متصدی امور اداری و دفتری چه وظایفی دارد؟
در تمامی شرکت‌های بزرگ و کوچک، استخدام یک شخص برای رسیدگی به امور دفتری و یا بایگانی کردن پرونده‌های مراجعه کنندگان الزامی میباشد. متصدی امور دفتری معمولاً برای انجام این کارها استخدام میشود و نقش مهمی در نظم قرارهای ملاقات، نظم پروندهها، ثبت دقیق مشخصات مراجعه کنندگان و … دارد. اغلب افراد این حرفه را با شغل‌هایی مانند منشی و کارشناس منابع انسانی یکی می‌دانند. باید بگوییم که به هیچ عنوان این مشاغل یکی نبوده و تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند. در ادامه برای آشنایی بیشتر شما با این شغل مهم، به بررسی تمامی جنبه‌های آن می‌پردازیم.
فهرست مطالب
متصدی امور دفتری کیست؟
بسیاری از افراد با تعریف این شغل آشنا نبوده و به همین دلیل نیز نمی‌توانند وظایف آن را تبیین کنند. در تعریف جامع، این شغل در برگیرنده پست‌های سازمانی است که متصدیان آن‌ها تحت نظارت مقام مافوق انجام کارهایی مانند ثبت و صدور نامه‌ها، بایگانی و نگهداری از پروندهها، انجام برخی از امورات اداری و … را برعهده دارند. گاهاً نیز ممکن است بر اساس نوع شرکت و محل کار، وظایف متصدی امور دفتر تغییرات اندکی داشته باشد؛ اما مواردی که ذکر شد تعریف جامعی از این شغل میباشد.
چگونه متصدی امور دفتری شویم؟
اغلب افرادی که در این حوزه مشغول به کار هستند، در دانشگاه رشته مدیریت امور دفتری را میگذرانند. رشته امور اداری و دفتری از رشته‌های مربوط به شاخه کاردانش میباشد و به تربیت دانشجویان و افرادی که بیش از کارکنان از دانش نظری و جنبه عملی برخوردار هستند، می‌پردازد. البته تحصیل در رشته امور اداری تنها راه ورود به این شغل نبوده و افرادی که در رشته‌های دیگری همچون مدیریت نیز تحصیل کرده‌اند، می‌توانند پس از گذراندن دوره‌های کارآموزی، در این حرفه مشغول به کار شوند. در حالت کلی افراد می‌توانند از طریق دو روش زیر وارد این شغل شوند:
1 – داشتن تحصیلات
افرادی که دارای مدرک و تحصیلات در زمینه‌های گواهینامه دیپلم کامل متوسطه، کاردانی، کارشناسی و یا همتراز ترجیحاً در یکی از رشته های مدیریت دولتی با تمام گرایش ها، مدیریت صنعتی، مدیریت و برنامه ریزی آموزشی، مدیریت بازرگانی، مدیریت سیستم و بهره وری، مدیریت آموزشی، اقتصاد، علوم اقتصادی، اقتصاد اسلامی، علوم اسلامی، مطالعات اجتماعی، علوم اجتماعی با تمامی گرایش‌ها، مدیریت مالی، حسابداری، حسابداری و امور مالی، امور دولتی، مدیریت امور دفتری را دارند، می‌توانند در این حرفه مشغول به کار شوند.
2 – تجربه و کارآموزی
متصدیان امور دفتری که در حوزه مقامات موضوع ماده 17 قانون مدیریت خدمات کشوری فعالیت دارند، باید دارای حداقل 2 سال سابقه کار امور دفتری و دارای حداقل مدرک تحصیلی لیسانس باشند. علاوه بر آن، افراد می‌توانند دوره‌های را تحت عنوان کارآموزی متصدی امور دفتری در مراکز معتبر گذرانده و پس از آن استخدام شوند.
مهارت های متصدی امور دفتری چیست؟
در مرحله اول فردی که به عنوان متصدی امور دفتری مشغول به کار است، باید دارای نظم بوده و کارهایش را به صورت دقیق انجام دهد. این دو مورد که از خصوصیات فردی هستند، تاثیر بسزایی در نحوه انجام کارهای امور دفتری دارند. علاوه بر این موارد، مهارت‌های بسیار مهمی نیز وجود دارند که باید این شخص آن‌ها را دارا باشد. مهارت‌های هفتگانه ICDL و یا همان مهارت کار کردن با کامپیوتر از جمله مهارت‌های مهمی است که اگر شخص آن را نداشته باشد، نمی‌تواند در این حوزه مشغول به کار شود. افرادی که به صورت کارآموزی اقدام به یادگیری این حرفه مینمایند، می‌توانند با یادگیری مهارت ICDL را نیز در آموزشگاه‌های مخصوص در صورت نیاز مدرک معتبری نیز بگیرند.
شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی
همانطور که قبلاً نیز گفتیم، با اینکه این شغل دفتری تعریف کلی دارد، اما وظایف آن در هر شرکت و یا محل کار متفاوت بوده و نمی‌توان وظایف دقیقی را برای آن مشخص کرد. نیاز به این رده شغلی در تمامی مشاغل آزاد و دولتی وجود دارد؛ اما اغلب در مشاغل دولتی از جمله دادگستری، پزشکی قانونی، بیمارستان، مدارس و … از این سمت شغلی استفاده می‌کنند. برخی از وظایف کلی این رده شغلی عبارتند از:
- ثبت دقیق مشخصات و جریان نامه‌های دریافتی و ارسالی در کامپیوتر و یا دفاتر مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آن‌ها. در صورت لزوم فراهم نمودن امکانات انجام درخواست‌های متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه‌ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آن‌ها
- تهیه گزارش مورد نیاز برای مقام مافوق
- تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن‌ها
- تنظیم دفتر آمار کارکنان
- همکاری با مسئول دفتر برای جمع آوری سوابق و پروندهها و گزارش مربوطه
برای آشنایی بیشتر شما با وظایف این حرفه، به بررسی وظایف متصدی امور اداری در محیط‌های کاری مختلف می‌پردازیم؛ پس تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
شرح وظایف متصدی امور دفتری در دادگستری
در قوه قضاییه و یا همان دادگستری متصدی امور اداری وظیفه دارد تا تمامی نامه‌های دریافتی در دادگستری را چک کرده و نامه‌هایی که به او سپرده میشود را ارسال کند. علاوه بر آن، این فرد در دادگستری وظیفه دارد تا تمامی پرونده‌های مراجعه کنندگان را ثبت کرده و با دقت آن‌ها را طبقه بندی کند. گاهاً نیز از این شخص انتظار می‌رود تا قرارهای ملاقات مافوق خود را هماهنگ کرده و پل ارتباطی بین مراجعه کنندگان و مسئولان مرتبط باشد.
شرح وظایف متصدی امور دفتری پزشکی قانونی
در پزشکی قانونی نامه‌ها و پرونده‌هایی که بین پزشکی قانونی و پلیس آگاهی رد و بدل می‌شوند، از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و متصدی امور اداری باید بتواند با دقت بیشتر آن‌ها را رد و بدل کرده و بایگانی کند. پرونده‌های پزشکی، نتیجه پزشکی قانونی و … از جمله موارد مهمی هستند که ثبت و پیگیری آن‌ها بر عهده متصدی امور اداری میباشد.
شرح وظایف متصدی دفتری در بیمارستان
در بیمارستان‌ها روزانه تعداد بسیار زیادی برای درمان و یا کارهای اداری مراجعه می‌کنند که ثبت و بایگانی پرونده‌های این افراد به طور منظم در سیستم جز وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی است.
شرح وظایف متصدی امور دفتری مدارس
ثبت پرونده‌های دانش آموزان و نگهداری از آن‌ها برای سال‌های بعد، از اهمیت بسیاری برخوردار است؛ وظیفه‌ی این کار بر عهده‌ی متصدی امور اداری میباشد. جدا کردن پروندهها بر اساس سال تحصیلی، ثبت تمامی اطلاعات دانش آموز در پرونده و … از وظایف کارشناس امور دفتری در مدارس بوده و وجود این سمت شغلی در مدارس ضروری میباشد.
درآمد و حقوق متصدی امور دفتری دادگستری چقدر است؟
حقوق متصدی امور دفتری معمولاً بر اساس قانون کار است؛ البته به شرطی که وی در ساعات و روزهای کاری مطابق با قانون کار در محل کار حاضر شود. عوامل مختلفی بر میزان حقوق این شغل موثر هستند که میزان سابقه و محل کار از جمله مهم‌ترین آن‌ها است. به عنوان مثال حقوق متصدی امور دفتری قوه قضاییه در اغلب مواقع بر اساس میزان سابقه و بر حسب قانون کار محاسبه میشود.
شرایط احراز پست متصدی امور دفتری چیست؟
افرادی که قصد استخدام در سازمان‌های مختلف را دارند، باید در ابتدا از طریق دو روش گفته شده در مطالب بالا این حرفه را یاد گرفته و سپس با مطالعه جزوه متصدی امور دفتری و یا نمونه سوالات متصدی امور دفتری، در آزمون‌های استخدامی شرکت کنند. متصدی امور اداری از جمله مشاغلی است که در سازمان‌های مختلف خصوصی و دولتی کاربرد داشته و هر ساله افراد بسیاری در این حوزه جذب کار می‌شوند.
-
استخدام متصدی امور دفتری در مراکز دولتی
استخدام کارشناس امور دفتری در مراکز دولتی همواره از طریق آزمون استخدامی صورت می‌گیرد؛ پس برای اینکه در آزمون استخدامی آن موفق شوید، بهتر است نسبت به دانلود رایگان سوالات متصدی امور دفتری از طریق سایت ایران استخدام اقدام کرده و در موقعیت شغلی مورد علاقه خود استخدام شوید. پس استخدام متصدی امور دفتری قوه قضائیه، بیمارستان‌ها، مدارس و سایر سازمان‌های دولتی همگی تنها از طریق آزمون استخدامی صورت می‌گیرد.
-
استخدام متصدی امور دفتری در مراکز خصوصی
در شرکت‌های خصوصی مختلف، جذب متصدی امور اداری اغلب از طریق مصاحبه انجام گرفته و افراد پس از ارسال رزومه خود به کارفرما، می‌توانند در مصاحبه شرکت کرده و در صورت تایید استخدام شوند.
نحوه جست و جوی آگهی های استخدام متصدی امور اداری و دفتری
برای آگاهی و اطلاع از آزمون‌های استخدامی متصدی امور اداری در مراکز دولتی و یا فرصت‌های شغلی این حوزه در مراکز خصوصی، می‌توانید از سایت کاریابی ایران استخدام کمک بگیرید. همه روزه کارفرمایان بسیاری موقعیت‌های شغلی مورد نیاز خود از قبیل مدیر امور دفتری را در این سایت‌ها منتشر می‌کنند که شما می‌توانید به راحتی و با ارسال رزومه، خود را برای آن‌ها معرفی کنید. یکی از این سایت‌های کاریابی ایران استخدام است که در این سایت می‌توانید از تمامی اطلاعات مربوط به آزمون‌های استخدامی نیز باخبر شوید.
نحوه تنظیم رزومه و حضور در مصاحبه شغلی متصدی امور دفتری
اگر برای استخدام در شغل متصدی امور اداری از طریق آزمون استخدامی اقدام کرده‌اید، پس از قبولی باید در مصاحبه حضوری نیز شرکت کنید. اما اگر قصد استخدام در مراکز خصوصی را دارید، باید در ابتدا رزومه مناسب و حرفه‌ای برای خود تنظیم کنید. برای این کار می‌توانید با عضویت به عنوان کارجو و استفاده از رزومه ساز سایت ایران استخدام، رزومه خود را به صورت حرفه‌ای تنظیم کرده و برای موقعیت‌های شغلی مورد نظر خود ارسال کنید و پس از تایید رزومه برای مصاحبه حضوری اقدام کنید.
جهت ساخت رزومه رایگان با استفاده از سیستم رزومه ساز آنلاین ایران استخدام کلیک نمایید.
نحوه حضور و برخورد در مصاحبه بسیار مهم بوده و در استخدام شما تاثیر مستقیمی دارد. برای اینکه مصاحبه خوبی داشته باشید، بهتر است از منابع مصاحبه تخصصی متصدی امور دفتری استفاده نمایید و با سوالات تخصصی مصاحبه متصدی امور دفتری آشنا شوید. علاوه بر آن، می‌توانید با خواندن کتاب متصدی امور دفتری اطلاعات و دانش بیشتری کسب کرده و در مصاحبه‌های تخصصی شغل متصدی امور دفتری قوه قضاییه و سایر مراکز دولتی مهم موفق شوید.
سخن پایانی
متصدی امور اداری از جمله مشاغل مهم در تمامی ادارات و شرکت‌های دولتی و خصوصی میباشد. کارفرمایان می‌توانند با درج آگهی استخدام در سایت‌های کاریابی، نسبت به جذب افراد در این حوزه اقدام کنند. برای اینکه در هر سازمانی نامه‌ها و پروندهها با نظم بایگانی و به موقع به مقصد ارسال شوند. یا کارهای هماهنگی جلسات به خوبی صورت بگیرد، باید یک کارشناس متصدی امور اداری حرفه‌ای و دانش تخصصی استخدام شود.
جهت مشاهده آگهی های استخدام رشته امور اداری در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
منبع: ایران استخدام
به نام خدا
با سلام و عرض ادب
لطفا پست متصدی امور دفتری به کارشناس امور دفتری برای کارشناسان تغییر یابد.
با تشکر
درود دوست عزیز
برای درخواستتون علت واضحی توضیح بدین لطفا
سلام. تفاوت شغل کارشناس امور اداری و متصدی امور دفتری چیست؟ کدام بهتر است؟
درود دوست عزیز به سوال مشابه شما پاسخ داده شد.
سلام. تفاوت کارشناس امور اداری و متصدی امور دفتری چیست؟کدام بهتر است؟
درود دوست عزیز
هردو عنوان شغلی ماهیت یکسانی دارند و تفاوت آنچنانی ندارن.
بسم تعالی
ریاست محترم ساز مان امور اداری واستخدامی کشور
با سلام واحترام
به استحضار می‌رساند سطح شغل متصدیان امور دفتری که مدرک تحصیلی کارشناسی دارند ،کاردانی می باشد،خواهشمند است نسبت به تغییر سطح شغل متصدی امور دفتری با توجه به اینکه سطح شغل انبار داران و کارپردازان بعنوان کارشناس خریدوغیره تغییر نموده ،سطح شغل متصدیان امور دفتری بعنوان کارشناسان امور دفتری دستور لازم را مبذول دارند ،ازهمکاری جنابعالی سپاسگزارم .
با احترام
میربلوچ زهی از خاش ۱۴۰۲/۱۰/۲۸