۳ هفته پیش

استخدام مسئول دفتر مديرعامل در شرکت مهندسی و نصب فیرمکو پارس

فیرمکو پارس

تهران

۳ هفته پیش اطلاعات تماس

حضوری

لیسانس

سابقه دارد (۳ سال)

حقوق توافقی

آقا و خانم

تمام وقت

مشاهده اطلاعات تماس

اطلاعات بیشتر

شرکت مهندسی و نصب فیرمکو پارس در تهران جهت تکمیل کادر خود از واجدین شرایط زیر دعوت به همکاری می نماید:

عنوان شغلی

شرایط احراز

مسئول دفتر مدیرعامل

توضیحات شغل
مدیریت برنامه کاری روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل شامل تنظیم و زمان‌بندی جلسات، ملاقات‌ها، سفرهای کاری و بازدیدهای پروژه‌ای و هماهنگی کامل با واحدهای ذی‌ربط
دریافت، ثبت، دسته‌بندی، ارجاع و پیگیری کلیه مکاتبات ورودی و خروجی دفتر مدیرعامل (نامه‌های اداری، مکاتبات کارفرمایان، دستگاه‌های دولتی و شرکت‌های همکار) در سیستم اتوماسیون اداری
تهیه، تنظیم و ویرایش پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها، ارائه‌ها و مکاتبات رسمی مدیرعامل به زبان فارسی و در صورت نیاز انگلیسی، با رعایت اصول نگارش اداری و ادبیات رسمی
ثبت، پیگیری و کنترل مستمر مصوبات و دستورات مدیرعامل و جلسات و گزارش به‌موقع وضعیت پیشرفت اقدامات به مدیرعامل
برگزاری و هماهنگی جلسات هیئت‌مدیره، شورای مدیران و جلسات با کارفرمایان شامل ارسال دعوتنامه، آماده‌سازی دستور جلسه و مستندات، تهیه صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات
برقراری و حفظ ارتباط مؤثر و حرفه‌ای با مدیران ارشد، مدیران واحدها، کارفرمایان (شرکت‌های نفت، گاز، پالایش و پتروشیمی)، بانک‌ها، مراجع دولتی و سایر مراجعین به دفتر مدیرعامل و فیلتر هوشمندانه تماس‌ها و مراجعات
پذیرش و تشریفات مهمانان و هیئت‌های داخلی و خارجی شامل هماهنگی پذیرایی، محل جلسه، رزرو هتل و حمل‌ونقل و پروتکل‌های مرتبط
هماهنگی و برنامه‌ریزی سفرهای داخلی و خارجی مدیرعامل شامل رزرو بلیت، هتل، ترانسفر، تهیه مدارک موردنیاز سفر، ویزا و تنظیم برنامه سفر به‌همراه تهیه گزارش پس از سفر
نگهداری، سازمان‌دهی و آرشیو صحیح اسناد، قراردادها، مکاتبات و مدارک محرمانه مدیرعامل به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی با رعایت سطوح دسترسی و الزامات امنیت اطلاعات
پیگیری مکاتبات و درخواست‌های ارسالی به مدیرعامل از واحدهای مختلف و اولویت‌بندی آن‌ها بر اساس فوریت و اهمیت جهت ارائه به مدیرعامل
جمع‌آوری، تلخیص و تهیه گزارش‌های مدیریتی و خلاصه وضعیت پروژه‌ها، مناقصات، مطالبات و موضوعات کلیدی شرکت جهت اطلاع و تصمیم‌گیری مدیرعامل با همکاری واحدهای مختلف
هماهنگی با واحدهای مالی، حقوقی، بازرگانی و فنی جهت تأمین مدارک و اطلاعات موردنیاز مدیرعامل برای جلسات، مذاکرات، امضای قراردادها و پاسخ به استعلام‌ها و مکاتبات
مدیریت و کنترل امضای مدارک، قراردادها و نامه‌های ارسالی نزد مدیرعامل و پیگیری ابلاغ و دریافت مدارک امضاشده از طرفین
نظارت بر تأمین و اداره امور رفاهی، تدارکاتی و پشتیبانی دفتر مدیرعامل (تجهیزات اداری، لوازم‌التحریر، پذیرایی و ...) و کنترل هزینه‌های مرتبط در چارچوب بودجه مصوب
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، مکاتبات و تصمیمات مدیرعامل و شرکت و جلوگیری از نشت یا افشای اطلاعات حساس و راهبردی
تحصیلات:
کارشناسی مدیریت بازرگانی، مدیریت اجرایی، مدیریت دولتی، مدیریت صنعتی، زبان و ادبیات (انگلیسی یا فارسی) یا رشته‌های مرتبط
گذراندن دوره‌های آموزشی منشی‌گری اجرایی، مهارت‌های ارتباطی و تشریفات، نگارش اداری و مدیریت زمان مزیت محسوب می‌شود
سوابق کاری:
حداقل 3 تا 5 سال سابقه کار مرتبط در سمت‌هایی نظیر مسئول دفتر، دستیار اجرایی یا منشی مدیرعامل/ مدیران ارشد، ترجیحاً در شرکت‌های فعال در صنعت نفت، گاز و پتروشیمی
سابقه کار در شرکت‌های پیمانکاری تعمیرات، نگهداری و بهره‌برداری و آشنایی با ساختار مکاتبات و ارتباطات با کارفرمایان بزرگ نفتی مزیت محسوب می‌شود
تجربه عملی در مدیریت مکاتبات رسمی، برنامه‌ریزی جلسات هیئت‌مدیره و هماهنگی ارتباطات با مدیران ارشد
شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز
مهارت‌های فنی و تخصصی:
تسلط کامل بر نگارش اداری و مکاتبات رسمی
تسلط بر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات و بسته -پرگار و راهکاران Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)
آشنایی با اصول تشریفات اداری، پروتکل پذیرش مهمان و برگزاری جلسات رسمی و تنظیم صورت‌جلسه
تسلط بر اصول بایگانی و مدیریت اسناد فیزیکی و الکترونیکی و آشنایی با الزامات حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
آشنایی با ساختار سازمانی، فرآیندهای عملیاتی و اصطلاحات رایج شرکت‌های پیمانکاری و صنعت نفت و گاز
مهارت‌های فردی و رفتاری:
رازداری، امانت‌داری و پایبندی کامل به اصول محرمانگی اطلاعات مدیریت ارشد
مهارت ارتباطی و برخورد حرفه‌ای، مؤدبانه و مؤثر با مدیران ارشد، کارفرمایان و مراجعین
توانایی مدیریت زمان، اولویت‌بندی وظایف و کار تحت فشار و در شرایط ابهام
نظم، دقت، پیگیری و قدرت سازمان‌دهی بالا و توانایی انجام هم‌زمان چندین کار
قدرت تصمیم‌گیری، ابتکار عمل و توانایی حل مسئله در موقعیت‌های اضطراری
ظاهر و رفتار حرفه‌ای متناسب با جایگاه دفتر مدیرعامل
شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد (KPI)
دقت و به‌موقع‌بودن ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات و مصوبات
میزان تحقق و پیگیری به‌موقع مصوبات و دستورات مدیرعامل (Action Items)
رضایت مدیرعامل و مدیران ارشد از کیفیت پشتیبانی دفتر و هماهنگی جلسات و سفرها
عدم وجود مورد نقض محرمانگی اطلاعات
کیفیت آرشیو و سرعت دسترسی به اسناد و مکاتبات
حقوق و مزایا: توافقی

متقاضیان واجد شرایط می توانند با کلیک روی لینک تکمیل فرم استخدام، با انتخاب شغل مورد نظرشان رزومه خود را ارسال نمایند.

ایران استخدام: با توجه به اینکه سامانه دریافت رزومه این مجموعه معمولاً در ساعات انتهایی روز با اختلال مواجه است، در صورت وجود اختلال توصیه می‌گردد رزومه خود را طی ساعات اداری روز ارسال نمایید.

اطلاعات تماس

گزارش مشکل آگهی

ثبت‌نام برای تکمیل فرم استخدام اینجا کلیک نمایید
مهلت ۱۴۰۵/۰۹/۲۱

استخدام فرم شرکت شستا

در صورتی که تمایل به مشاهده همه آگهی‌های استخدام (فرم شرکت شستا) دارید، می‌توانید با ورود به صفحه اختصاصی (فرم شرکت شستا) دیگر آگهی‌ها و فرصت‌های شغلی مربوطه را مشاهده نمایید.

مشاهده آگهی‌های استخدام

مشاهده تمام آگهی‌ها

آگهی‌های مشابه