متصدی امور اداری و دفتری کیست؟
در تمامی سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی بزرگ و کوچک، استخدام فردی برای رسیدگی به امور دفتری، بایگانی کردن پرونده‌های مراجعین الزامی می‌باشد. متصدی امور دفتری نقش مهمی در تنظیم قرارهای ملاقات، نظم پروندهها، ثبت دقیق مشخصات مراجعه کنندگان و… دارد. اما وظایف متصدی امور دفتری چیست؟ در این مطلب به معرفی شغل و وظایف متصدی امور دفتری، حقوق آن در سازمان‌های دولتی از جمله قوه قضاییه و… می‌پردازیم.
فهرست مطالب
کار متصدی امور دفتری چیست؟
افراد در شغل متصدی امور دفتری، انجام اموری مانند ثبت و صدور نامه‌ها، بایگانی و نگهداری از پروندهها، انجام برخی از امورات اداری و… را برعهده دارند. گاهی نیز ممکن است بر اساس نوع سازمان و محل کار، وظایف متصدی امور دفتر تغییراتی داشته باشد؛ اما موارد مذکور، تعریف جامعی از این شغل است.
چگونه متصدی امور دفتری شویم؟
این شغل معمولا در آزمون‌های استخدامی سازمان‌های دولتی همچون قوه قضاییه و وزارت بهداشت به چشم می‌خورد. در اولین مرحله داشتن تحصیلات مرتبط و اعلام شده در دفترچه راهنمای ثبت‌نام آزمون‌های استخدامی حائز اهمیت است. طبق بررسی‌های انجام شده قوه قضاییه و وزارت بهداشت معمولا از رشته‌های تحصیلی زیر برای تصدی این شغل نیرو جذب می‌نمایند:
رشته های تحصیلی مرتبط با متصدی امور دفتری
| رشته‌های استخدام متصدی امور دفتری قوه قضاییه | رشته‌های استخدام متصدی امور دفتری وزارت بهداشت |
| الهيات و معارف اسلامی (فقه و مبانی حقوق اسلامی) | اقتصاد |
| حقوق | حسابداری |
| روابط سیاسی | حقوق |
| زبان و ادبیات فارسی | زبان انگلیسی |
| علوم اجتماعی | علوم اجتماعی |
| کارشناس حرفه‌ای مدیریت دفتری | علوم تربیتی |
| کارشناس حرفه ای مدیریت کسب و کار | فناوری اطلاعات |
| کارشناسی حرفه ای مدیریت بیمه | مدیریت بازرگانی |
| مدیریت امور فرهنگی | مدیریت خدمات بهداشت و درمان |
| مدیریت بازرگانی | مدیریت دولتی |
| مدیریت دولتی | مدیریت صنایع |
| مدیریت صنعتی | |
| مدیریت کسب و کارهای کوچک | |
| مدیریت مالی |
💡نکته:
همانطور که پیداست، گرایش‌های رشته مدیریت از جمله مدیریت دولتی، مدیریت بازرگانی و مدیریت صنعتی جزو رشته‌هایی هستند که به عنوان متصدی امور دفتری بیشترین جذب را دارند و معمولاً مورد توجه سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی قرار می‌گیرند.
مهارت های متصدی امور دفتری چیست؟
در مرحله اول فردی که به عنوان متصدی امور دفتری مشغول به کار است، باید دارای نظم بوده و کارهایش را به صورت دقیق انجام دهد. این دو مورد که از خصوصیات فردی هستند، تاثیر بسزایی در نحوه انجام کارهای امور دفتری دارند. در سازمان‌های دولتی، مهارت‌های متصدی امور اداری یا دفتری بر دقت، امانتداری و آشنایی با قوانین متمرکز است. در حالت کلی مهم‌ترین مهارت‌های به صورت خلاصه عبارتند از:
- تسلط بر مکاتبات و نامه‌نگاری اداری: آشنایی کامل با فرمت صحیح نامه‌های اداری، گزارش‌نویسی و صورت‌جلسه مطابق با آیین‌نامه‌های دولتی.
- آشنایی با قوانین و مقررات: درک قوانین و بخشنامههای مربوط به آن سازمان (مانند آیین دادرسی در قوه قضاییه، قوانین استخدامی در آموزش و پرورش، یا بخشنامههای بهداشتی در وزارت بهداشت و سایر موارد مربوطه هر سازمان).
- مهارت در بایگانی و مدیریت اسناد: توانایی طبقه‌بندی، نگهداری و بازیابی اسناد فیزیکی و دیجیتال به شکل اصولی و محرمانه.
- تکریم ارباب رجوع: مهارت در برقراری ارتباط مؤدبانه، صبورانه و راهگشا با مراجعین حضوری و تلفنی.
- امانتداری و حفظ اسرار سازمانی: رازداری در خصوص اطلاعات پروندهها (قوه قضاییه)، اطلاعات بیماران (وزارت بهداشت) و اطلاعات دانش‌آموزان (مدارس) .
- تسلط بر نرم‌افزارهای اداری: مهارت کار با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دولتی، و همچنین تسلط کافی بر نرم‌افزارهای Word و Excel.
شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی
همانطور که قبلاً هم گفتیم، با اینکه این شغل تعریف کلی دارد، اما وظایف آن در هر شرکت و یا محل کار متفاوت بوده و نمی‌توان وظایف دقیقی را برای آن مشخص کرد. نیاز به این رده شغلی در تمامی مجموعه‌های خصوصی و سازمان‌های دولتی وجود دارد؛ اما اغلب در مشاغل دولتی از جمله دادگستری، پزشکی قانونی، بیمارستان، مدارس و… از این سمت شغلی استفاده می‌کنند. برخی از وظایف کلی این رده شغلی عبارتند از:
- ثبت دقیق مشخصات و جریان نامه‌های دریافتی و ارسالی در کامپیوتر و یا اسناد مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آن‌ها. در صورت لزوم فراهم نمودن امکانات انجام درخواست‌های متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه‌ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آن‌ها
- تهیه گزارش مورد نیاز برای مقام مافوق
- تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن‌ها
- تنظیم دفتر آمار کارکنان
- همکاری با مسئول دفتر برای جمع آوری سوابق و پروندهها و گزارش مربوطه
برای آشنایی بیشتر شما با وظایف این حرفه، به بررسی وظایف متصدی امور اداری در محیط‌های کاری مختلف می‌پردازیم؛ پس تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
وظایف متصدی امور دفتری دادگستری و قوه قضاییه
متصدی امور دفتری در دادگستری و قوه قضاییه نقشی حیاتی و حساس در فرآیندهای اداری و قضایی ایفا می‌کند. این فرد مسئول تضمین دقت، نظم و جریان صحیح اطلاعات و اسناد در شعب دادگاه‌ها، دادسراها و سایر واحدهای قضایی است. به طور خلاصه، وظایف این رده شغلی در قوه قضاییه عبارت است از:
✔️ تشکیل و ثبت پرونده‌های قضایی: دریافت دادخواست‌ها و ثبت اولیه پرونده.
✔️ آماده‌سازی پرونده برای قاضی: مرتب‌سازی و کنترل کامل بودن مدارک.
✔️ انجام امور دفتری: ثبت و توزیع نامه‌ها و مکاتبات اداری.
✔️ پاسخگویی به مراجعین: راهنمایی وکلا و مردم در چارچوب قانون.
✔️ بایگانی اسناد: نگهداری منظم پرونده‌های جاری و مختومه.
وظایف متصدی امور دفتری پزشکی قانونی
در پزشکی قانونی نامه‌ها و پرونده‌هایی که بین پزشکی قانونی و پلیس آگاهی رد و بدل می‌شوند، از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و متصدی امور اداری باید بتواند با دقت بیشتر آن‌ها را رد و بدل کرده و بایگانی کند. پرونده‌های پزشکی، نتیجه پزشکی قانونی و… از جمله موارد مهمی هستند که ثبت و پیگیری آن‌ها بر عهده متصدی امور اداری می‌باشد.
به طور خلاصه، وظایف متصدی امور اداری در پزشکی قانونی عبارت است از:
✔️ تشکیل پرونده برای متوفیان و مصدومان: دریافت نامه از مراجع قضایی و ثبت اولیه کیس‌ها.
✔️ ارتباط با مراجع قضایی: ارسال و دریافت نامه‌ها و گزارش‌های کارشناسی.
✔️ راهنمایی خانواده‌ها: پاسخگویی به خانواده‌های داغدیده و راهنمایی آن‌ها در مورد فرآیندهای اداری.
✔️ صدور جواز دفن: انجام امور اداری لازم برای تحویل جواز دفن به خانواده‌ها.
✔️ بایگانی اسناد محرمانه: نگهداری دقیق و محرمانه گزارش‌های معاینه و نتایج آزمایش‌ها.
وظایف متصدی دفتری در بیمارستان
در بیمارستان‌ها روزانه تعداد بسیار زیادی برای درمان و یا کارهای اداری مراجعه می‌کنند که ثبت و بایگانی پرونده‌های این افراد به طور منظم در سیستم جز وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی است.
وظایف متصدی امور دفتری مدارس
ثبت پرونده‌های دانش آموزان و نگهداری از آن‌ها برای سال‌های بعد، از اهمیت بسیاری برخوردار است؛ وظیفه‌ی این کار بر عهده‌ی متصدی امور اداری می‌باشد. جدا کردن پروندهها بر اساس سال تحصیلی، ثبت تمامی اطلاعات دانش آموز در پرونده و … از وظایف کارشناس امور دفتری در مدارس بوده و وجود این سمت شغلی در مدارس ضروری می‌باشد.
درآمد و حقوق متصدی امور دفتری
حقوق این شغل برای کارکنان ادارات دولتی، طبق قوانین خدمات کشوری و برای شاغلان بخش خصوصی مطابق اداره کار است. عوامل مختلفی بر میزان حقوق این شغل موثر هستند که میزان سابقه و محل کار از جمله مهم‌ترین آن‌ها است. به عنوان مثال حقوق متصدی امور دفتری قوه قضاییه با حقوق متصدی امور دفتری در بخش‌های خصوصی بسیار متفاوت خواهد بود.
شرایط استخدام متصدی امور دفتری در مراکز دولتی
استخدام کارشناس امور دفتری در مراکز دولتی همواره از طریق آزمون استخدامی صورت می‌گیرد؛ پس برای اینکه در آزمون استخدامی آن موفق شوید، بهتر است نسبت به دانلود رایگان سوالات متصدی امور دفتری از طریق سایت ایران استخدام اقدام کرده و در موقعیت شغلی مورد علاقه خود استخدام شوید. پس استخدام متصدی امور دفتری قوه قضائیه، بیمارستان‌ها، مدارس و سایر سازمان‌های دولتی همگی تنها از طریق آزمون استخدامی صورت می‌گیرد.
🎯 جهت مشاهده آخرین اخبار مربوط به استخدام دولتی کلیک نمایید.
استخدام متصدی امور دفتری در مراکز خصوصی
در شرکت‌های خصوصی مختلف، جذب متصدی امور اداری اغلب از طریق مصاحبه انجام گرفته و افراد پس از ارسال رزومه خود به کارفرما، می‌توانند در مصاحبه شرکت کرده و در صورت تایید استخدام شوند.
نحوه جست و جوی آگهی های استخدام متصدی امور اداری و دفتری
برای آگاهی و اطلاع از آزمون‌های استخدامی متصدی امور اداری در مراکز دولتی و یا فرصت‌های شغلی این حوزه در مراکز خصوصی، می‌توانید از سایت کاریابی ایران استخدام کمک بگیرید. همه روزه کارفرمایان بسیاری موقعیت‌های شغلی مورد نیاز خود از قبیل مدیر امور دفتری را در این سایت‌ها منتشر می‌کنند که شما می‌توانید به راحتی و با ارسال رزومه، خود را برای آن‌ها معرفی کنید. یکی از این سایت‌های کاریابی ایران استخدام است که در این سایت می‌توانید از تمامی اطلاعات مربوط به آزمون‌های استخدامی نیز باخبر شوید.
نحوه تنظیم رزومه و حضور در مصاحبه شغلی متصدی امور دفتری
اگر برای استخدام در شغل متصدی امور اداری از طریق آزمون استخدامی اقدام کرده‌اید، پس از قبولی باید در مصاحبه حضوری نیز شرکت کنید. اما اگر قصد استخدام در مراکز خصوصی را دارید، باید در ابتدا رزومه مناسب و حرفه‌ای برای خود تنظیم کنید. برای این کار می‌توانید با عضویت به عنوان کارجو و استفاده از رزومه ساز سایت ایران استخدام، رزومه خود را به صورت حرفه‌ای تنظیم کرده و برای موقعیت‌های شغلی مورد نظر خود ارسال کنید و پس از تایید رزومه برای مصاحبه حضوری اقدام کنید.
جهت ساخت رزومه رایگان با استفاده از سیستم رزومه ساز آنلاین ایران استخدام کلیک نمایید.
نحوه حضور و برخورد در مصاحبه بسیار مهم بوده و در استخدام شما تاثیر مستقیمی دارد. برای اینکه مصاحبه خوبی داشته باشید، بهتر است از منابع مصاحبه تخصصی متصدی امور دفتری استفاده نمایید و با سوالات تخصصی مصاحبه متصدی امور دفتری آشنا شوید. علاوه بر آن، می‌توانید با خواندن کتاب متصدی امور دفتری اطلاعات و دانش بیشتری کسب کرده و در مصاحبه‌های تخصصی شغل متصدی امور دفتری قوه قضاییه و سایر مراکز دولتی مهم موفق شوید.
سخن پایانی
متصدی امور اداری از جمله مشاغل مهم در تمامی ادارات و شرکت‌های دولتی و خصوصی می‌باشد. کارفرمایان می‌توانند با درج آگهی استخدام در سایت‌های کاریابی، نسبت به جذب افراد در این حوزه اقدام کنند. برای اینکه در هر سازمانی نامه‌ها و پروندهها با نظم بایگانی و به موقع به مقصد ارسال شوند. یا کارهای هماهنگی جلسات به خوبی صورت بگیرد، باید یک کارشناس متصدی امور اداری حرفه‌ای و دانش تخصصی استخدام شود.
جهت مشاهده آگهی های استخدام رشته امور اداری در سایت ایران استخدام کلیک نمایید.
منبع: ایران استخدام
سلام و درود
در شغل متصدی امور دفتری با رشته علوم اجتماعی همه ی گرایش ها
آیا جامعه شناسی هم شامل میشه؟
با سلام
دوست گرامی تا جاییکه ما اطلاع داریم این دو رشته متمایز هستند.
سلام.آیا برای شغل (متصدی امور دفتری وبایگانی__وزارت بهداشت)بسته یا نمونه سوالات با جواب میزارید؟چون هیچ جا منابع یا سوالی ازش پیدا نمیشه!
درود دوست عزیز
در حال حاضر نمونه سوالات 2 منبع زیر موجو می‌باشد:
دانلود نمونه سوالات حقوق اداری
دانلود نمونه سوالات قانون اساسی
به نام خدا
با سلام و عرض ادب
لطفا پست متصدی امور دفتری به کارشناس امور دفتری برای کارشناسان تغییر یابد.
با تشکر
درود دوست عزیز
برای درخواستتون علت واضحی توضیح بدین لطفا
سلام برای متصدی امور دفتری استخدامی دستگاه های اجرایی پزشکی قانونی مدرک کاردانی مدیریت می خواهد با مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی هم میتونم ثبت نام کنم
درود دوست عزیز
خیر نمی‌توانید با مقطع بالاتر شرکت کنید مگر اینه علاوه بر مدرک مقطع بالاتر، مدرک مقطع پایین‌تر که در دفترچه ذکر شده است را هم دارا باشید.
سلام میانگین حقوق متصدی امور دفتری در بیمارستان با مدرک کارشناسی در سال 1404چقدر هست؟
درود دوست عزیز
حقوق کارکنان باتوجه به موارد زیادی می‌تواند متغیر باشد. در حالت کلی جهت اطلاع از آخرین حقوق کارمندان دولت می‌توانید به صفحه مربوطه در سایت ایران استخدام مراجعه نمایید. (جهت اطلاع از آخرین اخبار افزایش حقوق کارمندان اینجا کلیک نمایید.)
سلام. تفاوت شغل کارشناس امور اداری و متصدی امور دفتری چیست؟ کدام بهتر است؟
درود دوست عزیز به سوال مشابه شما پاسخ داده شد.
سلام. تفاوت کارشناس امور اداری و متصدی امور دفتری چیست؟کدام بهتر است؟
درود دوست عزیز
هردو عنوان شغلی ماهیت یکسانی دارند و تفاوت آنچنانی ندارن.
بسم تعالی
ریاست محترم ساز مان امور اداری واستخدامی کشور
با سلام واحترام
به استحضار می‌رساند سطح شغل متصدیان امور دفتری که مدرک تحصیلی کارشناسی دارند ،کاردانی می باشد،خواهشمند است نسبت به تغییر سطح شغل متصدی امور دفتری با توجه به اینکه سطح شغل انبار داران و کارپردازان بعنوان کارشناس خریدوغیره تغییر نموده ،سطح شغل متصدیان امور دفتری بعنوان کارشناسان امور دفتری دستور لازم را مبذول دارند ،ازهمکاری جنابعالی سپاسگزارم .
با احترام
میربلوچ زهی از خاش ۱۴۰۲/۱۰/۲۸