمینان مدیران خط مقدم بیشتر تصمیم گیری می کنند و به ندرت مدیران سطح میانی و عالی بدان مبادرت می ورزند.

✔ شرایط مخاطره: برخلاف شرایط اطمینان که مدیر اطلاعات کامل درباره نتایج هر راه حل را در دست دارد, در شرایط مخاطره احتمال دارد راه حل انتخاب شده نتیجه مورد انتظار مدیر را به بار نیاورد.

✔ شرایط عدم اطمینان: در شرایط عدم اطمینان مسائل و انواع راه حل های جایگزینی معمولا مبهم اند و به خوبی شناخته نشده اند. عدم اطمینان معمولا ناشی از دو علت است: اول, مدیران ممکن است با شرایط خارجی که تقریبا یا کاملا خارج از کنترل آنهاست مواجه باشند مانند شرایط هوا که در اجرای که در اجرای بسیاری از طرح ها می تواند تاثیری اساسی داشته باشد. دوم, مدیران ممکن است نتوانند به اطلاعات کلیدی درباره ی مسئله موردنظر دسترسی یابند.

✔ شرایط ابهام: شرایطی است که در آن مدیران هیچ اطلاعاتی درباره مسئله, راه حل ها و یا احتمال نتایج هریک از راه حل ها ندارند. تغییرات سریع محیطی اغلب شرایط پرابهامی برای اتخاذ تصمیم مدیران ایجاد می کنند.
مدیران ارشد سازمان ها, می بایستی تلاش زیادی در جهت اتخاذ تصمیم, در شرایط ابهام از خود بروز می دهند.

? فرآیند تصمیم گیری:

1.تعریف مسئله

2.ایجاد راه حل ها

3.ارزیابی راه حل ها

4.اتخاذ تصمیم

5.اجرای تصمیم

6.ارزیابی نتایج و فراهم آوردن بازخورد

? مزایای تصمیم گیری گروهی:

1.فراهم کردن اطلاعات بیشتر و کامل تر

2.ایجاد راه حل های بیشتر

3.پذیرش بهتر یک راه حل

4.افزایش مشروعیت

⭕ برنامه ریزی مانند پلی است روی فاصله ی جایی که هستیم و جایی که می خواهیم به آن برسیم.

⭕ برای تشخیص خط مشیها از قوانین باید توجه داشت که مقصود از خط مشیها تعیین قلمروهایی است که مدیران بتوانند در آن آزادی عمل داشته باشند و تصمیم گیری را هدایت کنند, ولی اگر چه به عنوان راهنما عمل می کنند ولی در کاربرد آنها هیچ آزادی عملی وجود ندارد.

? ساختار سازمانی: چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت های اعضای سازمانی آن را ایجاد می کنند.

? نمودار سازمانی: نقشه ای است که پست ها و روابط درون ساختار سازمانی را ترسیم می کند.

? انواع نمودار: به طور کلی سه نوع نمودار وجود دارد:

✔ 1. نمودار هرمی: این نمودارها جریان عمودی اختیار و ارتباط را نشان می دهند که مدیریت عالی در بالاترین قسمت سازمان و پست های پایین تر در انتهای نمودار قرار دارد. مسئولیت و اختیار افرادی که در بالای هرم سازمانی هستند بیش از افرادی است که در پایین هرم قرار دارند.

✔ 2.نمودار افقی: این نمودار از سمت چپ به راست حرکت می کند. هیئت مدیرع در انتهای سمت چپ نمودار و کارکنان عملیاتی در انتهای سمت راست قرار دارند.

✔3. نمودار دایره ای: یا نمودار هم مرکز, مدیرعامل ( هیئت مدیره ) را در مرکز تعدادی دایره هم مرکز نشان می دهد که هر یک از آنها به طور متوالی نشانگر سطح پایین تر سلسله مراتب سازمانی هستند. آخرین دایره خارجی سطح کارکنان عملیاتی را نشان می دهد.

? تاثیر تقسیم کار بر بهره وری: هیچ فردی, هر چند تخصص های مورد نیاز برای اجرای فعالیت های مختلف را داشته باشد, از نظر فیزیکی و روانی نمی تواند کلیه ی عملیات مربوط به شغل پیچیده ای را انجام دهد. بنابراین, تقسیم کار موجب تخصصی شدن کار می شود و بر این اساس افراد می توانند در شغل خود آزموده و ماهر شوند و چون تقسیم کار مشاغل گوناگونی پدید می آورد, آنان می توانند پست هایی را انتخاب کنند, یا در مست هایی منصوب شوند که با استعداد و علاقه ی آنها تناسب داشته باشد.

مدیریت: قسمت چهارم

? سلسله مراتب نیازهای مازلو: مازلو معتقد است که افراد انسانی دارای پنج نیاز اساسی هستند:

1.نیازهای زیستی

2.نیازهای ایمنی

3.نیازهای اجتماعی(وابستگی)

4.نیازهای احترام

5.نیازهای خودیابی (تحقق ذات)

از نظر مازلد این پنج نیاز اساسی می توانند برحسب اهمیت در سلسله مراتبی قرار گیرند. او معتقد است که افراد تلاش می کنند که این نیازها را بع ترتیب ارضاکنند.

✔ 1. نیازهای زیستی: نیاز به آب,غذا, هوا, خواب, سرپناه اساسی ترین نیازهای انسانی هستند. این نیازها در پایین ترین سطح سلسله مراتب نیازها قرار می گیرند و تا زمانی که این نیازها برآورده نشده باشند بخش عمده ای از رفتار فرد در جهت ارضای آنها شکل می گیرد, زیرا در غیراین صورت احتمالا بیشتر فعالیت شخص در این سطح متمرکز خواهد شد و نیازهای دیگر کمتر انگیزشی در وی ایجاد خواهند کرد.

✔ 2. نیازهای ایمنی: شامل نیازهایی برای سلامتی و ثبات است که عبارتند از نیاز به فارغ بودن از ترس و آسیب های جانی,محرومیت های زیستی, تامین امنیت, تامین اجتماعی, تامین اجتماعی,بازنشستگی.

✔ 3. نیازهای اجتماعی (وابستگی): نیازهای اجتماعی شامل نیاز به دوست داشتن,مصاحبت, دوستی, و وابستگی است. این نیاز ناشی از اجتماعی بودن انسان و علاقه او به تعلق و پذیرش از جانب دیگران و گروه های گوناگون است. مدیریت با کمک به بهتر شدن روابط اجتماعی در سازمان, می تواند نیازهای وابستگی در گروه های کاری را ارضاء کند مانند برنامه های تفریحی و ورزشی, گردش های دسته جمعی و فعالیت های اجتماعی.

✔ 4. نیازهای احترام: انسان پس از شروع به ارضای نیازهای اجتماعی, معمولا خواهان آن است که بیش از یک عضو ساده گروه خود باشد. بنابر این احساس نیاز به احترام می کند هم احترام به نفس و هم احترام از طرف دیگران, اغلب مردم نیاز دارند که برای خود ارزش زیادی قائل شوند و می خواهند این ارزش مبتنی بر واقعیت باشد. مدیرانی که می خواهند از راه نیازهای احترام کارکنان را برانگیزانند می توانند بر دشواری کار آنان و مهارت های مورد نیاز برای موفقیت کاری تاکید ورزند. با انتشار فهرست عملکرد کارکنان ساعی, دادن جایزه و پاداش به آنان, پشتیبانی از کارکنان موفق.

✔ 5. نیازهای خودیابی: خودیابی, یعنی نیاز به تحقق یا فعلیت بخشیدن استعدادهای بالقوه شخصی صرف نظر از نوع آنها. مازلو این مفهوم را چنین بیان می کند: ” انسان هر چه می تواند بشود, باید بشود” پس, خودیابی میل رسیدن به حد کمالی است که فرد قابلیت رسیدن به آن را دارد. افراد این نیازها را از راه های گوناگون ارضا می کنند. در یکی از این نیازها ممکن است در قالب تمایل به یک مادر ایده آل بودن جلوه کند, در دیگری به صورت اداره کردن یک سازمان عیان شود, در یکی دیگر از طریق فعالیت ورزشی تظاهر کند.

? تعریف رهبری: رهبری عبارت است از فرآیند نفوذ در دیگران و برانگیختن آنان برای همکاری با یکدیگر در جهت دستیابی به اهداف سازمانی.

توانایی رهبری دیگران مهارتی ضروری برای مدیران خط اول, مدیران میانی تا مدیریت عالی سازمان است.

⭕ رهبری یعنی نفوذ در دیگران به نحوی که فرد با میل باطنی در جهت تحقق هدف های سازمانی گام بردارد.

? تفاوت مدیر و رهبر در سازمان: رهبری همان مدیریت نیست. اگرچه بسیاری از مدیران رهبرند و بسیاری از رهبران مدیر, ولی فعالیت های رهبری و مدیریت فعالیت های یکسانی نیست.
در سازمان, مدیریت حوزه ای وسیع تر از رهبری دارد و به همان اندازه که بر موضوع های رفتاری تاکید می ورزد به موضوع های غیر رفتاری نیز توجه دارد اما رهبری اساسا به موضوع های رفتاری تاکید می کند.
مدیران در پست خود منصوب شده اند. آنان قدرت قانونی دارند و در واقع ضروری کارکنان خود را تشویق و تنبیه قرار می دهند. تأثیرگذاری مدیران از مدیران از اختیارات رسمی است که از پست آنها ناشی می شود.

رهبران ممکن است منصوب شده و یا از درون گروه پدید آمده باشند. رهبرات می توانند بر دیگران تأثیر بگذارند بدون آنکه قدرت تأثیرگذاری آنها از اختیارات رسمی باشد. همه ی مدیران ضرورتا رهبر نیستند ولی بیشتر مدیران فعال و اثرگذار در بلند مدت به یک رهبر می شوند.
مدیر از اجرای یک شغل اطمینان حاصل می کند ولی یک رهبر مراتب ” فردی ” است که آن شغل را به اجرا در می آورد. و به او توجه دارد. یک مدیر اثربخش رفتارهای مدیریت و رهبری را باهم ترکیب می کند و برای تحقق آن باید توجهی حساب شده و منطقی به فرآیندهای سازمانی نشان دهد ( مدیریت ) و به کارکنان به عنوان افراد انسانی ت جه واقعی داشته باشد ( رهبری )

? رفتار رهبری: اقدامات و فعالیت هایی است که رهبر برای هماهنگ کردن کار اعضای گروه (سازمان) انجام می دهد.

? تعریف نظارت: نظارت را نوعی مقایسه ی ” بین آنچه هست و آنچه باید باشد ” دانسته اند.

⭕ برای اجرای فرآیند نظارت کارآمد, مدیران چهار مرحله را طی می کنند. این مراحل به ترتیب عبارتند از :

✔ 1. تعیین استانداردها

✔ 2. سنجش عملکرد

✔3. مقایسه ی عملکرد با استانداردها

✔4.اقدام

با اجرای فرآیند نظارت به طور کامل, مدیران بازخوردهایی دریافت می کنند که آنان را درجهت شناخت عملکرد کارکنان, اصلاح وظیفه ی نظارت با تغییر استاندارد ها و معیارها, یا جایگزین کردن برنامه های متناسب با شرایط متغیر هدایت می کند.

? انواع نظارت: مدیریت می تواند قبل از آغاز فعالیت, هنگام اجرای فعالیت یا بعد از اتمام آن نظارت را اعمال کند.

✔ نظارت آینده نگر: مطلوب ترین نوع نظارت, نظارت آینده نگر است,که مانع بروز مسائل پیش بینی شده شود. این نوع نظارت به دلیل آنکه قبل از وقوع هر فعالیت صورت می گیرد,آینده نگر نامیده می شود و براساس داده ها صورت می گیرد و به آیندا نظر دارد.
منظور از این نوع نظارت کاهش اشتباهات و به حداقل رساندن اقدامات اصلاحی است. نظارت های آینده نگر به این دلیل مطلوب هستند که به مدیریت اجازه می دهند مانع بروز مشکلات شود, به جای آنکه بعدا بخواهد راهی برای رفع آنها پیدا کند. متاسفانه, این نوع نظارت مستلزم کسب اطلاعات به موقع و دقیق است که اجرای آن را با دشواری مواجه می کند. به همین جهت مدیران غتلبا از دو نظترت دیگر استفاده می کنند.

✔ نظارت همزمان (زمان وقوع): نظارت همزمان, همان طور که از نامش پیداست, زمانی اجرا می شود که فعالیتی در حال انجام شدن است. وقتی نظارت هنگام اجرای کاری اعمال شود, مدیریت می تواند مشکلات را قبل از اینکه پرهزینه شوند حل کند. مشهورترین شکل نظارت همزمان, هدایت سرپرست است.

✔ نظارت گذشته نگر: بعد از هر اقدامی به عمل می آید و وابسته به بازخورد است. نقطه ضعف اصلی این نوع نظارت آن است که مدیر وقتی اطلاعاتی از مسائل موجود به دست می آورد که اشکال ایجاد و صدمه ای به سازمات وارد شده است. با وجود این, در بسیاری از فعالیت هافقط می توان از نظارت گذشته نگر استفاده کرد.

⭕ آنچه باید نظارت شود:

✔ 1. افراد: مدیران با کارکردن با افراد می توانند به اهداف خود نایل شوند. برای تحقی هدف های هر واحدی, مدیران به پیروان خود وابسته اند و به آنات نیاز دارند. بنابراین, مدیران باید اطمینان حاصل کنند که کارکنات آنگونه عمل می کنند که مورد انتظار است.

✔ 2. منابع مالی: مدیران نسبت های مالی را به عنوان تدابیر کنترل داخلی سازمان اعمال می کنند.

✔ 3. عملیات: موفقیت هر سازمان به توانایی آن سازمان در تولید کالاها و خدمات, به طور موؤثر و کارآمد بستگی دارد.

✔ 4. اطلاعات: مدیران برای اجرای وظایف خود به اطلاعات نیازمندند. اطلاعات نادرست, ناقص, زیاده از حد و با تاخیر به طور جدی مانع موفقیت مدیران می شود. بنابراین ضروری است که سیستم. اطلاعات مدیریت برای تدارک داده های درست, به میزان صحیح, برای افراد مربوط و در زمان مناسب پدید آید.

⭕ اطلاعات اساس نظارت مدیریتی است. در متون مدیریت, اطلاعات داده هایی است که برای تصمیم گیری و حل مسئله سودمند است.

? ویژگی اطلاعات مفید:

✔ 1. دقیق باشد.

✔ 2. به هنگان باشد.

✔ 3. کامل باشد.

✔ 4. مربوط باشد.

✔ 5. مختصر باشد.

مدیریت: قسمت پنجم

? خلاقیت: پدیدآوری فکری نو

? اهمیت خلاقیت: تداوم حیات سازمان های مختلف به خلاقیت و نوآوری بستگی دارد. بدون تغییرات ناشی از آفرینندگی سازمان ها نمی توانند خود را با تغییرات محیطی همساز کنند و دوام آورند. اگرچه تعداد زیادی از نیروهای محیطی بر سازمان اثر می گذارند, ولی چهار عامل بیشتر از بقیه بر سازمان ها تاثیر دارند:

✔ 1. فشار روز افزون رقابت

✔ 2. بازارهای جهانی شده

✔ 3. گام های شتابان پیشرفت فناوری

✔ 4. دگرگونی سریع ارزش های مصرف کنندگان و روش های زندگی.

⭕ خلاقیت فرآیندی دارد که در آن راه حل های خلاق برای مسایل شکل می گیرد.

⭕ چگونه می توان فهمید برای کاری انگیزه ی درونی وجود دارد؟ فرد با وجود انگیزه ی درونی چه می کند؟ جه می گوید؟ و چه احساسی دارد؟
قسمت اعظم انگیزه ی درونی علاقه است که منجر به تعهد به کار می شود. چنانچه فردی با نهایت پشتکار و دقت به کاری بپردازد, کار برای او نشاط آور می شود. انگیزه ی درونی موجب می شود فرد همه ی مسایل جنبی را رها کند و برفعالیت اصلی متمرکز شود.

? موانع فردی خلاقیت:

✔ ترس از شکست: فرد خلاق به شکست به عنوان ضرورت زندگی می نگرد, زیرا بسیاری از تجربه ها را تنها از شکست ها می توات به دست آورد و راه دیگری برای دستیابی به آنها وجود ندارد.

✔ رویگردانی از ابهامات: بیشتر افراد قادر نیستند با موقعیت های مبهم, پیچیده و غیر مطمئن مواجه شوند و نیاز شدید به نظم و ترتیب دارند تا اشکال و ابهامی پیش نیاید و ذهن آنان مغشوش نشود. بدین ترتیب فرصت هایی که می تواند منجر به خلق و ابداع شود حذف می شوند.

✔ عادت: عادت موجب می شود انسان ها در چارچوب خاصی قرار گیرند و کارهای خود را طبق دستورالعمل معینی انجام دهند.

✔ نداشتن اعتماد به نفس: بسیاری از افراد توانایی ها و استعدادهای شگرفی دارند, اما نداشتن حس اعتماد به نفس مانع بروز قوای خلاق آنان می شود. این افراد ممکن است افکار و ایده های زیادی داشته باشند, اما با تردید به آنها می نگرند و چون احساس می کنند که نظرات آنان ارزش زیادی ندارد, جرأت نمی کنند آنها را بر زبان آورند.

? موانع اجتماعی خلاقیت:

✔ قوانین: ضرورت اجرای قوانین و عدم انعطاف آنها بسیاری مواقع مانع رشد افراد می شود.

✔ شغل: وقتی افراد کاری را انجام می دهند که علاقه ای به آن ندارند, یا شرایط کاری به گونه ای است که رضایتمندیذکارکنان را از بین می برد, طبیعی است که افراد هنگام اشتغال به کار خود ایده ی تازه ای نداشته باشند.

✔ آداب و رسوم

✔ترس از عدم استقبال اجتماعی

✔ مطابقت: مطابقت به علت ترس از متفاوت بودن با دیگران پدید می آید.

? موضوع رفتار سازمانی: درک رفتار افراد, نه تنها برلی مدیرات سازمان ها مهم است بلکه برای همه ی مردم در کلیه مراحل زندگی به عنوان عامل موفقیت, اهمیت فزاینده ای یافته است.
بدیهی است, شناخت و به کارگیری رفتار صحیح, محیط سازمان را جالب نموده و میزان بهره وری را افزایش می دهد. مطالعه ی موارد مختلف نشان می دهد که همواره پیشگیری وقایع قبل از وقوع آن, باارزش تر است.
اگر توانایی و دانش درک ” چرا ” یی رفتار افراد موجود باشد, آنگاه امکان پیش بینی, کنترل و پیشگیری از رفتار بیشتر است.

? دیدگاه نوین مدیریت: مدیریت عموما از سه بعد فنی, ادراکی. و انسانی مورد توجه قرار می گیرد.

✔ بعد فنی: شامل مهارت های مدیران در کاربرد فنون, روش ها و دانش می باشد. مدیران امروزی معمولا نیازهای فنی مشاغل خود را می شناسند از اینرو توانایی فنی آنها مورد تردید قرار نمی گیرد.

✔ بعد انسانی: قدرت تشخیص و توانایی کار با مردم و به وسیله آنهاست.

✔بعد ادراکی: شناخت پیچیدگی های کل سازمان و انجام دادن امور در جهت تحقق هدف های سازمان می باشد.

⭕ رفتار سازمانی به طور مستقیم به ابعاد ادراکی و انسانی مدیریت مربوط می شود.

⭕ رفتار سازمانی که به اختصار OB گفته می شود, رشته ای از مطالعات است که تاثیر افراد, گروه ها و ساختار سازمانی را بر رفتار کارکنان در سازمان ها مورد مطالعه قرار می دهد.
هدف این رشته به کارگیری دانش رفتار برای بهبود اثربخشی سازمان است.

? رفتار سازمانی علت رفتار افراد در سازمان ها را به طریق علمی مطالعه می کند.

? فرد,گروه, سازمان سه پایه ی اصلی رفتار سازمانی

? سازمان ها از افراد تشکیل شده که منعکس کننده انگیزه ها و ارزش ها است.

? رفتار سازمانی گرایش “رفتاری” را به مدیریت معرفی می کند نه همه ی مدیریت را.

? اهداف چارچوب نظری رفتار سازمانی: درک, پیش بینی, و کنترل رفتار انسان ها در سازمان هاست.

?رهبری چیست؟ اصولا رهبری را هنر نفوذ در دیگران می دانند. بدین معنی که پیروان به دلخواه نه از روی اجبار, از رهبر اطاعت می کنند. در ضمن رهبری یکی از وظایف مدیریت است. بنابراین فرد می تواند دارای این هنر باشد بدون اینکا قادر باشد هدف های سازمانی را تحقق بخشد( مدیر نباشد). اما فرد ممکن است مدیر منظمی باشد ولی کارکنان از روی ترس و اجبار وظایف خودشان را انجام می دهند (رهبر نباشد)

? رهبری عبارت از نفوذ در فرد یا گروه است, تا آنان از روی میل نه اجبار, برای رسیدن به هدف ( یااهدافی) در موقعیتی مشخص کوشش نمایند.

? تعریف انگیزش: فرآیندهایی که رفتار مشخص را نیرو می بخشد و آن را جهت دستیابی به اهدافی هدایت می نماید. رفتار انسان به ندرت جنبه ی اتفاقی دارد, بلکه بیشتر به واسطه ی هدف هایی خاص و مشوق هایی در محیط است. بنابراین رفتتر فرد به وسیله ی انگیزه ها هدایت می شود و هدف ها انگیزه هایی را که در فرد وحود دارد ارضا می کنند. هدف ها نسبت به فرد جنبه ی خارجی دارند و موقعیتی برای او فراهم می کنند که انگیزه های خویش را ارضا کند. ولی انگیزه ها درونی هستند.

? رفتار تابعی از شخصیت افراد و محیط آنها می باشد. هر عملی که از کسی سر می زند حتما خم ویژگی های فردی او و هم عوامل محیطی وی دخیل بوده است. خطاست اگر فرض کنیم رفتار فقط به واسطه ی یکی از این دو عامل به تنهایی سر می زند.

? ارتباطات پیوند انجام کلیه ی وظایف مدیریت ( برنامه ریزی, سازماندهی, کنترل) است, بدون ارتباطات صحیح انجام این وظایف غیرممکن است زیرا انتقال و درک اطلاعات ضروری است. در حقیقت می توان گفت اطلاعات قلب انگیزش و رهبری است.

? شریان حیاتی سازمان, شبکه ارتباطات و خون جاری در آن ” اطلاعات ” می باشد.

? پدر علم مدیریت:فردریک تیلور

“تقدیم به همه ی دوستان خوبم با آرزوی موفقیت”

پایان